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Wordで作成した文書をPDFとして保存する方法

Wordで作成した文書は通常、Word文書(.docx)で保存されますが、作成した資料を外部の人に共有したり、コンビニ等のプリンターでコピーしたりする場合は、PDFでの保存が欠かせません。今回はPDFで文書を保存する方法を解説します。

カテゴリ: Word

Wordで作成した文書は通常、Word文書(.docx)で保存されます。
自社内で共有するだけだったり、最終的に印刷するだけだったりするのであればWord文書(.docx)で保存しても問題ありません。

しかし、
●作成した資料を外部の人に共有する
●社外の人と共有する
●コンビニ等のプリンターでコピーする

といった場合は、Word文書(.docx)ではなく、PDFで保存するか、PDFに変換する必要があります。

今回は、Wordでした文書をPDFとして保存する方法やPDFに変換する方法を解説します。

Wordで作成した文書をPDFにする必要性

Wordを日常的に使用している方の中には、「わざわざPDFにする必要があるの?」と思う方もいらっしゃるかもしれません。
確かに、作成した文書を自分1人で編集・管理する場合は、Word文書(.docx)で問題ありません。

しかし、他の人にデータを共有する場合は、Word文書(.docx)ではなくPDFの方が望ましいです。

例えば、Wordで作成した資料を会議や打ち合わせに使用する際、Word文書(.docx)のままだと相手が編集してしまう可能性があります。こういったことが起こってしまうと、元の文章を確認できなくなったり、内容に差異が出てしまったりとトラブルの原因になってしまう可能性があります。

また、そもそも打ち合わせの相手や会議に参加しているメンバーのパソコンにWordがインストールされていないことも考えられます。Wordが入っていない場合、文書の内容を確認するのに手間がかかってしまうことがほとんどです。

よって、社外に出す・他の人と共有するという場合は、Word文書(.docx)だけでなくPDFを用意しておくのがおすすめです。

さらに、最近はコンビニのコピー機でもWordで作成した文書を印刷できるようになりましたが、コンビニのコピー機で印刷できるファイル形式はPDFのみなので、事前にPDFとして保存しておく必要があります。

このように、Word文書をPDFにする方法は何かと必要になるので覚えておきましょう。

Wordの文書をPDFとして保存する方法

Wordで作成した文書はWord文書(.docx)だけでなくPDF形式でも保存することができます。
ただ、PDFとして保存すると後から文章を編集できなくなってしまうため、PDFとして保存しておく前にWord文書(.docx)として名前をつけて保存するのがおすすめです。

「名前をつけて保存」は、上部の「ファイル」→「名前をつけて保存」から行えます。

一旦Word文書(.docx)として保存できたら、再度「ファイル」→「名前をつけて保存」をクリック。

PDFとして保存したい場合は、下部にあるファイル形式を「PDF」とします。

最後に「エクスポート」をクリックすると、PDFファイルとして保存されます。

Word文書(.docx)をPDFに変換する方法

すでにWord文書(.docx)として保存されている場合は、PDFに変換することもできます。
ただ、PDFに変換するには、外部のツールを使用しなければなりません。

ここでは、Word文書(.docx)をPDFに変換できるツールをいくつかご紹介します。

WordをPDFに変換。DOC文書をPDFに

まず1つ目がこちらのサイトです。

WordをPDFに変換。DOC文書をPDFに

Wordファイルを選んで「PDFに変換」をクリックすると、ファイルがPDFとして変換されます。
最後に「PDFをダウンロード」でデバイスにダウンロードすることが可能です。

ログインなしで利用することができますが、文書をPDFで保存した場合と比較すると書式に乱れが発生する場合があります。

WordからPDFへ|オンラインでドキュメントをPDFに無料で変換

WordからPDFへ|オンラインでドキュメントをPDFに無料で変換

利用者数も多く、Facebookなども利用しているのが特徴です。
まず、ファイルを選択→デバイスからをクリックしてWordファイルを選びます。
変換が終わったら「ダウンロード」→「デバイスに保存」をクリックしましょう。

保村状態に問題はありませんが、無料で変換できる量には制限があるので注意しましょう。

Adobe Acrobat

 3つ目がAdobeが提供している変換ツールです。
アドビが提供していることもあり、安心感があります。

Adobe Acrobat

Wordファイルを選ぶとPDFが表示され、右上のダウンロードから保存することができます。

こちらはアドビのアカウトがないと利用できませんが、書式の乱れが少ないメリットがあります。

社外に共有する際はPDFにしておくと良い

Wordで作成した文章をPDFとして保存する場合、
●最初からPDFで保存する
●Word文書(.docx)をPDFとして変換する

という2つの方法がありますが、データの流出や安全性、書式の正確性といった観点から言えば、最初からPDFで保存するのが望ましいです。

よって、自分で保存する場合はもちろん、共有されたデータをPDFに変換する場合は一度Wordで立ち上げてから、「名前をつけて保存」でPDFとしてエクスポートするのが良いです。
また、外部の人の手間を省くためにも、最初からエクスポートしたPDFファイルを共有するようにしましょう。

ただし、Wordがインストールされておらず、ひらけないという場合はPDFに変換できる外部ツールを選ぶ必要がありますが、できるだけ書式が乱れず、安全性の高いものを利用するようにしましょう。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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