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Googleドライブとは|基本機能&抑えておきたい便利機能4選を徹底解説

「Google」ドライブ」の基本的な機能と活用方法を、画像付きで徹底解説します。初心者の方はもちろん、もっとGoogleドライブを使いこなしたいという方にもおすすめの作業効率アップにつながる使い方をご紹介します。

カテゴリ: Googleドライブ

Google社が提供しているサービスのひとつ「Googleドライブ」は、様々な種類のデータをオンライン上で保存・管理ができるサービスです。

Googleアカウントを持っている人であれば誰でも15GBまで利用することができます。

また、Googleドライブの最大の特徴は、オンライン上にデータを保管できるストレージ機能に加えて、共同編集や高度な検索機能などを利用できる点にあります。

そこで今回はGoogleドライブで利用できる様々な機能の使い方と、覚えておくと便利なGoogleドライブの活用方法について解説します。

スマートフォンとPCで異なる便利な機能についても合わせてご紹介するので、ぜひ参考にしてください。

Googleドライブの”ここがすごい”

Googleドライブに備わる便利な機能をご紹介します。

あらゆるデバイスからアクセスできる

Googleドライブはオンライン上にデータを保管できるサービスです。
そのため、インターネットに接続できるあらゆる端末からアクセスすることが可能です。

Googleアカウントでログインするだけで、スマートフォンアプリはもちろん、インターネットカフェのパソコンなどからでもGoogleドライブ機能を利用することができます。

普段使っているパソコンが手元にない時でも、すぐに必要なデータにアクセスできる利便性はGoogleドライブの魅力のひとつといえるでしょう。

アイテムを共有することで共同編集が可能に

Googleドライブでは他のユーザーとアイテムを簡単に共有することができます。
そして共有相手とリアルタイムで共同編集をおこなうことも可能です。

つまり、「メールにファイルを添付して送信し、相手が編集したものを送信してもらって確認する、そして再度自分が変更を加えてメールする…」というような手間は一切不要です。

アイテムに加えた変更はリアルタイムで反映されるため、常に同じ状態のアイテムを閲覧できます。

メールを送信したり相手からの返信を待ったりする必要がないため、時間と手間を減らすことができるのです。

Microsoft Officeなどの他社ファイルも共同編集可能

文章などの資料作成にMicrosoft Officeのアプリを利用している方も多いかもしれません。
しかし、GoogleドライブではWordやExcelなどの他社ファイルも共同編集することが可能です。

Googleが提供しているGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートといった自社形式のファイルに変換する必要がないため、手間なく様々なアイテムを利用することができます。

また、Microsoft Office以外にもAdobe社が提供するPhotoshopで利用されるPSDやIllustratorで利用されるAIデータについても、専用アプリを立ち上げることなくGoogleドライブ上で閲覧することが可能です。

対応可能なアイテムの形式が非常に多いため、あらゆるデータを一括して管理できる点もGoogleドライブの大きな魅力です。

AIを活かした検索効率の高さ

Googleドライブでは、人工知能であるAIを活用した高度な検索機能を利用することができます。

例えば、データの内容をスキャンし、解析することで作業中に関連度の高いアイテムが自動的に上位表示されます。

他にも、決まった時間に利用することが多いアイテムをその時間になると上位表示するなど、AIの学習機能により自動的に作業効率が上がります。

アイテムを見つけやすくする工夫がされているため、膨大な量のデータを保存していても手間なく快適に管理することが可能です。

紙の資料をスキャンしてデータ化

Android向けのアプリ独自の機能に、「スキャナー機能」があります。

端末のカメラで撮影するだけで紙に書かれた情報をデジタルデータ化できるため、メモや配布されたプリントもGoogleドライブ上で一括管理することが可能です。

また、自動で文字認識もされるため手書きの文字も検索やAIによる解析の対象となり、非常に便利です。

安心のセキュリティ

Googleドライブは高いセキュリティを誇っているため、安心してデータを保管することができます。

Googleアカウント上に保存されたあらゆるデータはGoogle社のセキュリティシステムによって管理されています。
また、他のユーザーとアイテムを共有する際には、”共有範囲”や”共有相手がアイテムに加えられる操作”などを細かく制限できるため安心です。

Googleドライブでスマートフォンをもっと便利に

インターネット上でGoogleアカウントにログインすることで、あらゆるデジタル端末からGoogleドライブやGoogleドキュメントなどのウェブアプリケーションを利用することができます。

しかし、スマートフォン端末の場合は、Googleドライブアプリをインストールすることを強くおすすめします。

アプリダウンロード後に一度アカウントにログインしてしまえば、アプリを開くだけで簡単に自分のGoogleドライブにアクセスできるため非常に便利です。

また、アプリ独自の機能である「スキャナー機能」が備わっている点も魅力的です。

スマートフォンのサイズで操作しやすいように設計されているため、スマートフォン上でGoogleドライブを利用したい方はぜひ、アプリをダウンロードしてみてください。

Googleドライブアプリについては、こちらの記事で詳しく解説しているのでぜひチェックしてみてください。
▶Googleドライブのアプリとは?ブラウザ版との違いも解説

Googleドライブでできること

Googleドライブで実際に利用できる便利な機能について、それぞれの特徴や使い方をご紹介します。
なお、Googleドライブにパソコンからアクセスするには以下の2つの方法があります。

1.Google Chromeを開いた後、右上の四角が9つ並んだマーク、もしくは左上のブックマークバーにある「アプリ」と書かれた部分をクリックします。

右上のマークをクリックした場合は下のような画面になるので、「ドライブ」と書かれたマークをクリックします。

左上のマークをクリックした場合は下のような画面になるので、「 Googleドライブ」というマークをクリックします。

2.Googleドライブが立ち上がると下のような画面が表示されます。

アイテムをアップロードする

Googleドライブの最も基本的な機能は、あらゆるファイルをアップロードし、オンライン上に保管することです。

アイテムをGoogleドライブ上にアップロードすることで、端末内の容量削減になるほか、Googleアカウントにログインするだけであらゆる端末から必要なアイテムにアクセスすることができるようになります。

そんなGoogleドライブの基盤ともいえるアップロードの方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

”アップロードがうまくいかない時の対処法”も合わせてご紹介しているので、ぜひチェックしてみてください。
▶Googleドライブにアップロードする方法&うまくいかない時の対処法

フォルダを作成する

Googleドライブではアップロードしたデータをフォルダにまとめて整理することができます。

ここでは、ドライブ上でフォルダを作成する方法についてご紹介します。

フォルダを作成する方法【PC編】

1.画面左上の[ + 新規 ]と書かれた部分をクリックします。

2.[フォルダ]をクリックします。

3.下画像のオレンジ色の枠の部分に入力してフォルダに名前をつけます。
[作成]をクリックすると、フォルダを作成することができます。

フォルダを作成する方法【スマートフォン編】

今回は編集の都合上、iPhoneでGoogleドライブアプリを使う場合の操作画面を紹介しています。
Androidの場合も基本的な操作方法は同じですが、この記事で紹介している画面とは異なる場合があるので、ご注意ください。

1.画面右下の[ + ]マークをタップします。

2.[フォルダ]と書かれた部分をタップします。

3.下の画像のオレンジ色の枠の部分に入力いてフォルダの名前をつけます。
[作成]と書かれた部分をタップすると、フォルダを作成することができます。

フォルダにアイテムを追加する

作成したフォルダにアイテムを追加して、Googleドライブ上のデータを整理する方法についてご紹介します。

フォルダにアイテムを追加する方法【PC編】

1.アイテムを追加したいフォルダを開きます。
アイテムを追加する方法は「ドラッグ&ドロップで追加する方法」と「[+新規]ボタンから追加する方法」、「アイテムを選択してメニューから移動させる方法」の3種類があります。

2-1. ドラッグ&ドロップで追加する場合は、追加したいアイテムを赤枠の部分にドラッグ&ドロップしてください。

2-2. [+新規]ボタンから追加する場合は、フォルダを開いた状態で画面左上の [+新規]をクリックし、先ほどご紹介したファイルやフォルダをアップロードする手順に従って、追加したいアイテムを選択します。
先ほどと手順は同じですが、アイテムを選択肢[開く]をクリックすると、フォルダの中にアイテムがアップロードされます。

アイテムを選択して

[開く]をクリックします。

2-3. メニュューから移動させる場合は、Googleドライブを立ち上げたページから、追加したいアイテムを選択し右クリックをします。

[指定の場所へ移動]をクリックします。

[マイドライブ]をクリックします。

アイテムを追加したいフォルダをクリックします。
[ここに移動]をクリックするとアイテムの追加が完了します。

フォルダにアイテムを追加する方法【スマートフォン編】

今回は編集の都合上、iPhoneでGoogleドライブアプリを使う場合の操作画面を紹介しています。

Androidの場合も基本的な操作方法は同じですが、この記事で紹介している画面とは異なる場合があるので、ご注意ください。

1.追加したいアイテムの右上のマークをタップします

2.下半分に現れる白い部分の上辺を抑えながら上にスライドさせます

3.[ファイルの場所を表示]をタップします

4.ファイルに追加したいアイテムの名前の横のマークをタップします

5.再び白い部分の上辺を押したまま上へスライドさせます

6.[移動]をタップします

7.[マイドライブ]をタップします

8.移動したいフォルダをタップします

9.[ここへ移動]をタップすると、フォルダにアイテムが追加されます

アイテムをダウンロードする

Googleドライブ上にアップロードされたアイテムを端末にダウンロードする方法をご紹介します。
この方法を使えば、知人から共有されたデータを自分の端末にダウンロードしいつでも閲覧できるようになります。

アイテムをダウンロードする方法【PC編】

1.ダウンロードしたいアイテムまたはファイルを右クリックします。

2.ウンロード]をクリックすることで、端末内に保存することができます。

アイテムをダウンロードする方法【スマートフォン編】

今回は編集の都合上、iPhoneでGoogleドライブアプリを使う場合の操作画面を紹介しています。
Androidの場合も基本的な操作方法は同じですが、この記事で紹介している画面とは異なる場合があるので、ご注意ください。

(1)画像やビデオをダウンロードしたい場合
1.ダウンロードしたいアイテムの右横の[…]マークをタップします。

2.[コピーを送信]をタップします。

3.白い枠の上端を押しながら上にスライドします。

4.[画像(ビデオ)を保存]をタップすると端末の写真アプリにダウンロードすることができます。

(2)ファイルやフォルダをダウンロードしたい場合
スマートフォン向けのGoogleドライブアプリでは、フォルダやファイル自体を端末にダウンロードすることはできません。

その代わり、Googleドライブアプリ内にダウンロードして保存することで、インターネットにアクセスせずともアプリ内でアイテムを閲覧できるようになります。

1.ダウンロードしたいアイテムの右横の[…]マークをタップします。

2.[オフラインで使用できるようにする]をタップするとアプリ内にアイテムがダウンロードされます。

下の画像のように「ファイルがオフラインで使用可能になりました」という表示が出ていれば、ダウンロードが無事完了しています。

アップロードしたファイルを共有する

Googleドライブでは、アップロードされたアイテムを他のユーザーに簡単に共有することができます。 この共有方法については、こちらの記事で画像付きで詳しく解説しているので、是非こちらをチェックしてみてください。
▶【徹底解説】Googleドライブでアイテムを共有する方法(スマホ/PC)

容量の使用状況を確認する

Googleドライブではひとつのアカウントにつき無料で15GBまでデータを保存することができます。
現在自分のアカウントでどのくらいの容量を使用しているのかは、以下の手順で確認することができます。

1.Googleの検索画面をひらき、画面右上の「Googleアカウント アイコン」をクリックします。

2.[Googleアカウントを管理]という部分をクリックします。

3.画面上にストレージが表示されます。

Googleドライブの容量を増やす方法

Googleドライブの容量に余裕がなくなってしまった場合には、「追加の容量を購入する」もしくは「不要なデータを削除する」のどちらかの対処をする必要があります。

個人アカウントの場合、「Google One」という有料プランに加入することで、容量を増やすことができるほか家族とのストレージ共有機能やGooglePlayで使えるギフトのプレゼント、カスタマーサービスなど様々な特典を得ることができます。

企業向けのGoogle Workspaceアカウントの場合はGoogle Oneに加入することはできませんが、容量のみを追加で購入することができます。
個人アカウントでGoogle Oneに加入する手順は以下の通りです。

1.容量を確認した画面で、「アカウントのストレージ」という部分をクリックします。

2.[保存容量を追加]という部分をクリックすると、容量の追加購入画面に変わります。

3.容量などのプランの詳細と価格を確認できるので、用途に合わせて好きなプランを選択してください。

次に企業向けのGoogleWorkspaceに加入しているアカウントで容量を追加する場合の手順を紹介します。

1.容量を確認した画面で、「アカウントのストレージ」という部分をクリックします。

2.下の画像のように、容量ごと価格が表示されるので、好きなプランを選択してください。

また、不要なデータを削除する場合は「Googleドライブ」「Gmail」「Googleフォト」内のデータを見直す必要があります。

Googleドライブには無料で15GB分のデータを保存できるとお伝えしましたが、厳密にいうと”1つのGoogleアカウントにつき15GB”の容量が提供されています。

そのため、データを見直す際は同じGoogleアカウントでログインしているGmailやGoogleフォトの内容も合わせて確認してください。

削除したデータは30日間復元できる

操作している際にうっかり誤って必要なデータを削除してしまうこともあるかもしれません。
そんな場合は、ゴミ箱から削除したものを復元することができます。

PCにおいて端末内の「ゴミ箱機能」をご存知の方も多いかもしれませんが、クラウドサービスであるGoogleドライブでも同様に、削除しても復元できるのでご安心ください。

削除してしまったデータの復元方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

ゴミ箱からも完全に削除されてしまった場合の対処法についてもご紹介しているので、データの復元にお困りの際はぜひチェックしてみてください。
▶Googleドライブでアイテムを復元する方法!”完全に削除”したデータの取り戻し方

知っておきたいGoogleドライブの活用法

これを知っていればさらに便利になる、Googleドライブの機能を紹介します。

オフラインでも編集できる

移動中や外出先など、インターネットへの接続が難しい場合でも「オフライン編集」機能を利用することで、作業を進めることができます。

Google社が提供する「Googleスライド」、「Googleスプレッドシート」、「Googleドキュメント」の3つのサービスではオフライン編集機能を利用することができます。

Googleドライブ上にデータをダウンロードしておくことで、これら3つのウェブアプリケーション上で編集作業をおこなうことができるようになります。
オフライン編集をするための手順は以下の通りです。

1.Googleドライブを立ち上げ、右上の歯車マークをクリックすると表示される[設定]をクリックします。

2.設定画面が立ち上がるので、「オフラインでも、このデバイスで Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドのファイルの作成や最近使用したファイルの閲覧と編集が可能です」という文章の左側に表示される四角のマークをクリックし、チェックを入れます。

そしてその後、右上の「完了」と書かれた部分をクリックします。

3.オフラインで使用したいアイテムを右クリックします。

4.下の画像で示した部分をクリックし、「オフラインで使用可」をオンにします。

5.下の画像で示した画面右上にある[オフラインプレビュー]という部分をクリックします。

下の画像で示した画面右上にある[オフラインプレビュー]という部分をクリックします。

オフラインで使用できるアイテムは変化しませんが、オフラインでは使用できないアイテムは全てグレーで表示され、選択できないようになります。

なお、再度下の画像で示した部分をクリックすると「オフラインプレビュー」をオフにすることができます。

デバイスにダウンロードせずに直接ドライブに保存する

Chrome拡張機能である「Googleドライブに保存」を使うことで、データをダウンロードする際に直接Googleドライブに保存することができます。

通常は一度端末内にダウンロードしたデータをさらにGoogleドライブに保存しますが、この拡張機能を使うことでその過程が不要になります。

端末のデータ節約になる上、メール等にデータを添付する際にドライブから直接貼ることができるため作業効率アップにつながります。
「Googleドライブに保存」の拡張機能をインストールする手順は以下の通りです。

1.こちらのURLからChromeウェブストアの「Googleドライブに保存」のページにアクセスします。 下のようなページが開くので、[Chromeに追加]をクリックします。

2.[拡張機能を追加]をクリックします

拡張機能の追加が完了する下の画面のような表示が出ます。

3.保存したいデータがあった際には右クリックをすると、下の画像のように[Googleドライブに保存]という選択肢が表示されるようになります。
「Googleドライブにリンクを保存」と「Googleドライブに画像を保存」という2つの選択肢があるので、用途に合わせて保存方法を選んでください。

文字認識機能で画像やPDFの内容を簡単に検索

Googleドライブにアップロードされたアイテムは、ドキュメントやPDF、画像などその形式を問わず文字認識機能で画像とテキストを別々に認識されます。

スマートフォン用のGoogleドライブアプリで利用できる「スキャナー機能」でPDF化された画像データはもちろんの頃、通常の写真データも写っている文字とその他の部分を判別して保存される点が特徴です。

キーワードなどの文字情報を入力することで簡単に画像を探すことができるので、ぜひ試してみてください。

まとめ

Google社による便利なクラウドサービス「Googleドライブ」の機能と基本的な使い方についてご紹介しました。

データの保存という基本機能に加えて、共同編集やAIによる効率的な検索機能など、ユーザーの作業効率を格段にあげてくれるGoogleドライブを使って、ぜひ快適なデジタルライフを楽しんでください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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