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テレワークをもっと安全&効率的に!Googleスプレッドシート共有術

Googleが提供するGoogleスプレッドシートはウェブクラウド上で作成・編集ができるもので、共有して複数人で編集することが可能です。今回はGoogleスプレッドシートの共有方法を解説します。

Googleスプレッドシートの共有方法

Googleスプレッドシートを他の人に共有する方法としては、Googleスプレッドシート上で共有する方法と、Googleドライブから共有する方法の2種類があります。

どちらで共有する場合でも、リンクを送付する方法とGoogleアカウントを選択する方法の2つからお好みの方法を選ぶことが可能です。

リンクで共有する場合、一括で複数名のユーザーに共有しやすいというメリットがあります。
また、共有相手がGoogleアカウントを所有していない場合でも共有できる点も魅力のひとつです。

それに対してGoogleアカウントで共有する方法は、日頃からGoogleスプレッドシートやGoogleドキュメント、GoogleスライドなどのGoogleのソフトウェアを中心に業務をおこなっている方におすすめです。
GoogleのAIが一連のGoogleのソフトウェアの使用状況を分析し、ファイルの内容や時間などの傾向から自動的に共有候補を上位表示してくれます。
Googleアカウントを一覧からその都度調べることなくシームレスに共有できるため、効率よく作業を進めることにつながるでしょう。

また、どちらの手順においても「アクセス権」と「編集権限」という2つの項目を用途に合わせて設定することができます。

これらを組み合わせることで、作成したファイルを安心して共有することができる点もGoogleスプレッドシートの大きな魅力です。

ここでは、Googleスプレッドシートの共有機能の基本をまとめてご紹介します。

Googleスプレッドシート上で共有する手順

Googleスプレッドシート上で共有をおこなう手順を画像付きでご紹介します。

1.共有したいGoogleスプレッドシートを開き、右上の[共有]という部分をクリックします

2.リンクを使って共有する場合

a.下の画像で赤い枠で示した部分をクリックし、アクセス権を設定します

b.下の画像のような選択肢が表示されます。
基本的には[リンクを知っている全員]を選択してください。
所属している学校や会社のメンバーに一括で共有する場合は、真ん中に表示される所属グループ名をクリックします。

c.次に、下の画像で赤枠で囲っている部分をクリックし、編集権限を選択します

以下の画像のように「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」という3つの選択肢が表示されるので、こちらをクリックします
なお、それぞれの編集権限の種類や用途については後ほど解説します

d.下の画像で示した[リンクをコピー]をクリックすると、プレゼンテーション共有用のリンクがコピーされます。 メールやチャットに添付し、共有相手にリンクを知らせることで共有が完了します

2.Googleアカウントで共有する場合 下の画像で赤枠で示した部分をクリックすると、いくつかのGoogleアカウント名が自動で表示されます。

その中に共有したい相手の名前がなかった場合は、赤枠の中にアカウント名かGmailアドレスを入力した上で、選択してください

アクセス権と編集権限の活用法

GoogleスプレッドシートをはじめとするGoogleのソフトウェアでは、「アクセス権」と「編集権限」を設定することで、ファイルのセキュリティを高める機能が搭載されています。

それぞれの役割と仕組みについてご紹介します。

「アクセス権」の仕組みと種類

アクセス権とは、「共有されたファイルを開くことができる権利」のことを指しています。

このアクセス権が付与されていないユーザーは、仮にGoogleスプレッドシートのリンクをクリックしても、そのファイルを開くことができません。

前述した通り、アクセス権には「制限つき」「リンクを知っている全員」と、場合によっては所属している学校や会社などのグループ名の3つの選択肢があります。

文字通りではありますが、「制限つき」の場合はスプレッドシートの作成者によって許可されたGoogleアカウント以外はリンクをクリックしてもファイルを開くことができません。

ちなみに、先ほどご紹介したGoogleアカウントを使って共有することで共有相手にアクセス権を付与することができます。

「リンクを知っている全員」を選択した場合、リンクをクリックした人は誰でもファイルを開くことができるようになります。

また会社や学校などのグループ名を選択すると、そのグループに登録されているGoogleアカウントに一括でアクセス権を付与することが可能です。

編集権限の設定方法と種類

編集権限とは、他のユーザーがファイルに対して実行できる操作の範囲をあらわしています。

編集権限には「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」の3種類があり、それぞれ以下のような操作が認められていることをあらわします。

  • 閲覧者:共有されたスプレッドシートの閲覧のみが認められた状態
  • 閲覧者(コメント可):共有されたスプレッドシートを閲覧し、コメントを残すことができる状態
  • 編集者:閲覧、コメントに加えてスプレッドシートを編集することができる状態

なお、コメント機能とはスプレッドシートの内容をピンポイントで示しながらコメントを残せる機能です。
このコメント機能を活用することで、スプレッドシートのデータに干渉することなく気づいた点や疑問点などを書き残せるため、添削・フィードバックに役立ちます。

なお、コメントを残したいセルをクリックして選択した状態で右クリックすると、以下の画像のように選択肢として表示されます。

スマートフォンでGoogleスプレッドシートを共有する方法

外出時など、スマートフォンで手軽にファイルを共有したい場合にはGoogle社が提供しているアプリ版のGoogleスプレッドシートやGoogleドライブが便利です。

なお、基本的にどちらも操作手順は同じです。

スマートフォンアプリ版から共有する手順は以下の通りです。

1.共有したいスプレッドシートファイルの右横に表示されている「…」というマークをタップします

2.[共有]という部分をタップします

以下の画像で示した部分にアカウント名やグループ名を入力し、追加してください。

3.続いてアクセス権と編集権限を選択するため、下の画像の赤枠部分をタップします

4.現在の設定が表示されるので、変更する場合は下の赤枠部分をタップします

5.赤枠部分をタップします

6.[リンクを知っている全員]をタップします

7.下の赤枠部分をタップすると編集権限の選択肢が表示されるのでお好みのものをタップします

8.リンクを使って共有する場合、以上の設定が終わった後下の画像赤枠で示したマークをタップするとリンクをコピーすることができます。 お使いのチャットツールやメールなどを開き、ペーストしてリンクを共有してください

Googleスプレッドシートを共有するとできること6選

Googleスプレッドシートを共有すると、複数人での作業効率を大幅に高められるというメリットがあります。

ここでは、共有機能を使うとできるようになることを6つご紹介します。

一括で複数人のメンバーにファイルを共有できる

Googleスプレッドシートで共有をする方法は非常に簡単で手軽だという特徴があります。

一人一人宛先を指定してメールを作成する必要はなく、パソコンやスマートフォンで簡単に操作することができます。

アクセス権や編集権限も簡単に変更できるため、ファイルの安全を守りつつスムーズに共同作業を始められる点も大きな魅力といえるでしょう。

編集履歴を確認することで各自の作業内容を把握できる

Googleスプレッドシートでは、編集履歴を細かく確認することができるため、誰がいつどんな作業をおこなったのかを簡単にチェックすることができます。

昨今導入が進んでいるテレワークですが、そのデメリットとしてメンバー間で進捗状況を共有しにくいという声も少なくありません。
しかしながら、この編集履歴機能を活用することで遠隔地にいてもお互いの進捗を把握しながら業務を進めることができるようになります。

編集履歴をチェックする際は、下の画像で示している画面上部中央付近に表示されている「最終編集」という部分をクリックしてください。
なお、この最終編集部分には、スプレッドシートに対して一番最後に変更を加えたユーザー名や最後に編集された時刻が表示されます。

クリックすると下の画像のような画面に切り替わります。
画面右側には時刻ごとに変更を加えたユーザー名が表示されます。
このユーザー名の左側に表示される丸いマークの色は、各ユーザーに割り当てられた色を表しており、画面左側に変更内容を表示する際に用いられます。
それぞれの色を踏まえて変更履歴をチェックすることで、誰がどんな作業をおこなったのかを具体的に確認することができます。

編集履歴から編集前の状態を復元できる

編集履歴機能では、それぞれの進捗を確認できるだけでなく変更前の状態を復元することができます。

スプレッドシートを編集する際に、ひとつ前の状態に戻す機能は一般的に用いられていますが、この変更前の状態の復元では一括で作業を取り消すことができるので便利です。

大幅な変更があった際にも、その変更が影響しない段階の履歴を復元することで、一から作り直す手間を省くことができます。

履歴からデータを復元したい場合は、まず初めに復元したい段階の変更履歴をクリックし、下の画像で赤枠で示した[この版を復元]をクリックしてください。

リアルタイムで変更が保存されるのでリモートでもスムーズに共同作業できる

GoogleスプレッドシートをはじめとするGoogle社のソフトウェアでは、自動保存機能が搭載されています。
上書き保存を自分で押さなくても自動でデータが保存されるので、デバイスの故障などで万が一の事態が起きた際にも最後におこなった変更をきちんと保存することが可能です。

この自動保存機能は共同編集をおこなう際にも非常に役に立つ機能です。
複数人で同時のファイルを編集していても、リアルタイムで変更内容が他のユーザーにも見えています。

そのため、同じ場所をうっかり同時に編集してしまう心配がない他、自分以外のユーザーが編集した最新のデータを見ながら作業を進めることが可能です。

コメント機能や提案機能を活用してフィードバックや修正を可視化できる

すでにお伝えした通り、Googleスプレッドシートではコメント機能を活用することでデータに干渉することなくピンポイントに疑問点やアイデアを書き残すことができます。

メールやチャットなどの外部の伝達手段を使用すると、どこの部分についてのコメントなのかがわかりにくいですが、コメント機能であれば一目瞭然です。

また自分用にメモを残しておきたい場合にもぜひ活用したい機能といえるでしょう。

アクセス権を編集することで書類を安全に配布できる

ファイルをひらくことのできるユーザーを指定できるアクセス権を活用することで、データを安全に配布することが可能です。

共有用のリンクが流出してしまったとしても、アクセス権を管理しておけば安心です。

テレワークが普及し自宅などからデータを送信する機会が増えている今日、安全に他のユーザーと連携できるGoogleスプレッドシートは非常に役立つ存在といえるでしょう。

まとめ

Googleスプレッドシートでは、手軽に複数のユーザーにファイルを共有することが可能です。
アクセス権と編集権限を組み合わせることで、大切なデータを安全に共有できる点も魅力のひとつといえます。

編集履歴やコメント機能など、複数人で同じファイルを編集するシーンに役立つ機能も実装されているので、業務の効率化にも役立ちます。

テレワークにも役立つ共有機能をぜひ快適なデスクワークにお役立てください。

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minweb編集部(株)セルリア

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