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記事タイトルチェックボックスでタスク&進捗管理を便利に!スプレッドシート活用術
記事URLhttps://digitor.jp/textbook/spreadsheet-check-box/
記事タイトルチェックボックスでタスク&進捗管理を便利に!スプレッドシート活用術
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POINTざっくりいうと
Googleスプレッドシートでチェックボックスをつくる方法
Googleスプレッドシートの日付入力との連動設定など知っておくと便利な活用術を解説
Googleスプレッドシートでは、クリックするだけで簡単にチェックマークをつけることができる機能が搭載されています。
チェックマークの数を自動で数えたり、チェックがついているセルに自動で色を付けることで目立たせたりと、Googleスプレッドシートにはチェックボックスをさらに活用する方法も充実しています。
また、簡単にファイルを共有でき、共同編集機能も充実しているGoogleスプレッドシートを、プロジェクトやチームでの仕事のタスク管理に活用している方も多いのではないでしょうか。
Googleスプレッドシートには日付やタスク実行者の名前を記入することで自動でチェックをつける設定など、共同編集やビジネスシーンで活用できる機能も多数搭載されています。
本記事ではチェックボックスを挿入する基本的な手順だけでなく、これらの多彩な活用術についても画像付きで詳しく解説します。
Googleスプレッドシートにチェックボックスを作成する方法
Googleスプレッドシートの中に、下の画像のようなチェックボックスを作成することでToDoリストの作成などがしやすくなります。
このチェックボックスを作成する2つの方法と、チェックボックスをさらに活用するための設定を画像付きで解説します。
「挿入」からチェックボックスを作成する方法
画面上部のツールバーにある「挿入」からチェックボックスを作成する方法を解説します。
1.チェックボックスを挿入したいセルを選択します
2.画面上部の[挿入]という部分をクリックします
3.[チェックボックス]という部分をクリックします
以下のようにチェックボックスが挿入されます。
このチェックボックスの上でクリックするとチェックをつけることができます。
「データの入力規則」からチェックボックスを作成する方法
Googleスプレッドシート内の「データの入力規則」という機能からチェックボックスを挿入する方法をご紹介します。
1.チェックボックスを挿入したいセルを選択します
2.画面上部の[データ]という部分をクリックします
3.[データの入力規則]という部分をクリックします
4.下記の画面のように表示されます。
5.下の画像で示した部分をクリックします
6.条件を[チェックボックス]に変更します
7.[完了]をクリックします
以下のようにチェックボックスが挿入されます。
チェックボックスにカスタムの値を追加する方法
デフォルトの設定の場合チェックボックスを挿入したセルの値は、チェックがついていれば「TRUE」、チェックの入っていないセルは「FALSE」と表示されます。
しかしながら、この値の部分をカスタムの値に設定することができます。
単にチェックマークをつけるだけであれば値をカスタムする必要はありません。
このカスタム機能は、関数やセルの書式設定で特定の文字に対応してカウントや色付けをする際に役立ちます。
チェックボックスにカスタムの値を設定する手順は以下の通りです。
1.カスタムの値を設定したいセルを選択します
2.画面上部の[データ]という部分をクリックします
3.[データの入力規則]という部分をクリックします
4.下の画像で示した「カスタムのセル値を入力する」という部分の隣にあるボックスにチェックをつけます
5.下の画像のように表示されるので、「チェックマーク付き」「チェックマークなし」それぞれの隣の欄に、それぞれ任意の値を入力します
ここでは例としてチェックマークを付けたセルの値は「X」、チェックマークがついていないセルの値は「Y」になるように設定しました。
実際にチェックがついたセルとチェックがついていないセルそれぞれの値を確認すると、以下のようになります。
チェックボックスを削除する方法
作成したチェックボックスは、deleteもしくはbackspaceキーで簡単に削除することが可能です。
複数のチェックボックスをまとめて削除する場合は、複数選択した上でdeleteもしくはbackspaceキーをクリックしてください。
【応用編】チェックボックスの活用法
Googleスプレッドシートに搭載されているその他の機能とチェックボックス機能とを掛け合わせることで、作業効率を一気に高めることができます。
また、より見やすい表づくりにもつながるので、ぜひご活用ください。
チェックのついたチェックボックスの数をカウントする方法
関数のうちの「COUNTIF」を活用することで、チェックがついたボックスの数を自動でカウントすることができます。
このCOUNTIF関数とは、指定した条件に当てはまるセルの数を数えることができる機能です。
COUNTIFに限らず関数を設定する方法としては、セルに直接入力する方法の他に[挿入]から関数を選択する方法の2種類があります。
ここでは、挿入から関数を選択する方法でご紹介します。
関数を直接セルに入力する方法については、後述する日付とチェックボックスを連動させる方法のなかでご紹介します。
チェックのついたセルの数を数える方法は以下の通りです。
1.関数の結果を表示する場所を決めます
下の画像のように、横に「チェックの合計」など見出しをつけておくと便利です
2.関数の結果を表示するセルを選択し、画面上部の[挿入]をクリックします
3.[関数]をクリックします
4.[すべて]の中にある[COUNTIF]をクリックします
5.下の画像のような画面になるので、チェックボックスが挿入されている範囲を選択します。
(選択すると以下のようにオレンジ色で選択範囲が表示されます)
6.選択した範囲が自動で数式の中に加算されているので、「,TRUE」と続けて入力します
7.完了を押します
8.下の画像のように、チェックが入ったセルの値が自動で表示されるようになりました。
条件付書式でチェックの入ったセルに自動で色をつける方法
デフォルトの設定ではグレーと白で表記されるチェックボックスですが、チェックをつけたボックスに自動で好きな色を付けるように設定することが可能です。
手順を画像付きでご紹介します。
1.チェックボックスを右クリックします
2.[セルでの他の操作項目を表示]という部分をクリックします
3.[条件付き書式]という部分をクリックします
4.[セルの書式設定の条件]という部分をクリックします
5.スクロールすると現れる[次と等しい]という部分をクリックします
6.下の画像で示した部分に[TRUE]と入力します
なお先ほど紹介した通りカスタムの値を設定した場合、「チェックマーク付き」に対して設定した値(本記事では「X」と設定しました)を入力します
7.下の画像で示した「書式設定のスタイル」という部分の塗りつぶしマークをクリックし、お好みの色をクリックします
8.[完了]をクリックします
下記の画像のように、チェックをつけたセルだけ指定した色に変更するようになりました。
日付とチェックボックスを連動させる方法
チェックボックスを使用する場面としてはToDoリストや進捗管理表などが多くありますが、これらのフォーマットでは日付を合わせて記入する場合が多いです。
このような場合に役立つ機能として、スプレッドシートでは日付を入力することで自動的にチェックボックスにチェックを入れることが可能です。
日付とチェックボックスを連動させるために使うのは「IF関数」という数式です。
IF関数とは「セルに対して条件を設定し、その条件が真になる場合と偽になる場合それぞれ指定した値をセルに表示させる」ことができる機能です。
言葉で表すと少々わかりにくいので、今回用いる日付とチェックボックスの連動に当てはめて言い換えると以下のようになります。
- 条件:セルに値(=日付)を入力する
- 真:セルに値(=日付)が入力されている
- 偽:セルが空白(=日付が入力されていない)
- 真の場合に入力する値:TRUE
- 偽の場合に入力する値:FALSE
前述した通り、チェックボックスを挿入したセルにTRUEと入力するとチェックマークが付き、FALSEと入力するとチェックマークがつきません。
そのため、「日付が日付が入力されたらTRUE、空白のままならFALSE」という条件をIF関数で作成することで、日付入力とチェックボックスを連動させることができます。
なお日付ではなくタスク実行者の名前を入力することで自動でチェックがつく形にするのもおすすめです。
その場合は、手順1で作成する記入欄を「タスク実行者」等の見出しにしてください。
以下で、具体的な手順を画像付きで説明します。
1.チェックボックスとタスクの内容との間に日付の記入欄を作成する
2.チェックボックスを作成しているセルを選択する
3.数式「=IF(**=””,FALSE,TRUE)」の**の部分に、選択しているセルの隣にある日付記入欄のセル名を入力し、ペーストします。
下の画像の場合、チェックボックスが挿入されているA2に対応している日付記入欄はB2なので「=IF(B2=””,FALSE,TRUE)」を以下のようにペーストします
4.以下の画像のように、日付記入欄に値を入力すると自動でチェックが付くようになりました。
5.なお、そのほかのセルにも適用する場合は、オートフィル機能を使ってセル右下の■を適用したい範囲にドラッグします
一括チェックを全て外す方法
たくさんのチェックボックスに対して一括でチェックを全て外す場合には「検索と置き換え」という機能が活用できます。
1.[編集]をクリックします
2.検索と置き換え
3.「検索」に「TRUE」、「置換後の文字列」に「FALSE」を入力します
4.[全て置換]をクリックします
5.[完了]をクリックします]
まとめ
チェックボックス機能を活用することで、Googleスプレッドシートでの進捗管理やタスク管理をより便利にすることができます。
書式設定や関数など慣れないうちは戸惑う部分も多い機能ですが、ぜひ本記事でご紹介した画像を作業にお役立てください。
Googleスプレッドシートでは複数人でファイルを共有し、共同編集することも可能です。
このチェックボックス機能を活かして、チームでのタスク共有をもっと快適なものにしてみてはいかがでしょうか。
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minweb編集部(株)セルリア
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