LINE WORKSの使い方・料金・導入事例について

LINE WORKSとは

ワークスモバイルジャパン株式会社が2017年に提供を開始したビジネスコミュニケーションツール「LINE WORKS」は、提供後1年で世界中の企業およそ1万社で導入されている人気のツールです。

LINEによく似た操作性も相まって非常に使い勝手が良いだけではなく、ビジネスにおいて重要なセキュリティや大きいデータやりとりや保存、LINEのような既読機能もあるので確認伝達事項などもスムーズに行うことが可能です。

その他の機能もビジネスに最適化してあるので目的に合わせて機能を使用すことによって作業時間の短縮やコミュニケーション不足などの問題も解消可能です。

リリース直後には有料プランしかありませんでしたが、2018年末頃に無料版もリリースされ、テレワークなど働き方が多様化することで今後もさらに需要が見込めます。

ビジネスに最適化されたツール

1対1での対話ではなく、LINE WORKSはグループでの会話を前提に設計されています。管理者はそのグループのアカウントを作成した後、会議やプロジェクトメンバーをアカウントに追加することで、LINE WORKSの機能を使用することができます。

チャット機能は勿論、スケジュールの調整やアンケート機能、掲示板などビジネスで使用できる便利な機能を使用しメンバーと共有することで業務上のやりとりをLINE WORKSに集約することが可能です。

また、営業職の方と顧客のコミュニケーションツールはセキュリティの観点からメールや電話が主な手段でした。 LINE WORKSはLINEとも親和性が高いため、使用者はビジネス用のアカウントで顧客は慣れ親しんでいるLINEアカウントでのやりとりが可能になります。

LINEとは別のアプリ

コミュニケーションツールであるLINEとは別のアプリのため、新規でアカウントを制作する必要があります。プライベートとビジネスの線引きが可能なため、LINEの個人アカウントをビジネスで知られたくない場合にも使えるツールです。

LINE WORKSを運用しているワークスモバイルジャパン株式会社はLINE株式会社の兄弟会社の関係にあたり、LINEとの互換性が高いです。個人のLINEアカウントでも参加は可能なため、汎用性が高いツールと言えるでしょう。

LINE WORKSの機能

LINE WORKSの主な機能やLINEとの違いについて説明します。ビジネス用に様々な機能が最適化されているため、LINEではできなかった機能が追加されています。

仕事用のグループ作成可能

LINEの個人アカウントでビジネスをすることに抵抗を感じる方でも、新しいアカウントを使うことによって仕事と個人のアカウントを分けることができます。

また、部署やクライアントなどグループを複数作ることはLINE同様可能なため、LINE WORKSの名前の通りLINEのビジネス版と考えてよいでしょう。

LINE似たUIで使いやすい

LINEならではの既読機能やLINEスタンプ機能、UIも使い慣れているLINEと近い設計のため、導入してすぐにコミュニケーションをとることが可能です。特に新入社員などの若い方が使い方を調べる時間も軽減されるため、時間効率をあげる役割も担っています。

チャット・通話機能

既読確認ができるチャット機能も使用可能なため、重要な連絡を見落とされていないかなどのチェックはLINE同様行えます。さらにグループチャットでは「誰がこのメッセージを読んだのか」が確認可能な機能があるため、緊急性の高いメッセージなどでも安心して管理することが可能です。

音声通話やビデオ通話も同様に行えるため、ビデオ会議ツールを使わなくてもワンストップで手軽に行えるのもLINE WORKSの強みです。

過去のログが閲覧可能

途中でグループに参加した場合でも、過去ログの閲覧が可能なので過去の情報共有の必要がありません。管理者は過去ログの管理も可能なため、目の届かないところでのトラブルや情報漏洩のリスクを回避することも可能です。

カレンダー機能が優秀

チームメンバーごとのスケジュールが一目で把握できるので、プロジェクトの進捗確認などが簡単に行えます。月単位や週単位などの切り替えが可能なのでパソコンからは勿論スマートフォンからでもみやすく表示されます。

出典：LINE WORKS

参加者や場所の空き情報を検索できる

また、会議メンバーを入力すると自動で全員が空いている時間を検索してくれる機能があり、日時の候補を探す手間が削減できます。

出典：LINE WORKS

ファイルの検索や本文の翻訳が可能

ファイル名やフォルダ名で検索可能なほか、LINEでも行える本文検索も可能です。また、モバイル版ではフォルダ内の本文も検索することが可能なので流れてしまったメッセージやファイルのダウンロードを簡単に行うことができます。

※ファイルの本文を検索可能な拡張子はtxt、rtf、htm、html、xml、pdf、doc、ppt、xls、hwp、eml、docx、xlsx、pptx、ndocです。

アンケートの作成や集計が可能

アンケートのテンプレートが多く、様々な用途に使用できます。社内アンケートや会議などのスケジュール調整だけでなく社外アンケート調査も可能なので、顧客満足度の調査も可能です。

ノートの共同編集が可能

LINEでは投稿者しか編集権限がなかったノートを共同で編集することが可能です。テンプレートを共有して別の参加者に記載してもらったり、誤字などの確認・ディレクションにも使えるこの機能はLINEとの大きな違いの1つになっています。

投稿の共有・コピーが可能

グループで投稿したノートをそのまま他のグループに共有することができます。編集や確認済みのファイルの提出などにも役立ちます。

ファイルの保存可能期間が任意で設定可能

通常のLINEでファイルを共有すると、一定期間保存されその後はダウンロードができなくなってしまいます。 LINE WORKSは保存期間を管理者が最短7日から最長3年まで任意で設定できるため、ダウンロード漏れを回避することが可能です。

保存期間が過ぎたファイルはダウンロードは勿論、プレビュー・検索もできなくなります。また、設定で「トークファイルの自動保存」を有効にすることによって、送信されたファイルが「トークファイル」に自動保存される機能も搭載しています。

5GB〜10TBまでの共有ストレージが利用可能

大容量のファイルのやりとりがある場合でも、其れに応じてLINE WORKSのプランを変更することによってアップロードができなかったファイルでもアップロードすることが可能になります。

無料で使えるフリープランの場合は5GBの共有ストレージ、プランに応じてストレージの容量を増やすことが可能です。プランをアップグレードした後のダウングレードはできないので、その点は注意が必要です。

外部ツールとの連携が可能

管理者が利用メンバーを登録することによって、外部トークとの連携が可能です。顧客やクライアントが個人LINEの場合でも、ビジネスアカウントでやりとりすることができます。

また、それぞれの管理者が外部ユーザーとのトークを許可することによって、外部のLINE WORKSのユーザーともトークや音声通話、ビデオ通話が可能です。

外部ユーザーのブロックも可能

アドレス帳に登録していない外部ユーザーや、指定したユーザーをブロックすることができます。ブロックされた相手には通知はされず、トークも送信自体は可能なため、ブロックされたことはわかりません。

設定の「ブロックリスト」でブロックしたユーザーの確認やブロックの解除などを管理することができます。

自動応答メッセージが設定可能

営業時間外などで新規メッセージに対して返信が行えない場合、事前に設定しておいたメッセージを自動で返信する機能も備えています。この設定は管理者が外部ユーザーとのトークを許可する必要があります。

あらかじめ自動メッセージを送る時間帯と文章を設定しておくことにより、新規顧客に失礼な印象を持たれにくくなるため、営業職や外部顧客との商談が多いユーザーにはおすすめの機能です。

出典：LINE WORKS

掲示板機能

会社内や別部署間の情報交換や連絡事項を共有できる掲示板のタイプは3種類あり、要件ごとに使い分けることや、管理者が複数追加することができます。

管理者、掲示板管理所は掲示板の名前を修正したり、掲示板のタイプや設定、投稿内容を管理することができます。

掲示板型

投稿タイトルが一覧で表示されます。モバイル版では、プレビュー型、アルバム型でもこの掲示板型が表示されるため、モバイル利用者が多い場合は投稿タイトルで概要がわかるように文面を考える必要があります。

出典：LINE WORKS

プレビュー型

「サムネイル画像」「投稿のタイトル」「投稿の内容」の3つの要素が表示されます。パソコンだと一目でわかるため便利ですが、投稿が増えてくると見づらく感じる可能性もあるため、比較的重要度が高いものなどカテゴリを絞る場合におすすめです。

出典：LINE WORKS

アルバム型

「サムネイル画像」「投稿のタイトル」または「投稿のタイトル」「投稿の内容」がアルバム型で表示されます。投稿数が増えても統一感があり見やすいため、外部ユーザーと共有する場合などにおすすめです。

出典：LINE WORKS

セキュリティが強い

企業向けにセキュリティが強化されています。 LINE WORKSの全ての通信は暗号化され、セキュリティスタッフがシステムのモニタリングを行なっているため、通常のLINEや個人用無料チャットツールとは比べ物にならないほど安全性は高いです。また、ファイルベースのデータは事前にマルウェア/ウイルススキャンを行っています。

ISO/IEC 27001、27017、27018 およびSOC2/SOC3(SysTrust)認証を取得しており、プライバシー情報保護の安全性を公認されています。

※セキュリティーに関しては：LINE WORKS公式サイトより引用

トークBot

トークBot APIを活用することで勤怠管理や日報、経費精算や決済のコストを省くことが可能です。

トークBotは7タイプ

・テキスト、画像タイプ ・ボタンテンプレートタイプ ・リストテンプレートタイプ ・固定メニュータイプ ・リッチメニュータイプ ・カルーセル/画像カルーセルタイプ ・クイックリプライタイプ

LINE WORKSを導入するメリット

様々な機能があるLINE WORKSの機能を使用するメリットは使い方次第で無限にあります。代表的なメリットを紹介します。

ほとんどの作業がLINE WORKS上で行える

Botを活用した勤怠管理や経費精算、社内の情報共有やクライアントの連絡、新規顧客のリスト作成などの業務に必要なことをLINE WORKSで行うことによって無駄なシステムのコストカットや時間効率の増加などが可能です。

モバイルでもほとんどの機能が使用できる

LINE WORKSならではの特徴として、スマートフォンとの親和性の高さが挙げられます。現場や外回りなどでパソコンがさわれない環境でもLINEと同じ操作性で作業が行えるので、場所を選ばず使うことが可能です。メールだとCCの入れ忘れや画像の共有の不備が起こることが多い場合でも、LINEのUIのように直感的に操作可能なため、初心者でもわかりやすく安心して使うことができます。

LINE同様の操作性

国内の約70％が使用しているLINEと同様のUI設計のため、使いなれるのに時間がかからないのも大きなメリットです。メールだとCCの入れ忘れや画像の共有の不備が起こることが多い場合でも、LINEのUIのように直感的に操作可能なため、初心者でもわかりやすく安心して使うことができます。

LINE WORKSの料金プラン

LINE WORKSには複数の料金プランが設定されており、2019年には無料で使用できるプランがスタートし、大きな反響を呼びました。機能的には大きな違いがありますが、場合によっては無料版でもしっかりと活用できるため、無料のフリープランから導入を始める企業も多いです。

しかし、明確な課題が存在し、用途に合わせて選びたい場合は有料プランがおすすめです。

操作性や社内チャットなどで利用したい場合はまずは無料のフリープランを活用してみてはいかがでしょうか？大人数のグループや大企業の総務的な管理などを行う場合は人数制限がない有料プランに移行しましょう。また、年間契約と月間契約で料金が変わるので、長期的な運用を考えるのであれば年間プランに加入、その後用途に応じてプランをアップグレードすることがおすすめです。下の図にプランの違いをまとめましたので参考にしてみてください。

フリープランのデメリット

基本的に有償版で期間が選択できる項目は最大の項目が選択されており、変更はできません。トークの送信取り消しについては例外で、1時間以内のトークであれば取り消し可能です。（有償版は1〜24時間の間で選択可能）また、音声・ビデオを使用したグループ通話は不可に設定されています。ファイル移行も不可に設定されています。グループ通話や画面共有は、LINEのアップデートで個人アカウント間では可能になりましたが、LINE WORKSのフリープランでは不可能のようです。

少人数の内向的なグループ間のやり取りはフリープランで十分だと思いますが、取引先や大人数で使用する場合には有償プランに切り替えた方がよいでしょう。

導入事例

他企業がどのようにLINE WORKSを使用しているかを確認することで、現実に導入する前のイメージが固まります。どのような機能がメインで使われているのでしょうか？

外国人の社員間でも手軽にコミュニケーションが可能に

企業名：ワークスモバイルジャパン株式会社

よく利用する機能：翻訳機能

LINE WORKSを提供しているワークスモバイルジャパン株式会社は外国人の社員が多いそうです。 LINE WORKSの翻訳機能は、受信・送信したメッセージが翻訳されて画面に表示されるため、違う言語の社員曽同士でも言語の壁を感じずにコミュニケーションをとることができています。

また、アイコンを自身の顔写真にすることで対面する機会が少ない社員でも顔と名前が一致しやすいため取り入れているそうです。テレワークやリモートワークなどの職場にもおすすめな使い方です。

LINEでのスムーズなやりとりで顧客との距離を縮める

企業名：株式会社オープンハウス

営業部門と顧客のコミュニケーションを目的としてLINE WORKSを導入しています。電話やメールではなかなか連絡が取れなかった顧客の返信率の向上で、距離が縮まるなどの効果を実感しているそうです。

BtoCの場合、顧客が企業に連絡を取るのは顧客の仕事が休みの時や時間がある時と想定すると、プライベートで普段からLINEをメインの連絡手段に使用している人にとっては非常に手軽に連絡がとれるツールでしょう。

実際にやりとりがスムーズに行われ、3日目で一戸建ての受注に繋がった事例もあるそうです。

緊急時のコミュニケーションツールとして導入

企業名：大阪市

2018年6月に発生した大阪府北部を震源とする地震にをきっかけに、災害などの緊急時のコミュニケーションツールとして導入を決めた大阪市。地震発生直後は市の職員同士の電話が繋がりにくく、情報がうまく伝達がされないという課題があり、まずは市長と各本部長との連絡手段として導入することになりました。

市のSNSなどの発信状況や危険レベルの設定などの伝達がスムーズに行うことができたと、避難訓練時の感触で期待感が高まっているそうです。

まとめ

LINEと密に連携が取れるLINE WORKSは、普段からLINEをコミュニケーションツールとしているユーザーにとっては導入もしやすく、また料金も無料のフリープランや1ユーザーあたりの価格のためどのような企業でも手軽に導入できることがメリットです。

実際、営業と顧客を手軽に結べるコミュニケーションはセキュリティも加味するとメールなどになってしまいがちです。 LINE WORKSを導入することによって顧客が自身のLINEで気軽に返信や連絡ができるようになったことから、営業職が顧客に感じる「壁」のようなものをある程度取り払うような印象を受けました。

営業職だけではなく、社内の勤怠管理などの総務的なシステムをワンストップで行うことは入力コストなどの大幅な削減につながりますし、アンケート機能などを使用し顧客の満足度を集計しブランディングに活かすことができるなど、使い方次第で利益に直結する動き方が可能になります。今までのビジネス用チャットツールは、馴染みがないユーザーには受け入れられ難い印象でしたが、LINEという慣れ親しんだUIをツールとして使用できるのは、拒否感も少なくスムーズに導入できている1つの理由です。

自分の企業やグループの規模感や使い方を想定し、それに合ったプランを選択することで抱えている課題を最小限に減らすことができるツールです。

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