InCopyの基本的な使い方

本記事では、InCopyの基本的な使い方について詳しく解説します。

InCopyでできること

基本的な使い方を解説する前に、InCopyでできることについて確認しておきましょう。より詳しいInCopyの特徴を知りたい場合は以下の記事も参考にしてください。

▷InCopyとは？概要、できること、価格などを詳しく解説

1.テキストの編集

InDesignで、任意のテキストフレームを選択した状態で、アサインを追加したInCopy用のファイルを作成します。

アサインが追加されたファイルを開くとテキストの編集が可能になります。

2.簡易的な画像の編集

InDesignで、任意の画像を選択した状態で、アサイン（編集者としての権限を与える）を追加したInCopy用のファイルを作成します。

アサインが追加されたファイルを開くと画像の編集が可能になります。

3.InDesignファイルの閲覧・編集・校正・校閲

InCopyでは、InDesignファイルの閲覧・編集・校正・校閲が可能です。編集画面として３種のビューがありますので、以下に説明します。

ゲラビュー

ゲラビューは、テキストのみが抽出された編集画面で、テキストはInDesignでレイアウトされたとおりに改行されて表示されます（印刷用語で校正刷りのことをゲラと呼びます）。

テキストがテキストフレームから溢れ出し、オーバーセットになった場合は、オーバーセットインジケーターが表示されるのでテキスト数の調整にも対応できます。

改行が反映されているので、編集者がInCopy上で文章を校正・校閲する場合に向いた表示方法です。

ストリートビュー

ストリートビューも、テキストのみが抽出された編集画面ですが、テキストは編集しやすいように改行されずに連続した文章の流れのままに表示されます。

ゲラビューと同様にテキストがテキストフレームから溢れ出し、オーバーセットになった場合は、オーバーセットインジケーターが表示されるのでテキスト数の調整にも対応できます。

ストリートビューを使うと、ワードプロセッサー系のツールのように文章を作成・編集できるので、ライターがInCopy上で文章を作成する場合などに向いた表示方法です。

レイアウトビュー

レイアウトビューは、画像やフォントなどInDesign上で編集された実際の誌面・紙面と同じレイアウトが表示されます。

このビューは、権限が与えられた箇所のみ編集できるInDesignといったイメージで捉えるとわかりやすいかと思います。画像の編集やフォントの変更なども実施したい場合は、この表示を使います。

各パーツの名称

InCopyの操作画面は、上の画像のようにInDesignと似たUI画面ですが、異なる部分も多くあります。主な各パーツの名称を以下の表と合わせて確認しておきましょう。

名称	説明
A.ビュータブ	ビューの表示を切り替えるタブです。
B.ツールバー	ツールを切り替えるバーです。
C.パネル	各パネルが表示されるエリアです。
D.ステータスバー	ステータスの確認・変更ができる項目が表示されるバーです。
E.コマンドバー	「ファイルを開く」「プリント」「表示オプション」などのコマンドが表示されるバーです。
E.メニューバー	すべての機能にアクセスできるメニューバーです。

InCopyの使い方

InCopyでできることや各パーツの名称が確認できたところで、InCopyの基本的な使い方を説明します。

1.事前準備：InDesign側でアサインを追加する

InCopyを利用するためには、InDesign側で事前にアサインを追加する設定を行い、InCopy用のInDesignファイル（拡張子が.inddのファイル）を作成する必要があります。

アサインとは、編集権を「割り当てる」という意味です。InDesignでデザイナーが編集可能なコンテンツと変更してほしくない箇所を選定し、フレームごとにInCopyの編集権を設定できるのです。以下でInDesignでアサインを追加する方法を説明します。

1.アサインに追加したいテキストや画像を選択

InDesignでInCopyで編集したいInDesignファイルを開き、アサインに追加したいテキストや画像を選択します。

2.メニューから「選択範囲をアサインに追加」を選択し新規アサインを作成

画面上部にあるメニューバーから編集をクリックし、表示されたメニュー項目の中から「選択範囲をアサインに追加」にある「新規…」を選択します。作成済みのアサインにアサインを追加したい場合は、作成済みのアサインファイル名を選択します。

3.新規アサインの設定を行う

「新規…」を選択すると、上の画像のような新規アサインの設定パネルが開きます。このパネルで、アサインファイル名やアサインするユーザーを設定します。

ここでは、アサインファイル名を「編集者用」、アサインするユーザーを「編集者A」としておきます。

新規アサインの設定が完了したら、パネル右下にある「OK」をクリックします。

4.ドキュメントの保存設定

「OK」をクリックすると、「書き出し時に自動的に保存する」という警告パネルが表示されます。アサインを追加した場合は、InDesignファイルを保存する必要があるので、パネル右下の「OK」をクリックします。

5.InCopyでアサインが追加されたInDesignファイルを開く

InCopyを起動します。画面上部にあるメニューバーからファイルをクリックし、表示されたメニュー項目の中から「開く」を選択します。

「開く」を選択すると上のようなファイルを選択するパネルが表示されるので、さきほどアサインを追加したInDesignファイルを選択し「開く」をクリックします。

InCopyで、アサインの追加されたInDesignファイルが開けました。これで事前準備は完了です。

2.テキストの編集

事前準備ができたら、InCopyでテキストの編集を行なう方法を確認していきましょう。テキストの編集については以下の記事も参考にしてみてください。

▷InCopyでテキストの編集を行なう方法

1.アサインを確認

テキストの編集を行う前にアサインパネルで、アサインを確認しておきます。さきほど新規作成した「編集者A」というアサインが正しく選択されていることが確認できました。

2.テキストを選択してチェックアウト状態にし編集する

テキストを選択し、変更を加えようとすると上の画像のような警告パネルが表示されます。「変更を加えるには、このフレームのコンテンツをチェックアウトする必要があります。チェックアウトしますか？」と問われるので「はい」をクリックします。

チェックアウト・チェックインの詳細は後述しますが、InCopyで変更を加えたい場合はフレームのコンテンツを編集可能なチェックアウトという状態にする必要があります。すべてのコンテンツをチェックアウトする方法もありますが、ここではその都度チェックアウトして作業していくことにします。

コンテンツをチェックアウトすると、編集可能な状態になるので、テキストを編集してみます。

3.文字パネルやメニューからフォントやテキストサイズも変更可能

テキストは、文字パネルやメニューバーにある書式メニューから、フォントやテキストサイズなどを変更できます。文字パネルの設定項目は、Adobeの他ツールの文字パネルと同じなので、Adobeのツールを使い慣れている方は操作に迷うことはないでしょう。

4.ゲラビューやストーリービューからも同様に編集可能

InCopyでは、ゲラビューやストーリービューから同様の手順でチェックアウトし、テキストを編集できます。テキストのみに集中して作業ができるので、ワードプロセッサー系のツールのように記事を作成したいライターや編集者にとって、便利な作業モードです。

3.簡易的な画像の編集

InCopyは、画像を差し替えたり、画像のサイズや位置を調整するといった簡易的な画像の編集も可能です。以下に画像の編集方法を説明します。

1.画像を選択

ここでは、タイトルの背景にある画像を差し替えてみましょう。差し替えたい画像を選択します。

2.メニューから「配置…」を選択

画像を選択した状態で、画面上部にあるメニューバーからファイルをクリックし、表示されたメニュー項目の中から「配置…」を選択します。

3.差し替える写真を選択

「配置…」を選択すると、画像ファイルを選択するパネルが表示されるので、差し替える画像を選択し、パネル右下にある「開く」をクリックします。

4.フレームのコンテンツをチェックアウト

画像を配置しようとすると、上の画像のような警告パネルが表示されます。「変更を加えるには、このフレームのコンテンツをチェックアウトする必要があります。チェックアウトしますか？」と問われるので「はい」をクリックします。

5.画像が置き換わる

上の画像のように、画像を差し替えることができました。

4.チェックアウトとチェックイン

InCopyは、複数のメンバーがファイルを共同編集するためのツールです。そのため、１つのファイルを同時に複数人が編集すると、データの重複が生じてしまいます。

こうしたトラブルを防止するために、InCopyでは同時に複数のユーザーが１つのファイルを変更できないようにチェックイン・チェックアウトという機能を搭載しています。チェックアウトは、編集中であるという状態、チェックインは、編集が完了した状態です。

チェックイン・チェックアウトの切り替えは、フレーム単位で可能です。誰かがチェックアウトしている（編集している）フレームは、別のユーザーは編集できません。

他のユーザーがファイルを編集できるように、編集が終わったフレームは、必ずチェックアウトする必要があります。

こうしたシステムにより、編集ミスや印刷トラブルを未然に防止できるようになっています。以下にチェックアウトとチェックインの設定方法を説明します。

1.スクリーンモードを通常に切り替える

画面上部にあるコマンドバーの上にスクリーンモードを切り替えるアイコン（▢マークの四つ角に「」がついているマーク）があります。

レイアウトビューのスクリーンモードには、通常モードとプレビューモードがあります。これまでは、プレビューモードで作業していたのでガイドやフレーム枠が表示される通常モードに切り替えます。

2.チェックインとチェックアウトのマークを確認

通常モードに切り替えると、上の画像のようにフレーム枠の左上にチェックインとチェックアウトのマークが表示されるようになります。

鉛筆のマークが編集可能なチェックアウトの状態、地球儀のマークが編集完了で変更不可となっているチェックインの状態です。

3.変更を加えたテキストを選択しチェックイン

先ほどチェックアウトして変更を加えたテキストをチェックインしておきましょう。チェックインしたいテキストを選択します。

画面上部にあるメニューバーからファイルをクリックし、表示されたメニュー項目の中から「チェックイン」を選択します。

「この編集による変更を元に戻すことはできません。続行しますか？」という警告パネルが表示されるのでパネル右下にある「OK」をクリックします。

6.チェックイン状態になっているかを確認

フレーム枠左上のマークがチェックイン状態になっている地球儀のマークになっているか確認します。

アサインパネルの、フレーム項目にも右端にチェックイン・チェックアウトのマークが表示されていますので、こちらもで地球儀マークになっているかを確認できます。

7.すべてをチェックインする場合

InCopyで編集すたすべてのコンテンツをチェックインする場合は、画面上部にあるメニューバーからファイルをクリックし、表示されたメニュー項目の中から「すべてをチェックイン」を選択します。

なお、「すべてをチェックイン」すると、InCopyファイルも保存されます。

８.InDesignでInCopyの編集内容を反映させる

InCopy側で変更した内容を、InDesign側に反映させる方法も確認しておきましょう。InCopyですべてをチェックインしたInDesignファイルを開きます。画面上部にあるメニューバーから編集をクリックし、表示されたメニュー項目の中から「InCopy」にある「コンテンツを更新」を選択します。

上の画像のように、InCopyでの編集内容がInDesign側に反映されました。

まとめ

基本的な使い方以外にも、InCopyには便利な機能が数多く搭載されています。まずは、本記事を参考にしてメイン機能の使い方を理解し、しっかりとマスターしておきましょう！

minweb編集部（株）セルリア

”共に考え、共に創るWebの成功戦略”というスローガンのもと、お客様と一からWeb戦略を考え、
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