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記事タイトル実務に役立つGoogleドキュメントの使い方講座
記事URLhttps://digitor.jp/textbook/howto-document/
記事タイトル実務に役立つGoogleドキュメントの使い方講座
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POINTこの記事をざっくり言うと
Googleドキュメントではオンライン上で文書を作成できる
Googleアカウントさえあれば無料で使用できる
他のメンバーと文書を共有できる
無料で使える文書作成アプリ？？無料なのに充実した文書が作成できるGoogleドキュメントの使い方。
Googleが開発した文章作成ソフト「Googleドキュメント」は、文章作成ソフトのWordと同等な機能があるだけでなく、チームやクライアントと文章を共有することができたり、作成した人以外がリアルタイムで文章を編集できたりするメリットがあります。
今回は基本的なGoogleドキュメントの使い方から実務に役立つ使い方まで画像付きで解説します。
Googleドキュメントとは
GoogleドキュメントとはGoogleが提供する文書作成ソフトです。
Googleアカウントさえあれば誰でも無料で使うことができます。
Googleドキュメントを使用して作成されたデータは、自動的にGoogleドライブへ保存されます。
したがって、Googleアカウントにログインすればどの端末からでも文書の編集ができます。
押さえておきたいGoogleドキュメントの使い方
業務でGoogleドキュメントを使うにあたり、押さえておきたい機能や使い方を解説します。
●Googleドキュメントへのアクセス方法
●ドキュメント名の変更
●ドキュメントの共有方法
●Wordのファイル形式での保存
Googleドキュメントへのアクセス方法
Googleにアクセスし、右上のメニュー→「ドキュメント」をクリック。
ドキュメントの一覧が出てきます。
新しい文章を作成する場合は「新しいドキュメントを作成」、既存のドキュメントを編集する場合は「最近使用したドキュメント」から選択します。
また、検索窓からドキュメントを検索することができます。
また、Googleドライブからドキュメントを立ち上げることもできます。
Googleドライブにアクセスし、左上の「新規」→「ドキュメント」から文書を作成できます。
「>」をクリックすると「空白のドキュメント」か「テンプレート」を選択できます。
既存の文書を編集する場合は検索窓で探すことができます。
ドキュメント名の変更
ドキュメントの名前は赤枠の部分で変更できます。
「無題のドキュメント」と書かれた部分をクリックして任意のタイトルをつけます。
ドキュメントの共有方法
作成したドキュメントを共有するには、共有設定をおこないます。
共有するには、右上の「共有」をクリック。
以下の画面が表示されます。
共有したい人のメールアドレスを設定することで、共有ができます。
また、右上の「共有可能なリンクを取得」をクリックすると以下の画面が表示されます。
編集可は、リンクを知っている全員が文章を書いたり消したりできること
コメント可は、リンクを知っている全員が文章にコメントのみを残せること
閲覧可は、リンクを知っている全員が閲覧のみが可能なこと
を設定できます。
完了を選択すれば、共有設定は完了です。
Wordのファイル形式での保存方法
Googleドキュメントの文書をWord形式で保存することができます。
クライアントや上司に作成した文書を提出する場合、Wordで提出することが多いので覚えておくと便利な機能です。
「ファイル」→「ダウンロード」→「Microsoft Word（.docx）」を選択します。
パソコンにWord形式で文書が保存されます。
各ツールの機能
●元に戻す
ひとつ前の行動に戻れます。
●やり直し
元に戻し過ぎてしまった文章を直せます。
●印刷
ドキュメントを印刷することができます。
●書式設定を貼り付け
サイズ変更・太字・斜体・下線・ハイライトの色などの書式設定を貼り付けることができます。
●ズーム
文書を拡大したり縮小させて確認することができます。
●見出し
タイトルや見出しのテキストスタイルを設定できます。
ドキュメント内の構成を整理できます。
●フォント
文字の書体を変えることができます。
●文字サイズ
文字の大きさを変えることができます。
●太字
文字を太字にすることができます。
●斜体
文字を斜体にすることができます。
●下線
文字に下線を引くことができます。
●テキストの色
文字の色を変えることができます。
●ハイライトの色
文字にハイライトを入れる
●リンクの挿入
他のサイトのURLを貼り付けることでリンクを挿入することができます。
●コメントを追加する。
共同編集者にコメントを送ることができます。
●画像
文書に画像を挿入することができます。
●文字の整列
文字を揃えることができます。
左揃え・中央揃え・右揃え・両端揃えから選択できます。
●行間設定
行と行の間の余白の間隔を変えることができます。
●番号付きリスト
番号付きリストを作成できます。
テンプレートから好きなリストを選択できます。
●箇条書き
箇条書きのリストが作成できます。
番号付きリスト同様、テンプレートから好きなリストを選択できます。
●インデント設定
文字の開始位置を設定できます。
●書式のクリア
設定した書式を解除できます。
●入力ツール
タイピングで文字を打ち込むだけでなく、手書きで入力したい文字を書くことができます。
業務に役立つGoogleドキュメントの便利機能の使い方
ここでは、業務に役立つGoogleドキュメントの使い方を解説します。
●挿入メニューの使い方
●文字カウントの使い方
●Googleドキュメントの提案機能
●履歴の復元
●ドキュメント内の画像ダウンロード
●オフラインでの使用設定
挿入メニューの使い方
「挿入」では、画像や表、グラフ、ヘッダー・フッダー、目次などを挿入することができます。
文字カウントの使い方
「ツール」→「文字数カウント」をクリックすると、文書の文字数をカウントすることができます。
記事制作などに役立ちます。
Googleドキュメントの提案機能
Googleドキュメントで文書を作成する際、右上の部分が「編集」モードになっています。
他のメンバーが作成した文書を編集する際「編集」モードで手を加えてしまうと、後から追加した文章や削除した文章がわからなくなってしまいます。
その時に便利なのが「提案」モードです。
「提案」モードは、編集内容を提案するモードで、以下のように元の文章を残しながら、文章を編集することができます。
提案内容を承諾する際はチェックマークをクリックします。
反映しない場合はバツボタンをクリックします。
履歴の復元
Googleドキュメントでは、変更履歴から編集前の文章を復元することができます。
変更履歴は、赤枠の部分をクリックします。
右側に変更履歴が表示されるので復元したい日付のものをクリックすると、元の文書に復元することができます。
ドキュメント内の画像ダウンロード
ドキュメント内に画像がある場合、「ファイル」→「ダウンロード」→「ウェブページ」でダウンロードできます。
クリックすると、zipファイルでダウンロードされるので、ファイルを解凍します。
解凍したファイルには「Google.html」と「images」が入っており、画像は「images」ファイルにあります。
オフラインでの使用設定
Googleドキュメントはオンラインで文書を作成するソフトですが、オフラインでも編集ができるよう設定できます。
「ファイル」→「オフラインで使用可能にする」をクリックすると、ネットに繋がっていなくても文書を作成することができます。
まとめ
Googleドキュメントは、他の社員やクライアントと簡単に文書の共有ができる便利な文書作成ソフトで、GoogleアカウントさえあればGoogleドキュメントを使用することができます。
文書作成ソフトの代表格でもあるWordとの互換性があるだけでなく、Wordと同等の機能があるので、社内で働く人はもちろん、リモートワークにも便利なツールです。
ぜひ、Googleドキュメントを有効に活用してみましょう。
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