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仕事や生活に使える!Googleフォームの作り方の基本を徹底解説

Googleフォームは日常の様々なシーンで利用する機会があるので、フォームの作り方や利用例などを知っておくと便利なので、この記事ではGoogleフォームの使い方を詳しく解説します。

カテゴリ: Googleフォーム

Googleフォームは仕事からプライベートまで幅広く、多くの人に活用されています。
アンケートや応募フォームなど、なんらかの形でGoogleフォームを利用したことがある方が多いのではないでしょうか。
Googleフォームは日常の様々なシーンで利用する機会があるので、フォームの作り方や利用例などを知っておくと便利です。
この記事では、Googleフォームの作り方から実際の利用例や応用機能まで幅広く紹介します。

Googleフォームとは

Googleフォームは、Googleが提供しているサービスの一つで、フォームを作成することによってアンケートや申込など様々なシーンで活用することができます。
Googleアカウントさえ持っていれば誰でも無料で使うことができ、フォームを作るのに細かい専門知識が必要ないことから、多くの人が利用しています。

Googleフォームの作り方、使い方

Googleフォームはテンプレートが多く存在しているので、一からフォームを作ることになっても比較的容易にフォームを作成することができます。
実際にGoogleフォームの作り方、使い方をご紹介します。

Googleアカウントを作成

Googleフォームを使うにはGoogleアカウントが必要です。
Googleアカウントを持っていない方は、Googleのホーム画面右上の「ログイン」ボタンをクリックし、左下の「アカウントの作成」からアカウントを作成してください。
既にアカウントを持っている方は、Googleのホーム画面右上にあるアイコンからGoogleフォームを開き、ログインしてください。

テンプレートを選択

Googleフォームを開くとまずテンプレートを選択する画面が出てきます。
Googleフォームには「注文書」「イベント参加者アンケート」など、活用シーンに合わせた20個近くのテンプレートがあります。
作りたいものに合ったテンプレートを選択するか、自身で最初から作成したい場合には左上の「空白」を選択するとよいでしょう。

フォーム名とその説明を入力

ここでは「空白」を選択した場合を紹介しますが、他のテンプレートを選択した場合でも基本的な作り方は同じです。
「空白」を選択すると、以下のような画面になります。

「無題のフォーム」と書かれているところにタイトルを入力します。
「フォームの説明」の欄には、個人情報の取り扱いや注意事項など、回答者にあらかじめ伝えておきたいことを書いておくとよいでしょう。

質問や選択肢を入力

「無題の質問」の欄に質問を入力し、その下に選択肢を入力します。
質問の種類はラジオボタンや複数選択ができるチェックボックスなど様々な種類があるので、状況に応じて使い分けることができます。

選択肢の種類とその特徴、フォームで設定されている順番でそれぞれの選択肢について紹介します。

記述式

1、2行程度の簡単な回答を求める際に使います。
数値やURLの入力など、入力するものを指定することもできます。

段落

数段落に及ぶ長い回答を要求する際に使います。
回答の最低文字数や最高文字数を設定することができ、どれくらい詳しく回答して欲しいかを字数によって伝えることができます。

ラジオボタン

選択肢の中から一つを選ぶ方式です。
択一の回答が欲しい時に使います。

チェックボックス

複数回答もできるのがチェックボックスです。
単一の回答か複数の回答かでラジオボタンと使い分けると便利です。

プルダウン

プルダウンの形式で一つだけ選択肢を選ぶ方法です。

均等目盛

1から5などの数値を設定することで、満足度や評価を数値化して調べることができます。
満足度調査でよくある5段階評価などは、これを使うと便利です。

選択式(グリッド)

行列によって質問を設定する方法で、一行につき一つの回答を選択することができます。

チェックボックス(グリッド)

こちらも行列によって質問を設定する方法で、一行で複数の回答を選択することができます。

日付

任意の年月日を入力することができます。
生年月日や回答日時の入力などに利用します。

時刻

時刻やどれくらい時間が経過したかを入力します。

デザインの設定

画面上部のパレットのアイコンをクリックすると、フォームのデザインを変えることができます。

ここでは、以下の要素を変更することができます。

  • ヘッダー画像の変更
  • テーマ色の変更
  • 背景色の変更
  • フォントの変更

自身の好みや作りたいものなど状況に合わせてデザインを変更するとよいでしょう。

完成したフォームを確認

画面上部の目のアイコンをクリックすると、フォームのプレビューを確認することができます。
完成したら公開する前に一度プレビューを見て、間違った部分がないかを確認するとよいでしょう。

フォームを公開する

フォームが完成したら、画面右上の「送信」をクリックすると公開することができます。
メールでの送信、リンクの共有、SNSへの投稿など公開する方法を選ぶことができるので、状況に合わせてお使いください。

結果を集計する

フォームを公開し回答が集まったら、画面上部の「回答」から結果を集計することができます。
結果はグラフで視覚的に見ることができるほか、Googleスプレッドシートと連携することでより細かな分析ができたり、複数のフォームの結果を一つにまとめて管理することができます。

上の画像の右上にある緑のアイコンをクリックするとスプレッドシートを作成することができます。

Googleフォームの活用例

現在コロナ禍でテレワークやオンライン授業が行われることが増えています。
このような背景から、以前よりもGoogle フォームを活用する機会は増えているといえるでしょう。 Googleフォームの具体的な活用例をご紹介します。

アンケートや投票

商品に関するお客様アンケートやイベントのアンケート、クラスの出し物の投票など、多くのシーンで利用することができます。
アンケートや投票の結果を参加者に共有することができるので、参加者に不透明な部分を少なくすることができます。

社内の意識調査

お客様だけでなく、社員向けのアンケートにももちろん使うことができます。
回答形式で「均等目盛」を選択すると社員満足度の5段階調査などもできるほか、自由記入欄を設けておくことで社員の本当の声を聞く機会にもなります。

応募フォーム作成

求人やイベントなどの応募フォームも手軽に作ることができます。 応募フォームは名前や住所、電話番号などの個人情報を入力することが多いです。
その際、回答者は個人情報の取り扱いに関して不安を抱くケースもあるので、個人情報を記入する目的や悪用しないことなどをフォームに記しておくとよいでしょう。

学校のテスト

コロナ禍でオンライン授業を導入している学校も少なくありません。
その際、Googleフォームを利用してオンラインのテストを実施することができます。
「設定」→「テストにする」から点数の割り当てや成績を発表するタイミングなどを設定することができ、フォームを通してメールなどで結果を伝えることができます。

Googleフォームを使うメリット

Googleフォームの様々な活用シーンを紹介してきました。
このようなシーンでGoogleフォームを使うメリットを紹介します。

無料で誰でも使える

Googleフォームは、Googleアカウントさえ持っていれば誰でも無料で使うことができます。
一つのフォームを複数人で共同編集することもできるので、リモートワークでも使用しやすいなど柔軟に利用することができます。

専門の知識が不要

Googleフォームは、フォームを作るのにHTML関連の知識などの専門知識は必要ありません。
ネット環境さえ整っていれば、誰でも簡単にフォームを作ることができるのが魅力です。

豊富なテンプレート

Googleフォームは活用シーンに応じたテンプレートが20種類近くあります。
用途に合ったテンプレートを選択することで、より素早く簡単にフォームを作ることができます。
また、テンプレートを使わずデザインなどを自分で設定したい場合でも、「空白」を選択することで好みに合ったものを手軽に作成できるのも魅力です。

集計結果が見やすい

回答を集めても結果が見づらかったら不便です。
Googleフォームは自動で回答を集計し、グラフとして分かりやすい形で見ることができます。
また、Googleスプレッドシートと連携することでさらに見やすくなったり、プレゼンの資料作成などにも活用することができます。

スマホでも作成、回答できる

GoogleフォームはPCだけでなく、スマートフォンからでも簡単に作成、回答することができます。
デバイスの違いによってレイアウトが崩れることなどが起こりづらい設計になっているので、例えば「PCで作成したフォームをスマホで回答する」といったことも問題なく行うことができます。
また、電車の中などちょっとした時間にも回答することができるので、フォームの回答数の増加につながりやすいです。

Googleフォームを使うデメリット

Googleフォームには利用するメリットが数多くありますが、Googleフォームを使う上で少し不便に感じる部分もいくつかあります。

郵便番号から住所の自動入力ができない

通販サイトなどは、郵便番号を入力すると自動で住所を検索し、入力してくれるサイトが増えてきています。
しかし、Googleフォームは郵便番号から住所の検索や自動入力ができません。
フォームを作成する上で不便なことではありませんが、住所を入力する際、自動入力に慣れている回答者は煩わしく感じることがあるかもしれません。

問い合わせへの対応・管理はできない

Googleフォームは回答者からのお問い合わせを受けることはできますが、その返信まではできません。
Googleフォームはシンプルさが魅力の一つなので、カスタマーサポートなどお問い合わせの対応をする場合は他のツールを組み合わせるなどして工夫した方が便利かもしれません。

具体的な利用例

Googleフォームのより具体的、実践的な利用例を紹介します。

アンケート

テンプレートの「お客様アンケート」を選択すると、以下のようなテンプレートが出てきます。
フィードバックと改善案の欄が作られており、名前とメールアドレスを入力する欄もあるので、汎用性が高く利用することができます。
このテンプレートに均等目盛を使って商品、サービスの評価を数値で測るなどの応用も可能です。

応募フォーム

応募フォームを作る場合も、テンプレートを利用するのが便利です。
「イベント参加申込書」のテンプレートを選択すると、名前、メールアドレス、所属、日程などの入力フォームが既にできているので、あとは状況に合わせて調整しましょう。
個人情報を扱う場合が多いので、その場合は個人情報の取り扱いについて、他の目的には利用しないことなどを明記しておくとよいです。

テスト

「評価テスト」のテンプレートを使うと問題と解答のフォームが最初から作られています。
問題ごとに点数を設定したり、フィードバックをすることもできるので、ペーパーの試験と近い状態にすることができます。

応用編、便利機能

ここからは応用編です。
Googleフォームをより効率的に、様々な場面で利用したいという場合に役に立つ便利機能を紹介します。

条件分岐

Googleフォームでは、質問の回答結果に応じて次の質問へと自動で誘導することができます。
例えば、「はい」と答えた方だけお答えください→なぜ「はい」を選択しましたか?
というアンケートがあったとき、これは「はい」と答えなかった人からしたら煩わしいですよね。 条件分岐することでこの一手間を省くことができます。

・「ラジオボタン」または「プルダウン」で質問を設定します。
・質問が完成したら「セクションを追加」を選択します。
・一つ目の質問の右下から「回答に応じてセクションに移動」をクリックします。
・分岐したいセクションを選択すると分岐させることができます。

上の画像の右下にある縦に3つ点が連なっているボタンをクリックします。

「回答に応じてセクションに移動」が表示されます。

フォームの埋め込み

作成したフォームをウェブサイトやブログなどに載せることができます。
・Googleフォーム右上の「送信」ボタンをクリックします。
・「送信方法」の欄で「<>」を選択します。
・HTMLが表示されるので、それをウェブサイトやブログに貼り付けて完了です。

回答通知

Googleフォームに回答があった際に通知を受け取る機能があります。
これを利用することによって、回答に気づかずに集計を誤ることを防ぐことができます。
・Googleフォーム上部の「回答」をクリックし、「〜件の回答」欄の右端にある縦に点が3つ並んだボタンを選択します。
・「新しい回答についてのメール通知を受け取る」をクリックすると回答の通知がオンになります。

結果をスプレッドシートで可視化

GoogleフォームとGoogleスプレッドソートを連携することで、回答結果をより分かりやすく可視化して分析することができます。
グラフ化しておくとプレゼンの際などに有効活用できます。

・Googleフォームの「回答」から緑色のスプレッドシートのアイコンをクリックします。
・新しいスプレッドシートを作成するか、既存のスプレッドシートに表示するかを選択します。
・選択すると連携が完了です。その後の回答も自動的にスプレッドシートに反映されます。

テスト結果の伝達、フィードバック

Googleフォームで作成したテストの結果を伝達し、正解不正解に応じたフィードバックをすることができます。
各設問ごとの正答率などを見ることもできるので、生徒たちはどこが得意でどこが苦手なのかを客観的に判断することができ、今後の教育方針に活かすことができます。

・「設定」から「テストにする」をクリックします。
・問題とその解答を入力してテストを作ります。
・配点を設定したらテストの作成は完了です。
・成績を発表するタイミングを設定すると、テスト受験者はそのタイミングで自身のテスト結果を見ることができるようになります。

添付ファイルの収集

Googleフォームは画像などのファイルを添付して回答することができます。
回答者の添付ファイルは、「ファイルをアップロード」をクリックすることで収集できます。
回答者がファイルを添付する際にGoogleにログインすることが必要なので、Googleアカウントを持っていない場合はファイルでの回答ができないことには注意してください。

QRコードの作成

フォーム作成画面右上の「送信」ボタンからQRオートを取得することができます。
対面でのイベントの資料にアンケートのQRコードを記載しておくことで、イベント後に参加者にアンケートを募るなどの利用方法があります。

まとめ

Googleフォームの基本的な仕組みや使い方から発展的な機能まで、Googleフォームに関する幅広い事項を紹介してきました。
Googleフォームは簡単に素早く作成でき、多くの場面で活かすことができます。
ぜひGoogleフォームの作り方をマスターして、仕事やイベントなどに役立ててみてください。

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