【初心者向け】Googleスプレッドシートの基本的な使い方とエクセルとの違い

表計算ソフトといえばマイクロソフトのExcel（エクセル）が有名です。一方で、近年ユーザー数を急速に伸ばしている、「Googleスプレッドシート」はご存知でしょうか。

Googleスプレッドシートとはブラウザ上で表計算ができる便利なツールです。

しかし、Googleスプレッドシートを使ったことがない人からすると「使い方がわからない」ということがあると思います。そこで、この記事ではスプレッドシートの特徴や基本的な使い方や、について解説していきます。

Googleスプレッドシートとは

スプレッドシートは検索エンジン最大手の「Google」が作成した表計算ソフトであり、Googleアカウントを所持している人であれば誰でも無料で使うことができます。

スプレッドシートには多数の機能がありますが、「共同で編集作業ができる」というのは大きな特徴です。

例えば、作業の進捗状況を管理する際、Googleスプレッドシートは非常に便利です。同じ表計算ソフトにExcelがありますが、Excelでは複数人が同時に編集することはできません。

こういったことから、Googleスプレッドシートは様々な場面で活用することができます。ただし、Googleスプレッドシートはインターネットを介して使用するWebアプリケーションの一種です。そのため、使用にはインターネット環境が必要です。

Googleスプレッドシートの特徴

ここでは、Googleスプレッドシートの特徴と魅力についてお伝えします。

共同作業ができる

先ほども紹介しましたが、スプレッドシートの魅力は、何と言っても共同作業ができるということです。スプレッドシートでは、オンライン上で共有設定にしておけば許可された人のみでデータを共有することが可能です。

また、共同編集者がどこを編集しているのかがわかるため同じところを編集してしまうといったミスも起こりずらい仕様になっています。

データの紛失や更新ミスが起きにくい

共有すれば同時に複数人と編集・更新作業をすることができ、常に1つのファイルが最新の状態で保存されます。

そのため、エクセルのように、同じ資料が複数できてしまい、どれが最新のデータかわからなくなることがありません。また、データを共有すれば同時に複数のユーザーと編集作業を行うことができますから、データの紛失や更新ミスなどを防ぐこともできます。

Excelとの互換性

Excelとの互換性があるので、スプレッドシートで作成した表をExcel形式でPCにダウンロードすることができます。

また、Excelをスプレッドシートで開くことも可能です。そのためExcelで作成した資料を共同編集したい場合やExcelの入っていないPCで資料作成をしたい場合、とても便利です。

出先でデータを閲覧できる

Googleスプレッドシートで作成し保存された表計算データは、そのままオンライン上にあるドライブに反映されることになります。そのため自宅のPCで作成したデータを、出先のスマートフォンやタブレットから閲覧することができます。

Googleスプレッドシートを使用する際の注意点

とても便利なGoogleスプレッドシートですが、いくつか注意点もあるので紹介します。

・インターネット環境が必要インターネット環境が整っていないと、「利用できなくなる恐れがある」「処理スピードが遅い」という点がデメリットとしてあげられます。通信障害のせいで作業ができなくなる事態に備えて、Excelにも同じデータを保存しておきましょう。

・Excelと比べて普及していない Excelに比べて、スプレッドシートは普及していないので、ノウハウ本などはまだ少数という難点もあります。しかし、最近はネットでのスプレッドシートの情報は増えてきており、今後も増えていくでしょう。

Googleスプレッドシートのはじめ方

Googleスプレッドシートを使用するにはGoogleアカウントを登録している必要があります。Googleアカウントを登録していない方はまず、アカウントを取得しましょう。

Googleスプレッドシートのはじめ方は以下の2通りです。

Googleスプレッドシートから作成

①Googleアカウントが作れたらGoogleスプレッドシート（https://www.google.com/intl/ja_jp/sheets/about/）を開きます。

②「Googleスプレッドシートを使ってみる」をクリック

③ログイン画面が表示されるのでメールアドレスを入力

④パスワードを入力し「次へ」をクリック

⑤画面左上の「＋」をクリックします

⑥新しいスプレッドシートが表示され作成できるようになります。

Googleドライブから作成

①Googleドライブを開きます。（https://www.google.com/intl/ja_ALL/drive/）

②「Googleドライブにアクセス」をクリック

③メールアドレスまたは電話番号を入力し「次へ」をクリック

④パスワードを入力し「次へ」をクリック

⑤画面左上の「＋新規」ボタンをクリック

⑥「Googleスプレッドシート」をクリック

⑦スプレッドシートが表示され作成できるようになります

アイコン機能一覧

１　直前の変更を元に戻します２　一度元に戻した変更を、変更前の状態に戻すことができます３　印刷ができます４　コピーした書式の貼り付けができます５　表示の倍率を50%〜200%の間で変更ができます６　表示形式を通貨に設定します７　表示形式をパーセントに設定します８　小数点以下の桁数を減らします(例：15.15→15.1) ９　小数点以下の桁数を増やします(例：15.1→15.15) １０表示形式の詳細設定を変更します(数値・日付・％などから選択可能) １１フォントを変更します１２フォントサイズを変更します１３太字にします１４斜字にします１５取り消し線を引きます１６テキストの色を変更します１７セルの塗りつぶしの色を変更します１８枠線をつけます１９セルを結合します(2つ以上のセルを1つにします) ２０水平方向の配置を変更します(左・中央・右から選べます) ２１垂直方向の配置を変更します(上・中央・下から選べます) ２２テキストを折り返します(はみ出す・折り返す・切り詰めるから選べます) ２３テキストの回転２４リンクを挿入します２５コメントを挿入します２６グラフを挿入します２７フィルタを作成します２８関数を挿入します２９入力ツールを選択します

押さえておきたい基本機能

Googleスプレッドシートにはたくさんの機能がありますが、その中でもこれだけは押さえておきたいというポイントに絞ってお伝えします。

スプレッドシートの名前の変更

Googleスプレッドシートで名前を変更するには、画面左上の「無題のスプレッドシート」をクリックします。文字入力ができるようになるので、変更したい名前を入力します。

入力が完了すると、名前の変更が自動保存されます。変更しなかった場合「無題のスプレッドシート」という名前のまま保存されます。

枠線の付け方

①枠線をつけたいセルを選択し、「枠線」のアイコンをクリック

②適切な枠線のスタイルを選択（全体に枠線をつける場合左上をクリック）

③このように枠線がつきます

セルを塗りつぶす

①塗りつぶしたいセルを選択 ②「塗りつぶし」アイコンをクリック ③塗りつぶしたい色を選択

以下のように塗りつぶすことができます。

文字の配置を中央に変更

①配置を変更したいセルを選択 ②水平方向の配置アイコンの真ん中をクリック

以下のように文字が中央に配置されます。

計算方法

セルに等号記号（=）を入力し、使用する関数を入力します。編集作業中は関数のヘルプボックスが表示され、関数や構文の定義、参照例を確認できます。

詳細な情報が必要な場合は、ヘルプボックスの下部にある「詳細」をおすと、ヘルプ記事の全文が表示されます。

※計算したいセルに数字以外の文字を入れているとエラーが出るので注意してください

例：合計の数値を出す場合、=SUM(B2:B4)と入力しエンターキーを押す

以下のように合計の数値が表示されます。

スプレッドシート共有方法

Googleスプレッドシートはweb上に保存されているのでURLで共有することができます。しかしデフォルトの設定では作成者しかアクセス権がない状態になっています。そのため権限の設定を変更しなければいけません。

共有の方法は、「指定した人にだけアクセスを許可する方法」と「URLを知っていれば全員がアクセスできる方法」の2種類があります。以下のように共有の設定を行います。

①画面の右上にある「共有」ボタンをクリック

②以下の画面が表示されます。ここから「指定した人にだけアクセスを許可する方法」と「URLを知っていれば全員がアクセスできる方法」の2通りに分かれます。

指定した人にだけアクセスを許可する方法

ユーザーの欄にメールアドレスもしくはGoogleアカウントの名前を入力します。鉛筆のマークをクリックすると、どのような権限を与えるか決めることができます。それぞれの権限は以下の通りです。

編集者：閲覧・コメント・スプレッドシートの編集ができる。コメント可：閲覧・コメントができる。スプレッドシートの編集はできない。閲覧者：閲覧のみ可能。コメント・スプレッドシートの編集はできない。

それぞれ入力と選択が終わったら「完了」をクリックして共有完了です。

URLを知っていれば全員がアクセスできる方法

①「共有可能なリンクを取得」をクリックします。

②「リンクを知っている全員が閲覧可能」をクリックすると権限を選択することができます。

適切な権限を選択し、URLをコピーして「完了」をクリックして共有設定は完了です。

コピーしたURLを共有することでURL知っている人は全て、このスプレッドシートにアクセスできるようになります。

スプレッドシートの応用的な使い方

ここまで基本的な使い方について説明してきましたが、ここからは少し応用的な使い方を説明していきます。

セルにコメントを書き込める

スプレッドシートにある「コメント」を押して、コメントを入力することができます。

コメントを挿入する方法は3つあります。

1.コメントを挿入したいセルにカーソルを置き、メニューの「挿入」内の「コメント」をクリック 2.ツールバーの「コメント」アイコンをクリック 3.該当のセルで右クリック

スプレッドシート上でチャットができる

画面右上にある四角い吹き出しのようなチャットマークをおせば、すぐに開始できます。しかし、チャットをする相手もログインしている必要があります。

翻訳ができる

スプレッドシートには翻訳機能がついていることをご存知でしょうか。「GOOGLE TRANSLATE」という関数を使って、他言語に翻訳ができます。例えば「こんにちは」を英語に訳したい時、「=GOOGLETRANSLATE（”該当セル”,”en”,”ja”)と入力すると、「こんにちは」と訳されます。”en”と”ja”は、「English」から「Japanese」へという意味になります。