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Googleドライブでのパスワード設定とは|安全な共有のポイント

学校やビジネスの場で広く使われているGoogleドライブを使って共有する際に、「データを安全に守る方法」をご紹介します。パスワードを設定する機能の有無や、Googleドライブならではの簡単で安全なセキュリティ対策を詳しく解説しています。

カテゴリ: Googleドライブ

書類や画像などのデータを、Googleドライブを利用して他の人に共有している人も多いのではないでしょうか。

複数の人と共有する中で大切なデータを守るためにパスワードを設定したいとお考えの方もいらっしゃるかもしれません。

そこでこの記事では、「そもそもGoogleドライブでパスワードを設定することができるのか」そして「パスワードを設定する以外の共有時にデータを守る方法」について解説します。

Googleドライブにパスワード設定機能はない

実は、Googleドライブ自体にはパスワード設定機能は搭載されていません。

共有など他の人とのデータのやりとりで用いる場面も多いGoogleドライブですが、意外にもファイルやフォルダといったアイテムにパスワードをかけることはできません。

共有範囲やアクセス権などが設定できる

パスワードを設定することはできませんが、共有する範囲や共有アイテムを受け取った相手がおこなえる機能を細かく制限することができます。

パスワードを設定せずとも、共有をおこなう段階で特定のGoogleアカウントからしかアイテムを開けないようにするなど、データを守るために細かく設定することができます。

以上のような機能があるため、Googleドライブではパスワードがなくても安全にデータをやりとりできるようになっているといえます。

別のアプリやソフトでパスワードをかけたアイテムの共有はできる

Googleドライブの機能としてパスワードを設定することはできませんが、あらかじめパスワードを設定したアイテムをGoogleドライブで共有することは可能です。

現在多くのパソコンには標準機能としてパスワードを設定できるソフトが搭載されており、無料で利用できるアプリやソフトも多く開発されています。

そのため絶対にパスワードをかけて共有しなければならない場合は、Googleドライブで共有する前にこれらを利用してパスワードを設定しておきましょう。

パスワード設定以外で共有するデータを守る方法

パスワードを設定する以外にも、Googleドライブでの共有時にデータを守る方法はあります。

Googleドライブならではのセキュリティを高める方法をご紹介します。

「限定公開」で特定のユーザーだけに共有する

共有範囲を『限定公開』にすることで、特定のユーザー以外はアイテムを開けないように設定することができます。

Googleアカウントやメールアドレスでユーザーを指定できるため、安心してアイテムを共有できるといえます。

学校や企業などの特定のグループに共有したい場合は、事前にグループを作成しておくことで複数人への共有も簡単におこなうことができます。

アクセス権も合わせて設定することでセキュリティ強化

アクセス権とは、相手が共有アイテムに加えることのできる操作を制限する機能です。

この制限を使い分けることで、勝手な書き換えやダウンロードを防ぐことができます。

事前に圧縮しパスワードを設定したデータを共有するのは危険

「圧縮ファイルにパスワードを設定し、別のメールで再度回答に必要なパスワードを送る」という方法を聞いたことがある方も多いのではないでしょうか。

圧縮することでアイテムを軽くできる上、パスワードでセキュリティを守ることができると一般的に使われる機会も多かった手法です。

しかし、この方法はセキュリティ上の問題があるためおすすめできません。

実際に2020年11月には、デジタル改革担当大臣が記者会見にて、内閣府・内閣書房においてこの方法の使用を禁止すると発表しました。

圧縮ファイルにパスワードを設定することが危険な理由

圧縮ファイルにパスワードをかけることが危険な理由として、事前にウイルス対策ソフト等でのスキャンができないことがあげられます。

圧縮されパスワードがかかったファイルは、一度解凍しなかればスキャンすることができないため、そこを利用して圧縮ファイルにウイルスやマルウェアをしこむ犯罪が確認されています。

このようなセキュリティ上の懸念から、ファイルを送った相手を不安にさせてしまうことにつながるので、絶対にこのような方法は使わないようにしましょう。

【補足】Googleドライブ全体のセキュリティ対策

今回は共有時のセキュリティについて詳しく解説しましたが、Googleドライブでデータを管理する上でおすすめのセキュリティ対策についてはこちらの記事でご紹介しています。

まとめ

Googleドライブでの共有時にはパスワードを設定することはできません。

しかし、共有設定やアクセス権などの便利な機能を活用することでデータを簡単に守ることができます。

Googleドライブを使うことでパスワードを設定する手間なく安全にデータを共有できるので、まずは一度共有設定とアクセス権を活用してみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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minweb編集部(株)セルリア

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