Google Meetには招待機能がある！実際に招待する方法とは

自分が主催者となって会議を始めるにはどうすればよいか分からない方はいるのではないでしょうか。
会議に参加することは簡単にできても、主催するには抵抗がある方もいるかもしれません。

今回は、会議に複数の人を招待する方法について画像で分かりやすく解説します。
あらかじめ参加者を招待しておき、快適に会議ができるようにしましょう。

Google Meetには招待機能がある

Google Meetには招待機能があり、特定の人のみを会議に招待することができます。

招待を受けた参加者はURLをタップしたり、会議コードを入力することで簡単に会議に参加ができます。
Googleアカウントがない人でも招待されれば会議に参加できるので、誰でも簡単に会議をおこなうことができます。

Google Meetでゲストを招待したい場合

Google Meetでゲストを招待するには、いくつか方法があります。それぞれの方法のメリットなど、画像と共に解説します。

URLや会議コードを共有して招待する

簡単とされている方法の一つが、URLをコピーしてメールなどで送ったり会議コードを共有する方法です。
会議コードとは、meet.google.com/の後ろに表示されている英数字のことです。

URLや会議コードは会議を開いてから送ることもできます。

会議を開いたら、上記画像の青枠をクリックします。

ミーティングの詳細が表示されるので、https://から始まるURLや会議コードを他の参加者に共有しましょう。
これで参加者は簡単にあなたの会議に参加することができます。

Googleカレンダーを利用して招待する

Googleカレンダーを利用して招待することもできます。

Googleカレンダーで新しい予定を作成したら、「Google Meetのビデオ会議を追加」をクリックして「保存」をクリックします。

予定がきちんと保存されたら、再度画像赤丸の予定をクリックします。

「会議情報をコピー」をクリックすると、会議情報がコピーされます。
このコピーを他の参加者に共有すると、招待が完了になります。

Gmailを利用して招待する

Google MeetはGoogleが提供する他のサービスとの連携がしやすいため、Gmailで招待メールを送ることもおすすめです。

Gmailで「会議を新規作成」をクリックすると、

「作成した会議のリンクを共有」が表示されるので、「招待状を送信」をクリックします。

会議の招待リンクをコピーするか、メールで共有するかを選びます。
「メールで共有」をクリックすると、会議情報の記載されたGmailが自動で作成されるため、送りたい宛先を選ぶだけなので簡単です。

電話番号を共有して招待する

電話番号を共有しておくことで招待することもできます。
主催者がG Suiteユーザーで、ダイヤルイン機能を有効にしていると参加者は電話から会議に参加することができます。

会議を作成する際に参加用電話番号も表示されるため、主催者が共有しておくと会議の15分前から会議の終了までの間、その電話番号から参加者が会議に参加することができます。
電話からの参加の場合は通話料金がかかるため、長時間の会議などの場合は注意する必要があります。

また、電話での参加者はミュートやミュートを解除するにはダイヤルの「6」を押すことで切り替えられることも覚えておくとよいでしょう。

招待機能を使う際の注意点

招待をする際に気を付けておくべき注意点について解説します。
招待をすることは会議を円滑に始めるにあたってとても便利ですが、注意すべきことをおさえておかなければ安全に会議をおこなうことができなくなってしまいます。

会議コードを伝えることも忘れないようにする

会議情報を共有する場合は、URLだけでなく会議コードも伝えるようにしましょう。

URLをクリックすると会議に参加することができますが、クリックしても参加できない場合に備えて会議コードも共有しておくとよいでしょう。
会議コードは自分で入力するため、URLで参加できなくても確実に参加できるでしょう。

招待する相手を間違えない

会議に招待する相手を間違えないように注意しましょう。

複数人を招待する場合は、間違えて招待しないはずの人にも招待メールなどを送ってしまうことがあります。
一人一人よく確認してから招待することが大切です。

会議情報は不特定多数の人に公開しない

会議のURLや会議コードといった会議情報は、不特定多数の人が閲覧することのできるSNSなどで公開しないようにしましょう。

SNSなどで会議情報を公開してしまうと会議に不審者が参加する可能性が増え、会議を妨害されてしまう恐れがあります。
また、特に学校や会社での会議などで出席確認がおこなわれるような会議では、参加者だけでなく主催者にとっても迷惑になるので、招待された参加者にも拡散しないよう伝えておきましょう。

無料版GoogleWorkspaceで会議を主催すると、Googleアカウントを持っている人しか参加できない

主催者が無料版のGoogleWorkspaceを使っている場合に会議を主催してしまうと、Googleアカウントを持っている人しか参加できません。

ですが、Googleアカウントは誰でも簡単に無料で作成することができるので作成することをおすすめします。
オンライン会議を日常的におこなう人は、作成しておくと便利でしょう。

Googleアカウントの作り方

無料でGoogleアカウントを作るには、まずGoogleにアクセスして「ログイン」をクリックします。

ログインしたら、「アカウントを作成」をクリックします。

「自分用」に作るのか「ビジネスの管理用」に作るのか選択し、欄に全て入力します。

「同意する」をクリックしたらアカウント作成は完了です。

まとめ

「Google Meetの招待機能には、Google MeetだけでなくGoogleカレンダーやGmailから招待する方法などがあります。

即席で会議を作成して招待したい場合は、Google MeetからURLや会議コードを共有して招待する方法がおすすめです。
あらかじめ参加者に会議情報を送っておきたいという場合は、GoogleカレンダーやGmailを利用して招待する方法がよいでしょう。
状況に応じて招待の方法を分けると、より快適に会議ができるようになります。
日常的にオンライン会議をおこなう方など、ぜひ自分に合った招待の方法を見つけてみてください。

その他、同じような話題で以下も取り上げていますので、よろしければご覧ください。