タスク管理に便利なGoogle Keepのリストメモを徹底解説！

「Google Keep」はその機能性の高さから、単にメモを残すツールとしてだけでなく、タスクを管理するツールとしても活用することが可能ですが、
「実際どんな風につかってるの？」
「どの機能を使えばタスク管理ができるの？」
と感じている方も多いでしょう。

タスク管理に便利な機能としては、チェックリストを作成できる機能や、指定した時間に通知する機能などがあります。

今回はタスク管理に便利な機能とその使い方を解説。
また、Googleが提供してるGoogle ToDoリストとの違いについても取り上げます。

Google keepとはどんなツール？

Google Keepとは、Googleが2013年から提供をしているメモツールです。他のGoogleのサービスと同様、Googleアカウントがあれば誰でも利用することが可能です。

メモツールの多くはデバイス内のアプリに情報が保存されるため、デバイスを変えるとメモを確認できないことも多いですが、Google Keepではメモの情報はクラウド上に保存されます。
そのため、パソコンとスマホ両方からメモを確認・追加することが可能なので、社外に出ているときに「業務に関わるメモを残しておきたい」というときにとても便利です。

さらに、作成したメモは他のユーザーと共有することができるので、社内での情報共有や意思疎通にも役立ちます。

以上のことから、Google Keepをビジネス用のメモツールとして利用している方はとても多く、タスクの管理に役立てているというケースも少なくありません。

Google ToDoリストとどっちが良いか

冒頭でもお伝えしたように、Google Keepはタスク管理ツールとして活用できますが、Googleのタスク管理アプリには「Google ToDoリスト」というものがあります。
タスク管理ツールを検討しているという方の中には、「Google ToDoリストとどっちが良いのか」と感じる方もいるでしょう。

結論からいえば、タスク管理をするならGoogle Keepの方がおすすめです。
その理由には、次の3点が挙げられます。

作成したメモを管理しやすい

Google ToDoリストをパソコンで使用する場合、GmailやGoogleカレンダーの横にある「ToDoリスト」のアイコンを開いて、サイドバーでタスクを管理します。
タスクリストを複数作ることができ、各タスクはそれぞれのリストごとに表示され、ラジオボタンで完了/未完了を管理できます。

ただ、パソコンで使用する場合はツールの設計上、とても狭い範囲でタスクを管理することになるため、慣れるまで使いにくいと感じる方も多いでしょう。

一方、Google KeepはWeb版が提供されており、大きい画面でメモを作成できます。
また、不要なメモをアーカイブに移動して見えなくする機能やメモをラベルで分類する機能、重要なメモを目立つ場所にピン留めする機能などが備わっているので、管理がしやすいというメリットがあります。

他のユーザーと共有できる機能がある

Google ToDoリストはあくまで個人向けのタスク管理ツールです。よって、作成したタスクは他のユーザーと共有することができません。

一方、Google Keepには他のユーザーと共有できる機能があるので、作成したタスク一覧を他のユーザーと共有できます。
共有が可能なので、メンバー間でどのタスクが未完で、どれが完了しているのかをチェックすることができます。

様々な形式のメモが作成できる

Google ToDoリストはタスクを管理するのに特化したツールなので、作成できるのはリストのみです。
GmailやGoogleカレンダーとの連携はできるものの、画像を挿入したり手書きの図形を挿入したりすることはできません。

一方、Google Keepではタスクリストをはじめとした様々な形式のメモが作成できます。
例えば、手書きの図形や画像を挿入することもできますし、音声でメモを残すこともできます。
タスク管理だけでなく重要情報を共有する際のツールとしても活用できるので、「ツールが多すぎて使いこなせない」とうことが防げます。

Google Keepでタスク管理するのに便利な機能

では、実際にGoogle Keepでタスク管理をする際、どの機能を使うと良いのでしょうか。
ここでは、特にタスク管理におすすめな機能と簡単な使い方を解説します。

リストメモ機能

1つ目がリストメモ機能です。
リストメモとは以下のような、チェックボックスがついたメモのことを指します。

リストメモはタスクを箇条書きにできるだけでなく、未完/完了がわかるので、タスク管理には欠かせません。

リストメモを作成するには、「メモを入力…」横のチェックボックスアイコンをクリックします。

タイトルをつけて「+リストアイテム」の部分にタスクを追加していきましょう。
タスクのインデントを下げる場合は、チェックボックス横のアイコンにカーソルをクリックしながら右にスライドします。

タスクを追加し終えたら、「閉じる」で完了です。

作成したリストメモ内にあるタスクを完了した場合は、チェックマークを入れます。

すると、完了したタスクは「完了済みアイテム」の部分に移動されます。

再びチェックボックスをクリックすると、リストに戻ります。

背景を変更できる機能

作成するメモはの背景色は白色がデフォルトですが、他の色や柄付きの背景に変えることができます。
案件やタスクによって背景色を変えることで、メモやタスクリストを目立たせることができるため、ぜひこちらも活用してみてください。

背景色を変えたい場合は、下部のパレット型のアイコンをクリック。

無地の背景色の候補と、柄付きの背景の候補が表示されるので好きな背景を選んでください。

背景が変更されました。

リマインド機能

リマインド機能とは、指定した日付・時間に通知してくれる機能です。
Googleカレンダーとも連動できる機能なので覚えておくととても便利です。

リマインド機能は下部にあるベル型のアイコンから設定できます。

リマインダーの候補が表示されます。
候補にちょうど良い日時がない場合は「日付と時間を選択」をクリック。

日付と時間、リマインドを繰り返すかが設定できます。
リマインドを定期的に設定したい場合は、「繰り返さない」をクリックして、頻度を選択します。

それぞれ設定が完了したら、「保存」をクリックでリマインド機能の設定は完了です。

ラベル機能

ラベル機能とは、付箋を貼るようにメモにラベルをつけることができる機能です。ラベルをつけることで、ラベルごとにメモを確認できるので、メモの管理には欠かせません。

ラベルをつけるには、下部の3点リーダーをクリックして「ラベルを追加」を選択。

ラベル名を入力すると、「+(ラベル名)」という表示が出るのでクリック。

ラベルをつけることができました。

サイドバーに表示されているラベルをクリックすると、そのラベルをつけたメモのみをチェックできます。

共有機能

Google Keepでは作成したメモを他のユーザーと共有することが可能です。
共有することで相手が「共同編集者」となるので、相手もメモを編集できます。

メモを共有するには、下部にある共同編集者のアイコンをクリック。

共有するユーザーを登録する画面が表示されます。
メールアドレスを入力して、右側のチェックマークをクリックすると、共同編集者として登録できます。

最後に「保存」をクリックして完了です。

共同編集者に登録すると、相手にメモへのリンクがメールで送信されます。

アーカイブ機能

業務に関するメモの場合、「不要になったからといってすぐに削除するのは抵抗がある」という方もいるかと思います。
そんなときに便利なのが、アーカイブ機能です。
アーカイブ機能を使えば、メモを削除せずに残したまま非表示にできます。

メモを非表示にする場合は、下部のアイコンのファイルマークをクリックします。

メモがアーカイブに移動されます。

Google Keepを使ってタスクを管理する例

最後に、Google Keepを使ってタスクを管理する例を解説します。
あくまで例ですので、ご自身にあった使い方をしてみてください。

自分のタスクを管理する場合

自分のタスクを管理する場合は、基本的に自分が抱えているタスクをリスト化することが多いかと思います。
ただ、自分が抱えているタスクといっても案件が違ったり頻度が異なったりしますよね。

よって、まずはどういったタスクリストを作るのか決めることが大切ですので、どんなリストを作るか洗い出してみましょう。

例えば、このように洗い出すと分かりやすいです。

次に、各リストにタスクを追加していきます。

タスクに期限がある場合は、いつまでに全てのタスクを完了しなければならないのかをリマインドしておくと便利です。
また、定例業務などもリマインドを設定しておくと、習慣化させることができます。

また、クライアントごとに背景色を設定しておくと分かりやすいです。

複数人とタスクを管理する場合

複数人とタスクを管理する場合は、プロジェクトや案件ごとの進捗が確認できるよう、自分だけでなく全体のタスクを管理することになります。

そのため、まずは案件やプロジェクトごとにリストを作成します。

各ブロジェクトごとのタスクを入力します。

プロジェクトに期限がある場合は設定しておくと良いです。

また、プロジェクトの性質ごとに色をつけると分かりやすくなります。
例えば、以下ではコンテンツ制作・Webサイト制作・LP制作・コンサルティングで色分けしています。

次にラベルをつけます。
ラベルはクライアントの名前でも良いですし、タスクを担当する人の名前でも分かりやすくなります。

タスクリストが完成したら、プロジェクトや案件に関わるメンバーに共有します。

このとき、チャット等でチェックリストをどう使うか周知しておくと円滑に運用できます。

タスク管理にGoogle Keepを活用しよう

Google Keepはメモツールですが、タスク管理にも使えるツールです。 個人のタスク管理にもぴったりですし、共有機能があるのでプロジェクト全体のタスクを確認するのにも活用できます。
ぜひ、この機会にGoogle Keepを使ってタスクを管理してみてはいかがでしょうか。

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