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Google Keepで他のユーザーやアプリとメモを共有する方法

Google Keepは自分で作成したメモやリストをGoogleアカウントを持つ他のユーザーと共有できます。共有することで、メモやリストに残した情報をシェアできるのでビジネスに便利です。今回はGoogle Keepのメモを共有する方法を解説します。

カテゴリ: Google Keep

Google Keepには「共有機能」があり、自分で作成したメモやリストをGoogleアカウントを持つ他のユーザーと共有することができます。共有機能を使えば、メモやリストに残した情報をシェアできるのはもちろん、共同でメモやリストを編集することが可能なので、議事録作成や資料の作成など、ビジネスにおける様々な場面に活用することが可能です。

なお、単にユーザーと共有できるだけでなく、Googleカレンダーと情報を連動させたり外部アプリと共有することも可能なので今回はGoogle Keepの共有方法について詳しく解説します。

Googleのサービスにおける共有とは?

GoogleドキュメントやGoogleドライブなど、いわゆるGoogle Workspaceのアプリを使っていると度々、「共有」という言葉が使われます。

この「共有」とは、ファイルや文書を複数のユーザーが共同で編集できることを指しています。
実はGoogle Workspaceのアプリで作成した文書やファイルのデータはデバイス内ではなく、Googleのクラウド上に保存されます。
よって、データのアクセス権さえあれば他のユーザーでも編集できるのです。

Google Workspaceのアプリの1つであるGoogle KeepもGoogleドキュメントやGoogleドライブなどと同じように、メモやリストを他のユーザーと共有、つまり共同で編集することが可能です。

Google Keepが持つ共有機能を使うメリット

では、共有機能を使うことでどんなメリットがあるのでしょうか。

Google Keepが持つ共有機能の大きなメリットとしてあげらるのが、他のユーザーと情報をシェアできることです。
例えば、会議の議事録をGoogle Keepにメモした場合、「共同編集者」として設定するだけで簡単に内容をシェアすることができます。
また他にも、タスクに関するチェックリストを作成しチームメンバーに共有すれば、プロジェクトのタスクのモレを防ぐことも可能です。
このように、共有機能には情報をシェアできるという大きな魅力があります。

Google Keepの共有機能の使い方

Google Keepの共有機能は、ウェブ版(パソコン)とアプリ版(iOSやAndroid)で使い方が異なります。

ウェブ版(パソコン)の場合

新しく作成したメモやリストを共有する場合は、作成画面の下部にある「共同編集者」のアイコンをクリック。

クリックすると、共同編集者を設定する画面が表示されます。

一番上に表示されているのが作成者(所有者)である自分のアカウントです。
その下に、共有するユーザーの名前やメールアドレスを入力できる部分が表示されているのでアドレスを入力し、横のチェックマークをクリックします。

最後に、保存をクリックして完了です。

メモやリストの内容の編集が完了したら「閉じる」をクリックしましょう。

メモやリストを共有すると、共有相手のメールアドレスに共有されたメモへのリンクが送付されます。 「Keepで開く」をクリックするとメモを編集することができます。

すでに作成済みのメモやリストを共有する場合は、共有したいメモやリストにカーソルを合わせて「共同編集者」のアイコンをクリック。

その後の設定は新しく作成したメモやリストを共有する場合と同じです。

アプリ版(iOSやAndroid)の場合

スマホから新しくメモやリストを作成し、他のユーザーと共有する場合は、画面下部の3点リーダーをタップ。

メニューの「共同編集者」をタップ

共有するユーザーの名前やメールアドレスを入力できる部分が表示されているのでアドレスを入力し、上部のチェックマークをタップすれば完了です。

パソコンで共有した時と同様、共有相手にアクセスするためのメールが送信されます。
「Keepで開く」をクリックすると、共有相手もメモを編集できます。

すでに作成済みのメモやリストを共有したい場合は、メモやリストの一覧画面から共有したいものを選び、同じように共有設定を行います。

共有を解除する方法

共有設定は後から解除することが可能です。
解除する場合もウェブ版(パソコン)とアプリ版(iOSやAndroid)とで操作が異なります。

ウェブ版(パソコン)の場合

共有を解除したいメモやリストを開いて、「共同編集者」のアイコンをクリックすると、共有しているユーザーのメールアドレスが一覧で表示されます。
共有を解除したいユーザーの横にあるバツマークをクリックすると、共有の解除できます。

アプリ版(iOSやAndroid)の場合

アプリ版(iOSやAndroid)の場合も同様で、共有を解除したいメモやリストを開いて、画面下部の3点リーダー→「共同編集者」のアイコンをタップ。
アドレス横のバツマークをタップすれば解除できます。

Googleカレンダーと共有する方法

Google Keepでは単に他のユーザーと共有できるだけではありません。
他にもできることがあります。

Google Keepには指定した時間に通知する機能が備わっていますが、設定した日時をGoogleカレンダーに反映することが可能です。

まず、通知設定をするにはメモ・チェックリストの作成画面の下部にあるベルのマークをクリックします。

「日時と時間を選択」をクリック。

日付・時間・繰り返しを設定。
設定が完了したら、「保存」→「閉じる」で完了です。

次にGoogleカレンダーを開いて、サイドバーの「リマインダー」にチェックを入れます。

これでカレンダーに通知の日時が反映されます。

アプリの場合もベルマークから通知設定をします。

「日時と時間を選択」から通知時間を設定し、「保存」で完了です。

次にGoogleカレンダーのアプリにアクセスし、三本線をタップ。

「リマインダー」をタップすると表示されます。

共有機能をビジネスに役立てる

Google Keepの共有機能はビジネスに役立てることができます。ぜひこの機会に活用してみてはいかがでしょうか。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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