閉じる

Google Keepとはどんなメモツール?特徴やビジネス向けの使い方を解説

Google KeepとはGoogleが提供している高機能なメモツールです。作成できるメモの種類が多いだけでなく、便利な機能がたくさんあるのでビジネスにおすすめです。今回はGoogle Keepの特徴や利用するメリットを解説します。

カテゴリ: Google Keep

Googleはドキュメントやドライブなど様々なサービスを提供していますが、その1つにGoogle Keepというものがあります。

Google Keepとは、Googleが提供しているメモツールで、Gmailやドキュメント、スプレッドシートと同じようにメモのデータはオンライン上に保存されます。 メモの内容がデバイス内ではなくクラウドに保存されることから、Googleアカウントさえあればパソコンからでもスマホからでもアクセスできますし、他のユーザーと共有することも可能です。

今回は、Google Keepの特徴や利用するメリットなどを解説します。

Google Keepとは?

Google Keepは、Googleが2013年より提供しているメモアプリです。

現在は、Web版とアプリ版(iOS/Android)の2種類があり、パソコンで使用する場合はWeb版、スマートフォン・タブレットで使用する場合はアプリ版を使用します。

機能性が充実していることからビジネスに活用している方も多く、
「タスクを管理したい」
「会議の予定などを忘れないようにしておきたい」

という時にとても便利です。

Google Keepの特徴

とても便利なGoogle Keepですが、どんな特徴があるのでしょうか?
ここでは、Google Keepの特徴について解説します。

作成されたメモはGoogleクラウド上に保存される

まず、特徴の1つとしてあげられるのでメモデータの保存場所です。

GoogleドキュメントやGmailなどGoogleのサービスの多くは、データはクラウド上に保存されます。
Google Keepも他のGoogleサービスと同じように、作成したメモはデバイス内ではなくGoogleクラウド上に保存されるようになっています。

よって、他のデバイスを使っていてもアカウントにログインさえできれば、普段使用しているGoogle Keepを使うことが可能です。

作成できるメモの種類が豊富

2つ目の特徴としてあげられるのが、作成できるメモの数です。
Google Keepでは様々な形式のメモを作成することができます。

例えば、文字のみのメモはもちろん、チェックリスト形式のメモを作成できますし、図形や画像をメモに挿入することもできます。
文字情報だけでなく、様々な情報をメモにできるのでよりわかりやすいメモが作れます。

音声でメモが残せる

3つ目の特徴が、音声でメモが残せる点です。
スマートフォンやタブレットで使用できるアプリ版のみですが、マイクに話しかけた内容をそのままメモに残すことが可能です。

音声メモはとても便利で、手が塞がっている時でも簡単にメモを残せますし、ボイスレコーダーのように後から聞き返すこともできるので、「良いアイデアを思いついたから残しておきたい」という時にぴったりです。
また、音声の内容はテキストとしてもメモに残せるので、後で文書化する際にとても便利です。

機能性が充実している

4つ目の特徴が、Google Keepの持つ機能性です。

Google Keepは機能性に優れており、例えば指定している時間にリマインド(通知)する機能や、メモを管理しやすいよう重要なメモを上部にピン留めする機能、メモにラベルをつけて種類ごとに分類できる機能があり、状況に応じて色々な機能を使うことが可能です。

他のGoogleのサービスと連携できる

5つ目が他のGoogleのサービスと連携できる点です。
GoogleにはGoogle Keepの他にも、GmailやGoogleカレンダーなどがありますが、これらのサービスとGoogle Keepは紐づけることが可能です。

例えば、Gmail経由でメモを作成すれば受け取ったメールのURLへのリンクを貼ったメモが作成できます。
また、Googleカレンダーの場合は、Google Keepで作成したメモのリマインドをGoogleカレンダーに反映することが可能です。

他にも、作成したメモをGoogleドキュメントにコピーしたり、拡張機能版のGoogle KeepをWebブラウザに追加することも可能です。

Google Keepをビジネスで利用するメリット

様々な特徴があるGoogle Keepはビジネスで利用するのがおすすめです。
ここでは、Google Keepをビジネスで利用するメリットを解説します。

タスク管理に最適

Google Keepで作成できるメモの1つにチェックリスト式のメモがあります。
チェックリスト式のメモは、何が完了して何が終わっていないのかが一目でわかるので、タスクの管理にぴったりです。
タスクを忘れないようにリスト化しておけば、終わっていないものをチェックできますし、タスクのやり忘れも防げます。

Google Workspaceとの相性が良い

Google Workspaceとは、Googleが提供している、作業を効率よく進めるためのソフトウェア(グループウェア)のことです。

Google Workspaceには、様々なアプリケーションがセットとなっていますが、その中にGmailやGoogle ドキュメント、Google カレンダーなど、Google Keepと併用できるものが多々あります。

また、Google Workspaceを使って作成した会社ドメインのメールアドレスでそのままGoogle Keepが使えば、ビジネスで使っているGmailやoogle ドキュメント、Google カレンダーなどと連携しやすいのも魅力です。

撮影した写真をメモにのこせる

会議でホワイトボードに残したメモや配られた資料などを撮影することも多いかと思います。
Google Keepでは画像をメモに挿入できるので、そういったビシネスに欠かせない画像もメモに残すことができます。

また、画像を挿入できるだけでなく、画像内に含まれる文字をテキスト化できる機能もあるので、使い方次第で画像から議事録を作成することも可能です。

他のメンバーと共有することができる

Google Keepはクラウドにメモを保存するメモツールなので、メモを他のユーザーと共有して一緒に編集することが可能です。
よって、会議の議事録やタスクなどを他のユーザーと共有することができます。

通知設定ができるので抜けを防げる

日々の業務で色々なタスクをこなしていると、「あれをやり忘れてしまった!」ということもあるでしょう。
Google Keepには指定した時間にリマインドする機能があるので、タスクのやり忘れを防ぐことができます。

ビジネスに便利なGoogle Keepの使い方

ここでは、ビジネスに有効なGoogle Keepのピックアップして解説。
「他の機能の使い方が知りたい」「もっとよく使い方が知りたい」という場合は、以下の記事でご参考ください。

▷【完全版】Google Keepアプリの便利な機能・使い方

また、主にパソコン(Web版)での解説となっていますので、アプリでの使い方が知りたい方は以下の記事もご参考ください。

▷【PC/スマホ別】Googleのメモツール「Google Keep」の使い方

タスクを管理したい時にぴったりな「リストメモ」

先述したようにタスクを整理して、何が終わっていて何が終わっていないかを可視化するのに便利なのがリストメモです。
リストメモとはチェック項目式のメモで、ただ文章でメモするよりも進捗を確認できるため、タスクの管理には欠かせません。

リストメモを作成したい場合は「メモを入力…」の横にある新しいリストのアイコンをクリック。

タイトルの部分にメモのタイトルを入力します。
タイトルはプロジェクトの名前や日付などにしておくと分かりやすいです。
今回は「A社との合同プロジェクトの準備」というタイトルをつけます。

次にリストアイテムを追加します。タスクをそれぞれ入力しましょう。
今回は次のようにタスクを入れました。

タスクに期限がある場合は、左下のベルマークをクリック。

リマインドの候補が表示されます。
今回は3ヶ月後の朝10:00にセットしたいので、「日付けと時間を選択」をクリック。

日時をセットします。
毎週、あるいは毎月やるタスクの場合は「繰り返さない」をクリックしてどの頻度で通知するか設定します。
時間等を設定したら「保存」をクリック。

最後に右下の「閉じる」をクリックして完了です。

写真から議事録を作りたい時に便利「画像付きメモ」

画像付きメモを作成する場合、Google Keepでは画像に含まれている文字を抽出できるので、手書きのメモを文章化したい時にとても便利です。

画像付きのメモを作成したい場合は、「メモを入力…」の3つ横にある画像挿入のアイコンをクリック。

画像を選択するウィンドウが表示されるので、挿入したい画像を選んで「開く」をクリック。
今回は手書きのメモを撮影した画像を選択します。
メモに画像が挿入されます。

画像内のテキストを抽出したいときは、下部の3点リーダーをクリック。
「画像のテキストを抽出」をクリックします。

画像内の文字がメモとしてテキスト化されます。
ただし、正しくテキスト化できない部分があったり、必要のない部分までテキスト化されたリスるので、適宜編集すると良いです。
編集が完了したら「閉じる」をクリック。

●スマホで撮影した写真からテキストを抽出したい場合
スマホで撮影した写真テキストを抽出したい場合、パソコンに画像を移動させてパソコン上から編集するのは少し手間ですよね。
そんなときに便利なのがアプリのGoogle Keepです。

アプリのGoogle Keepで画像付きメモを作成したい場合は、画面下部にある画像挿入のアイコンをタップ。

「画像を選択」をタップ。

ファイルから画像を選ぶと、画像付きのメモが作成されます。
画像内のテキストを抽出したいときは、画像をタップ。

右上の3点リーダーをタップし、表示されたメニューの一番上にある「画像のテキストを抽出」をタップ。

画像内の文字がメモとしてテキスト化されるので、適宜編集しましょう。
内容は自動保存されるので、「<」でメモの一覧画面に戻れます。

図形で説明できる「図形描写付きメモ」

デザイン系の業務をしていると、テキストではなく図形でメモを残したい場合もあるかと思います。
そんな時に便利なのが図形描写付きメモです。
手書きの図形や線をメモに残せるのでとても便利です。

「メモを入力…」の3つ横にある筆型のアイコンをクリック。

図形を描写できる画面が表示されます。
上部にあるペンのアイコンを選択して、図形を描きます。
今回はロゴマークを作るという程で適当に図を作成してみます。

図形や線の描写が完了したら、「←」をクリック。

図形を挿入したメモが作成されるので、タイトルや本文を編集して「閉じる」で完了です。

重要なメモを見落とさない「ピン留め機能」

業務でGoogle Keepを使用していると、重要なメモが埋もれてしまうことがあります。
重要なメモは常に目のつくところに設置したい、いつでもメモを確認したいというときは、特定のメモを上部に固定できる「ピン留め機能」が便利です。

メモをピン留めする際は、右上にあるピンマークをクリック。

重要なメモが上部に固定されました。

メモの分類に欠かせない「ラベル機能」

メモをたくさん残していると、どのメモがどの業務に関連しているのかわかにくくなります。
分かりやすくメモを分類するのに最適なのが、付箋のようにメモに目印をつけられる「ラベル機能」です。
ラベル機能を使えば、メモがどの業務に関連しているのかわかりやすくなりますし、ラベルごとにメモを確認できます。

ラベルをつけたいときは、下部の3点リーダーをクリックして、「ラベルを追加」を選択。

ラベル名を入力します。
今回は「定型業務」というラベルを作成したいので、入力。
すると「+定型業務」と下部に表示されるのでクリック。

すると「定型業務」というラベルが追加されます。

他のユーザーとの情報共有に最適「共有機能」

同僚や上司と情報を共有したい場合、メモを作成して共有する機能が最適です。
特にGoogle Workspaceを導入している場合は社内の人のメールアドレスがわかるので共有しやすいでしょう。

作成したメモを共有するには、共同編集者のアイコンをクリック。

共有する相手のメールアドレスを入力して、横のチェックマークをクリック。

共同編集者が追加されるので、「保存」をクリック。

最後に「閉じる」をクリックして完了です。

共有すると、相手のメールアドレスに共有したメモへのリンクが送信されます。

ディスクトップアプリのように使用できる「ショートカット」

Google Keepはショートカット機能を使うとディスクトップアプリのように使用することが可能です。
ディスクトップアプリのようにショートカットを作成したい場合は、Google ChomeでGoogle Keepを開いて、右上の3点リーダーをクリックし、「その他のツール」から「ショートカットを作成」を選択。

「ショートカットを作成しますか?」というポップアップが表示されるので、「ウィンドウとして開く」にチェックを入れて「作成」をクリック。

ディスクトップにGoogle Keepのアイコンが表示されます。
アイコンをクリックすると以下のようにGoogle Keepが開くので、すぐにアクセスできます。

Google Keepは高機能のメモツール

Google KeepはGoogleが提供しているメモツールで、次のような特徴があります。

●作成されたメモはGoogleクラウド上に保存される
●作成できるメモの種類が豊富
●音声でメモが残せる
●機能性が充実している
●他のGoogleのサービスと連携できる

プライベートはもちろんビジネスにも便利なメモツールですので、この機会にぜひ活用してみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

この記事がお役に立ちましたら、"いいね!"をお願いします
minwebの最新情報をお届けします

minweb編集部(株)セルリア

”共に考え、共に創るWebの成功戦略”というスローガンのもと、お客様と一からWeb戦略を考え、
企画し実装まで支援する伴走型Webコンサルティング会社です。

こちらの記事をお読みのかたにおすすめ!完全無料のダウンロード資料

Googleサーチコンソール使い倒し活用術  <AOHON>

ダウンロード資料画像

Googleの検索エンジンに関する情報を幅広く確認できるツール「Googleサーチコンソール」の活用方法をまとめました。新サーチコンソールの機能を網羅的に紹介するだけでなく、Webサイトを最適化できる実践的な方法までわかりやすく解説します。

サーチコンソール初心者の方が知りたい導入方法から、上級者向けのコンテンツ改善の方法まで、押さえておきたい要素を1つに集めた、SEOに力を入れたいすべてのWeb担当者におすすめの一冊です。