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Google Keepのアーカイブ機能とは?メモ整理に便利な機能を解説

Googleが提供しているメモツール「Google Keep」では、不要なメモや見られたくないメモはアーカイブに移動すると便利です。今回はアーカイブ機能の使い方について解説します。

カテゴリ: Google Keep

Google Keepには「アーカイブ」という機能がありますが、
「アーカイブ機能って何?」
「どんなタイミングで使う機能なの?」
と疑問に思っている方も少なくないかと思います。

アーカイブ機能とは、選択したメモを削除することなく非表示にする機能のことで、多くなってしまったメモを整理する際にとても役立ちます。

今回は、Google Keepのアーカイブ機能の使い方と、メモの整理に便利なその他の機能を解説します。

Google Keepの「アーカイブ機能」とは?

Google Keepの機能の1つであるアーカイブ機能とは、消したくないメモを専用の領域に保存する機能のことで、アーカイブへ移動されたメモはGoogle Keepのホーム画面に表示されなくなります。

ただ、メモのデータ自体は残っているため、サイドバーの「アーカイブ」をクリックすればアーカイブへ移動したメモを確認することが可能です。

アーカイブはメモの整理整頓の際に役立つ機能

アーカイブ機能は主に、メモを整理したいときに役立ちます。

例えば、ビジネスにおけるタスク管理ツールとしてGoogle Keepを使っている場合、業務内容が増えたり、参加するプロジェクトが増えてメモがあまりにも多くなってしまうと、重要なメモを見落としてしまったり、必要なメモを探すのに時間がかかってしまったりします。

この場合、ホーム画面に重要なメモや必要なメモのみを表示できればとても見やすいですが、かといってメモを削除すると業務に支障が出てしまうこともあるでしょう。

そんなときに便利なのがアーカイブ機能です。
アーカイブ機能はメモを削除することなくホーム画面から非表示にできるので、「メモを整理したいけどデータは消したくない」という時に最適です。

アーカイブはIT用語の1つ

そもそもアーカイブというのはIT用語の1つです。
データを長期的に保存するための場所のことや、保存用として整理してひとまとめにされたデータのことを指すことが多いです。
よってアーカイブというのはGoogle Keep以外でも使われることがあります。

例えば、同じくGoogleが提供しているGmailやGoogleフォトにもアーカイブという機能がありますし、Google以外のサービスだとOutlookやInstagramなどにアーカイブの機能があります。

また、機能そのものを指すだけでなく、使わなくなった資料や文書を保存しておくファイルのことを「アーカイブ」と呼ぶこともあります。

IT用語としてアーカイブは使われることが多いので、この機会にぜひ覚えておくと便利です。

Google Keepの「アーカイブ機能」の使い方

では、実際にGoogle Keepのアーカイブ機能の使い方を解説します。

なお、Google Keepには、パソコンで使用されるWeb版と、スマートフォンやタブレットから使用するアプリ版の2種類があり、それぞれで若干使い方が異なるので、ここではWeb版とアプリ版に分けて使い方を解説します。

Web版Google Keepでのアーカイブ機能の使い方

まず、アーカイブに移動させたいメモを開きます。

メモの本文画面の下部に色々なアイコンが並んでいるので、ファイルマークのアイコンをクリック。

アーカイブしたメモはGoogle Keepのホーム画面に表示されなくなります。

なお、アーカイブしたいメモを開かなくてもカーソルを合わせればアーカイブのアイコンが表示されます。
クリックすればカーソルを合わせているメモはアーカイブに移動されます。

サクッとアーカイブに移動させたい場合はこちらの方法が便利です。

アプリ版Google Keepでのアーカイブ機能の使い方

アプリ版もWeb版と同様、まずはアーカイブしたいメモを開きます。
左上にアイコンがいくつか表示されるので、ファイルマークのアイコンをタップ。

すると、メモがアーカイブに移動されます。

アーカイブしたメモを確認する/アーカイブを解除する

アーカイブに移動したメモは後から確認したり、アーカイブを解除したりすることが可能です。

Web版Google Keepの場合

アーカイブしたメモを確認したい場合は、サイドバーにある「アーカイブ」をクリック。

するとアーカイブしたメモが表示されます。

アーカイブを解除する際は、メモを開いて再度ファイルマークのアイコンをクリック。

Google Keepのホーム画面にメモが表示されるようになります。

アプリ版Google Keepの場合

アプリ版でアーカイブしたメモを確認したい場合は、検索バーの横にある三本線をタップ。

メニューが表示されるので「アーカイブ」をタップ。

アーカイブされたメモが表示されます。

アーカイブを解除したい場合は、メモを開いて右上にあるファイルマークのアイコンをタップすると、Google Keepのホーム画面にメモが移動されます。

その他メモの整理に便利な機能

Google Keepには、アーカイブ機能以外にもメモの整理に便利な機能が存在します。

ここでは、
●特定のメモを上部に固定するピン留め機能
●メモの位置を入れ替える並べ替え機能
●種類ごとにメモを分類するラベル機能
について解説します。

ピン留め機能

ピン留め機能とは、重要なメモをGoogle Keepのホーム画面の上部に固定できる機能です。
以下の画面のようにメモを固定することができます。

Web版のGoogle Keepでメモを上部に固定したい場合は、右上にあるピンマークのアイコンをクリックします。

なお、このアイコンはメモにカーソルを合わせた際にも表示されます。

アプリ版の場合は、メモを開いて右上にあるピンマークのアイコンをタップ。

するとメモが固定されます。

並べ替え機能

Google Keepでは通常、メモを追加していくと新しいメモほど上部に表示されます。
ただ、並べ替え機能を使えば、好きなようにメモの順番を入れ替えることが可能です。

Web版でメモを並び替えるときは、位置を変えたいメモにカーソルを合わせて長押しします。
すると、メモが浮いた状態になり、好きな位置に移動することができます。

アプリ版の場合も、移動したいメモを長押しします。
すると、移動できるようになるので、好きな位置に移動させます。

ラベル機能

ラベル機能とはメモに付箋のようなラベルを付与することができる機能です。
メモにラベルをつけると、ラベルごとにメモを確認することができます。

Web版でメモにラベルをつける場合は、下部の三点リーダーをクリック。
「ラベルを追加」を選択します。

付けたいラベルの名前を入力。
『「+〇〇」を作成』と表示されるのでクリックすると、ラベルをメモにつけることができます。

ラベルごとにメモを確認したい場合は、サイドバーに表示されているラベルの名前をクリックしましょう。

アプリ版の場合は、右下の下部の三点リーダーをタップします。

メニューが表示されるので、「ラベル」を選択。

上部にラベルの入力バーがあるので入力。
『「+〇〇」を作成』と表示されるのでタップ。

ラベルをつけることができたので、「<」で戻ります。

ラベルごとにメモを確認する場合は、メモの一覧画面上部にある三本線をタップ。

ラベル名をタップすると、ラベルごとにメモを確認できます。

アーカイブ機能を活用してGoogle Keepのメモを整理

Google Keepのアーカイブ機能とは、消したくないメモを専用の領域に保存する機能のことで、メモを整理したいけどデータは消したくないという時にとても便利です。

メモを定期的に整理することで業務の効率化が図れることもあるため、ぜひこの機会にアーカイブ機能を活用してメモを整理してみてはいかがでしょうか。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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