作業効率大幅アップ！Googleドライブでショートカットを作成する方法

Googleドライブではショートカットの作成を活用することでさらに効率的に作業を進めることができます。

このショートカットを使いこなせば、関連するアイテム同士のアクセスがスムーズになるため、必要なアイテムをより素早く立ち上げることが可能になります。

また、同様に作業効率アップに有効なのはショートカットキーの活用です。

ショートカットキーとは、特定の状況で推すことで複数の手順が必要な操作を1つの動作で完了することが可能になります。

今回はショートカットの作成方法とおすすめのショートカットキーをまとめてご紹介するので、ぜひスムーズな作業の実現にお役立てください。

「ショートカット」とは

ショートカットとは、簡単にいうとアイテムを立ち上げるためのリンクのことです。

通常は利用したいアイテムをGoogleドライブ上で探し、直接クリックすることで立ち上げます。
しかしショートカットを作成すると、ショートカットをクリックするだけで自動的に紐づけられたアイテムが立ち上がるようになります。

たくさんのアイテムをフォルダなどに細かく分けて分類されている方は、ファイルの内容的に複数のフォルダに分類できそうなアイテムの保存方法に困った経験があるのではないでしょうか。

そのような場合は、ショートカットを作成し該当のフォルダに保存しておくことで、スムーズにそのアイテムを開くことが可能になります。

アイテムを探し出さなくて済むという手間は些細なものに感じるかもしれません。

しかし多くのデータを管理する方ほど、こういった小さな手間の削減が大幅な作業効率アップにつながるので覚えておいて損はないといえます。

「複製（コピー）」との違い

ショートカットと混同されがちな操作に「複製（コピー）」があります。

ショートカットはアイテムへのリンクに過ぎず、クリックしても立ち上がるのは同じアイテムです。

それに対し複製されたデータは、同じ内容のアイテムが別のファイルとして新規作成されます。
複製した時点では全く同じ内容であってもこれらは別々のデータなので、一方で編集を加えてももう一方に反映されることはありません。

ショートカットはあくまでも1つのデータに対するリンクなので、保存用のバックアップにはならないという点に注意してください。

【PC編】Googleドライブ内にショートカットを作成する方法

パソコン端末でGoogleドライブ内にショートカットを作成する手順を画像付きで詳しくご紹介します。

ショートカットを作成したいアイテムを右クリックします

ブラウザ版Googleドライブを立ち上げたら、ショートカットを作成したいアイテムにカーソルをあわせて右クリックします。

[ドライブにショートカットを追加]をクリックします

表示される選択肢の中から[ドライブにショートカットを追加]をクリックします。

ショートカットを作成したい場所を選択します

ショートカットを作成できる場所が表示されるので、お好みの場所を選択します。

[追加]を選択する

ショートカットの作成場所を選択したら最後に[追加]をクリックすると、作成完了です。

【スマートフォン編】Googleドライブ内にショートカットを作成する方法

スマートフォン向けのGoogleドライブアプリを使って、Googleドライブ内にショートカットを作成する方法を詳しく解説します。

ショートカットを作成したいアイテムの右上の「…」をタップします

まず初めにGoogleドライブアプリを開いたら、ショートカットを作成したいアイテムの右上にある「…」をタップします。

[ドライブにショートカットを追加]をクリックします

「…」をタップすると下の画像のように、選択可能な操作が一覧で表示されます。

下の画像のように表示されたウィンドウの上部分をタップしたまま上に引き上げると、画面に表示しきれていなかった選択肢を確認することができます。

ウィンドウを引き上げることで表示される選択肢の中に[ドライブにショートカットを追加]というものがあるので、タップします。

ショートカットを作成したい場所を選択します

ショートカットを作成可能な場所が表示されるので、お好みの場所をタップします。

[追加]を選択する

最後に[追加]をタップすればショートカットの作成は完了です。

【作業効率大幅アップ】覚えておきたいショートカットキー

Googleドライブを利用する際の作業効率を大幅にアップさせることのできる、便利なショートカットキーをまとめて11個ご紹介します。

今回ご紹介するショートカットキーは基本的にMac、Windows共通のものなので、ぜひお使いのパソコンで試してみてください。

名前変更「n」

アイテムの名前を変更する際に便利なショートカットキーは「n」です。

ドライブ上のアイテムを選択した状態で「n」のキーを押すと、簡単に名前を変更する画面に切り替わります。

通常アイテムにカーソルをあわせて右クリックし、その中から[名前を変更]を選ぶ必要がありますが、このショートカットを使えば一度の操作で済むので便利です。

検索バーにカーソル「/」

Googleドライブではたくさんのアイテムを保存できるので、必要なものを探す際に検索をかける機会も多いかと思います。

そんな検索についても便利なショートカットキーが存在します。

Googleドライブを開いた状態で「/」キーを押すと、検索バーにカーソルが置かれます。

マウスやトラックパッドを操作して検索バーにカーソルをあわせずとも、「/」を押すだけですぐに検索したいキーワードを入力することが可能です。

共有設定を開く「.」

Googleドライブを使ってアイテムを他のユーザーに共有する際は、通常一度そのアイテムを開き、画面右上の[共有]という部分にカーソルをあわせてクリックする必要があります。

しかし、Googleドライブのホーム画面上でアイテムを選択し、「.」キーを押すだけでも同様に共有設定画面を開くことが可能です。

一度アイテムを立ち上げる必要がないので、非常にスムーズに共有作業を進めることができます。

削除「shift + #」

Googleドライブ上にアップロードしたアイテムを消去する場合は、 通常アイテムを選択した状態で右クリックし[削除]をクリックする必要があります。

しかし「shift+#」のショートカットを使えば一回の動作で同様に削除が可能です。
アイテムの整理をスムーズに進める上でも非常に便利なショートカットキーではないでしょうか。

移動「shift + z」

Googleドライブ上のアイテムを別のフォルダへ移動したい場合は、通常アイテムを選択した状態で右クリックし[移動]をクリックする必要があります。

このひと手間を減らせるショートカットキーは「shift + z」です。
「shift + z」を押すとマイドライブや共有アイテムなどの選択肢が表示されるので、移動先のフォルダをクリックするだけで作業が完了します。

新規フォルダ作成「f」

Googleドライブを開いた状態で「f」キーを押すだけで新しくフォルダを作成することができます。

ちなみに新しいフォルダ以外にも、ファイルやアイテムのアップロード、新規ドキュメントやスプレッドシートの作成なども選択肢として表示されます。

Googleドライブに何か新たに作成したい際にはぜひ「f」キーをご活用ください。

新規ファイル作成「c」

新しいファイルを作成する際は、Googleドライブを開いた状態で「c」キーを押すショートカットが便利です。
このショートカットを入力すると、作成したいファイル形式を選択できる画面に切り替わります。

端末内に保存されているアイテムをアップロードするほか、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートにワンクリックで移動できるショートカットも表示されているので、新しいアイテムを新規作成することも可能です。

これは通常Googleドライブの画面左側にある「＋新規」をクリックした場合と同様の画面です。

わざわざカーソルを移動せずに済む便利なショートカットです。

新規ドキュメント作成「shift +t」

「c」キーを押すことでファイルの新規作成画面を立ち上げることができるとお伝えしましたが、このショートカットの場合その後さらに作成したいファイル形式を選択する必要がありました。

はじめからドキュメント形式のファイルを作成したい場合は、「shift+t」というショートカットが便利です。

Googleドライブを開いた状態でこのショートカットを入力することで、素早くGoogleドキュメントを立ち上げることができます。

新規スプレッドシート作成「shift +s」

GoogleドライブからGoogleスプレッドシートの新規作成画面に素早く移動する場合は「shift+s」というショートカットが有効です。

こちらもドキュメント同様、１つの動作でアプリの切り替えと新規スプレッドシート作成の操作が完了するので作業効率を大幅にアップさせることができます。

新規プレゼンテーション作成「shift +p」

GoogleドライブからGoogleスライドにアプリを切り替え、新規スライド作成画面を開くには「shift+p」というショートカットキーが有効です。

こちらも1つの動作でGoogleドライブから直接新規スライド作成画面に切り替わるので、非常に利便性が高いショートカットといえます。

新規アンケートフォーム作成「shift +o」

GoogleドライブからGoogle Formの新規アンケート作成画面に切り替えるには、「shift+o」のショートカットが有効です。

ドキュメント、スプレッドシート、スライド同様に簡単にアプリの切り替えから新規作成までの動作を済ませることができるので、作業時間の短縮につながります。

まとめ

便利な機能が満載のGoogleドライブをさらに効率的に使いこなすことができる、ショートカットの種類や使い方をご紹介しました。

ショートカットをマスターすることで、作業の一手間を減らすことができます。
一つ一つは僅かな手間の短縮だとしても、積み重なれば大きく作業効率を向上させることができるので、ぜひこの記事の内容を参考にショートカットキーを活用してみてください。

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