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【徹底解説】Googleドライブでアイテムを共有する方法(スマホ/PC)

Googleが提供しているクラウドサービス「Googleドライブ」を活用して、アイテムを共有する方法を徹底解説します。PC・スマートフォンそれぞれの操作方法を画像付きで説明していますので、初心者の方もぜひご覧ください。

カテゴリ: Googleドライブ

Googleが提供しているサービスのひとつに「Google ドライブ」があります。
​​Googleアカウントを持っている人なら誰でも利用できるサービスで、様々なデータをクラウド上に保存することが可能です。

また、クラウド上のデータを簡単に共有し、リアルタイムで共同編集するとができる点も大きな魅力のひとつです。

そこで今回はGoogleドライブの共有機能について、詳しい使い方やメリット、便利な活用法についてご紹介します。

Googleドライブの共有とは?

「Googleドライブで共有する」とは、Googleドライブ上に保存されているデータを他の人も閲覧できるようにすることを指します。

ここでは”共有できる相手”や”共有相手と共同編集を行う方法”などについて、詳しくみていきたいと思います。

マイドライブと共有ドライブ違い

Googleドライブで共有するには、「マイドライブ」から共有したいアイテムを選択する方法と、「共有ドライブ」にアイテムを追加する方法の2種類があります。

「マイドライブ」と「共有ドライブ」の違いは、”アイテムを管理する権限”にあります。

「マイドライブ」が個人の権限でアイテムを管理するのに対し、「共有ドライブ」は組織単位での管理を行うことが可能になります。

「共有ドライブ」は企業向けの有料サービスなので、一般に個人でGoogleアカウントを利用している場合にGoogleドライブ上で表示されるのは「マイドライブ」のみです。

そもそも「共有ドライブ」とは

「共有ドライブ」はGoogleが企業向けに提供している有料サービス「Google Workspace」に含まれている機能です。

以前は「チームドライブ」と呼ばれていた機能が、2019年5月に「共有ドライブ」という名称に変更されました。

「Google Workspace」には「Business Starter」「Business Standard」「Business Plus」「Enterprise」の4段階があり、「Business Standard」「Business Plus」「Enterprise」のいずれかで契約している場合のみ共有ドライブ機能を利用することができます。

個人のGoogleアカウントや「Google Workspace」の契約内容によっては「共有ドライブ」を利用することができないため、注意が必要です。

共有ドライブを使うメリット

「共有ドライブ」では組織単位でアイテムを管理することができるため、メンバーに入れ替わりがあっても問題なくサービスを利用できるというメリットがあります。

例えば、組織に所属しているユーザーを登録することで、「共有ドライブ」にアイテムを共有するだけで組織全員への共有が可能です。
共有相手や閲覧の可否などを一人一人選択する必要がないため、大人数で同じアイテムを共有したい場合には非常に便利な機能といえます。

また、全員が「共有ドライブ」の管理権限を組織単位で共有していることで、担当者が離脱したり変更になったりした場合にも、権利の移譲などの手間なく継続して利用することが可能です。

会社や団体など、多人数でアイテムを共有する必要がある場合は、「共有ドライブ」を利用することで、作業をより円滑に進めることができるといえるでしょう。

アイテムを共有できる相手

アイテムを共有できる相手には3段階のレベルがあります。

共有相手に対する制限の度合いによってレベルが分かれているため、これらを使い分けることが重要です。

特定のユーザー

相手のメールアドレスやGoogleアカウントを入力することで、ピンポイントでアイテムを共有することができます。

特定のユーザーグループ

学校のクラスやプロジェクトの関係者など、頻繁にアイテムを共有したいメンバーをあらかじめグループ化することで手間なく一括で共有することが可能になります。

リンクを知っている全員

リンクにアクセスした人全員にアイテムを共有することができます。
Googleアカウントを持っていない人やログインしていない状態でもアイテムを閲覧したり利用したりすることが可能です。

共有権限の種類

共有権限を使い分けることで、共有相手が共有されたアイテムに対してできる内容を制限することができます。
共同編集をしたい場合と、共有相手にアイテムの書き換えや消去をされたくない場合とで共有権限を使い分けるようにすると安心です。

この共有権限には共有するアイテムがファイルの場合とフォルダの場合で異なります。

”ファイル”の場合は「閲覧のみ」「コメント可」「編集可」の3種類、”フォルダ”の場合は「閲覧のみ」「編集可」の2種類から選択することができます。

【補足】共有権限の種類

アイテムを共有できる相手や共有権限の詳しい内容については、こちらの記事で詳しくご紹介しています。

有料サービスである「共有ドライブ」と無料で利用できる共有機能それぞれのアクセス権について細かく解説しているので、合わせてぜひご確認ください。
▶Googleドライブのアクセス権の仕組みとは?種類や制限の範囲と各種設定方法

Googleドライブで共有するメリット

メールに添付するなど、アイテムを共有する方法はGoogleドライブ以外にも様々です。
では、Googleドライブを利用して共有することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

共有相手と共同編集をすることができる

共有権限を設定することで、共有相手と同じアイテムを共同で編集することができます。

メールに添付する場合は、アイテムを変更した場合、相手に送付して確認をしてもらう必要があります。
しかし、Googleドライブで共有する場合はそれぞれの端末で行った変更が自動的に共有したファイルにも反映されるためその必要がありません。

Googleドライブを活用することでよりスムーズな作業につながるといえるでしょう。

あらゆるデバイスから閲覧や編集ができる

同じGoogleアカウントでログインすることで、あらゆる端末から共有ファイルにアクセスすることが可能です。

出張先や外出先などで普段利用しているパソコンなどが使用できない場合であっても、自分のスマートフォンやインターネットカフェなどから共有や閲覧、編集作業を行うことができます。

ただし、インターネットカフェなどの自分以外のユーザーが使用する端末を利用する場合は、きちんとログアウトするなど個人情報の流出に注意が必要です。

安全・安心のセキュリティ

ご紹介したように、 Googleドライブでは共有する際に「閲覧権限」と「編集権限」を設定することができます。
この機能を使って、閲覧できる人や、共有された相手がアイテムに対し行える作業に制限をかけることが可能であるため、アイテムを安全に保つことにつながるといえるでしょう。

Googleドライブを使って共有する方法【スマートフォン編】

スマートフォンを使ってGoogleドライブを共有する方法について解説します。

「共有ドライブ」を作成する

使用している Googleアカウントが「 Google Workspace」のうち「Business Standard」「 Business Plus」「 Enterprise」のいずれかで契約している場合は「共有ドライブ」という機能を使うことができます。

共有ドライブにアイテムを追加して共有する手順は以下の通りです。

1.はじめに共有したいメンバーを「チームドライブ」としてグループ化します。
Googleドライブアプリを開き、メニューの中から[チームドライブ]と書かれたアイコンをタップします。

2.追加アイコン(+のマーク)をタップします。

3.チームドライブに追加したいメンバーの名前を入力し、[OK]をタップします。以上でチームドライブの作成は完了です。

4.作成したチームドライブを選択し、右下の追加アイコン(+のマーク)をタップします。

5.共有したいファイルやフォルダをタップします。

以上のようにチームドライブにアイテムを追加することで、自動的にチームに含まれるメンバーにアイテムを共有することが可能です。

ユーザー名/メールアドレスを入力して共有

個人アカウントの場合、ユーザー名もしくはメールアドレスを入力することでアイテムを共有することができます。

1.共有したいアイテムの右上の「…」をタップします。

2.このような画面が出てくるので「共有」をタップします。

3.共有したい相手のメールアドレスや、 Googleのアカウント名を入力します。

下の画像は共有相手のメールアドレスを入力した状態です。

4.目的にあった共有権限を選択します。
「閲覧者」はアイテムを閲覧、「閲覧者(コメント可)」は閲覧とコメントの追加、「編集」はアイテムを閲覧し編集を加えることが可能です。

5.右下のマークをタップすると共有が完了します。

共有可能なリンクを取得して共有

個人アカウントの場合、アイテムにアクセスすることのできるリンクを作成し、相手にリンクを渡すことで共有するという方法もあります。

1.共有したいアイテムの右上の「…」をタップします。

2. このような画面が出てくるので「共有」をタップします。

3.下の画像の赤枠の部分をタップします。

4. 次に下のような画面になるので、「変更」という部分をタップします。

5. 次に、「リンクを知っている全員」を選択します。

なお、職場または学校のGoogleアカウントを使用している場合は、所属団体名が表示される場合があります。
ここで所属団体名を選択することで、その団体に所属している人全員にリンクを共有することができます。

6.次に編集権限を変更します。
 「リンクを知っている全員」を選択すると下のような画面に変わるので、赤枠の部分をタップします。

7. 目的に合わせて共有権限を「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」から選びます。

8.最後に右上のマークをタップすると、アイテムにアクセスするためのリンクがコピーされます。

9. 最後にコピーしたリンクをメールなどにペーストし、共有したい相手に送信します。これで共有完了です。

Googleドライブを使って共有する方法【PC編】

パソコンで Googleドライブを利用してアイテムを共有する方法は大きく分けて3つあります。

共有ドライブを作成する

使用しているGoogleアカウントが「Google Workspace」のうち「Business Standard」「 Business Plus」「Enterprise」のいずれかで契約している場合は「共有ドライブ」という機能を使うことができます。

共有ドライブにアイテムを追加して共有する手順は以下の通りです。

1.Googleドライブ左側にある「共有ドライブ」と書かれたタブをクリックします。
2.右側に表示される「共有ドライブを作成」という部分をクリックします。
3.作成する共有ドライブの名称を設定し、「作成」をクリックします。
4.画面右上の「メンバーを管理」という部分をクリックして、アイテムを共有したい相手の Googleアカウント名を入力します。
5.アカウント名の右側に表示される▼をクリックすると、メンバーに与える権限を選択することができます。

共有ドライブにおけるメンバーの権限には以下のような種類があります。
・「管理者 」: アイテムやメンバーの編集など、共有ドライブのすべての操作を行うことができる。
・「コンテンツ管理者 」: 共有ドライブ内のアイテムに関し、すべての操作を行うことができる。
・「投稿者」 : アイテムの作成、編集ができる。ただし、アイテムの移動、削除はできない。
・「閲覧者(コメント可」): アイテムの閲覧とファイルにコメントをすることができる。
・「閲覧者」 : アイテムの閲覧のみ行うことができる。

6.メンバーの追加が終わったら、マイドライブからドラッグ&ドロップで共有ドライブにアイテムをアップロードします。

共有ドライブ内にアイテムを追加するだけで、自動的にメンバーにアイテムが共有されるため簡単に共有することができます。

ユーザー名/メールアドレスを入力して共有

個人のGoogleアカウントからの共有方法のひとつに、共有相手のユーザー名もしくはメールアドレスを入力する方法があります。

1.Google Chromeを開いた後、右上の四角が9つ並んだマーク、もしくは左上のブックマークバーにある「アプリ」と書かれた部分をクリックします。

右上のマークをクリックした場合は下のような画面になるので、「ドライブ」と書かれたマークをクリックします。

左上のマークをクリックした場合は下のような画面になるので、「 Googleドライブ」というマークをクリックします。

2.Googleドライブが立ち上がると下のような画面が表示されます。

3.共有したいアイテムにカーソルを合わせて、右クリックします。

4.右クリックをすると以下の画面になるので、「共有」をクリックします。

5.下の画像の赤枠の部分をクリックして共有したい相手のメールアドレスや、 Googleのアカウント名を入力します。

6.メールアドレスや Googleアカウント名を入力し終えたら、共有権限を設定するために、右上の歯車のマークをクリックします。

7.以下のような画面になるので、目的に応じてチェックを入れます。

8.最後に「完了」をクリックすると、入力したメールアドレスや Googleアカウントにアイテムが共有されます。

共有可能なリンクを取得して共有

リンクを相手に送信することでも、個人のアカウントからアイテムを共有することが可能です。

1.初めに、ユーザー名やメールアドレスで共有する場合と同様に、GoogleChromeから Googleドライブを立ち上げます。 下の画像の右上か左上のマークをクリックします。

右上のマークをクリックした場合は下の画像のような画面になるので、「ドライブ」と書かれたマークをします。

左上のマークをクリックした場合は下のような画面になるので、「Googleドライブ」というマークをクリックします。

2.Googleドライブが立ち上がると下のような画面が表示されます。

3.共有したいアイテムにカーソルを合わせて、右クリックします。

4.右クリックをすると以下の画面になるので、「共有」をクリックします。

5.以下のような画面になるので、「変更」をクリックします。

6.次に、「リンクを知っている全員」を選択します。
 なお、職場または学校の Googleアカウントを使用している場合は、所属団体名が表示される場合があります。
ここで所属団体名を選択することで、その団体に所属している人全員にリンクを共有することができます。

7.次に、下の画像の赤枠の部分をクリックします。

8.目的に合わせて共有権限を「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」「編集者」から選びます。

9.最後に「リンクをコピー」をクリックすると、アイテムにアクセスするためのリンクがコピーされます。

10.最後にコピーしたリンクをメールなどにペーストし、共有したい相手に送信します。 これで共有完了です。

アイテムの共有を停止する方法【スマートフォン編】

1.共有を解除したいアイテムの右上の「…」をタップします。

2.このような画面が出てくるので「共有」をタップします。

3.下の画像の赤枠の部分をタップします。

4.以下のような画面が表示されるので、共有を停止したいメンバーの名前をタップします。

5.下の画像の赤枠の部分([× 削除]と書かれた部分)をタップする。

「〜さんを削除しました」という表示とともに、下の画像ように削除した相手のアイコンが消えます。これで共有の停止の完了です。

アイテムの共有を停止する方法【PC編】

1.共有を停止したいアイテムにカーソルを合わせて、右クリックします。

2.右クリックをすると以下の画面になるので、「共有」をクリックします。

3.下の画像のように共有中のメンバーの名前が表示されます。

下の画像で示したように、共有を停止したいメンバーの名前の横にある「共有権限」が表示されている部分をクリックします。

4.「削除」と書かれた部分をクリックします。

下の画像のように削除したメンバーのアイコンが表示されなくなります。

これで共有の停止が完了しました。

Googleドライブで共有する際の注意点

Googleドライブは簡単にアイテムを共有することができる非常に便利なサービスですが、使用する際に注意しなければならない点もあります。

セキュリティ

アイテムを共有する際は、共有する相手や範囲を的確に定める必要があります。

個人情報や自分が所属する団体の資料を第三者に知られてしまうのを防ぐ必要があるからです。
また、一般に向けて共有する場合でも、ダウンロードや編集、削除などの権限を明確に定めなければ、自分のデータが失われてしまう危険性があります。

共有する際は共有権限や共有範囲を忘れずに設定しましょう。

共有できるファイルには上限がある

Googleドライブ上に保存できる容量には上限があります。

個人ノアアカウントの場合無料で利用できるのは15GBです。
共有をすることで共有相手のドライブの容量を消費してしまうということに留意する必要があるといえます。

また、有料サービスの機能である「共有ドライブ」では、共有できる相手やアイテムの数にも上限があります。

共有ドライブ内に保有できるアイテムの上限は40万アイテムで、1日にアップロードできるのは750GBまでです。
また、アップロードできる個々のアイテムのサイズは5TBまでとなっています。

1つのファイルを共有できるのは最大100グループまでとなっており、以上のような制限を踏まえながら作業をする必要があるといえます。

まとめ

Googleドライブを活用することで、アイテムの共有を簡単に行えるだけでなく、共有相手との共同編集も可能です。

共有する範囲や、共有相手に与える権限なども細かく設定することもできるので、安心して利用することができるといえるでしょう。

スマートフォンではGoogleドライブアプリを、パソコンではGoogle Chrome上にある Googleドライブのウェブアプリを利用することで、簡単にこれらの機能を利用することができます。

ぜひ、今回ご紹介した内容を参考に、Googleドライブの共有機能を活用してみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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