閉じる

Googleドライブのアクセス権の仕組みとは?種類や制限の範囲と各種設定方法

Googleドライブでは、アクセス権を使いこなすことでデータの公開範囲や共有相手が加えられる操作の内容など、セキュリティをより万全にすることができます。この記事では、そんなアクセス権の仕組みや種類、設定方法を画像付きで詳しく解説します。

カテゴリ: Googleドライブ

Googleドライブは他の人と簡単に共有ができる便利なサービスです。

共有したアイテムをリアルタイムで共同編集することもできるので、会社や学校の組織などの集団での活用もおすすめです。

この共有機能を安心・安全に利用するためには「アクセス権」の仕組みを正しく理解することが重要となってきます。

そこで今回は、企業向けの有料サービスであるGoogleWorkspaceと、一般的な無料で使える個人向けのGoogleサービスそれぞれにおけるアクセス権について詳しくご紹介します。

安全性を高めるためには不可欠ともいえる、便利なアクセス権の理解にぜひお役立てください。

Googleドライブで共有する2つの方法

Googleドライブでは共有機能が充実していると冒頭でお伝えしましたが、有料サービスであるGoogleWorkspace加入者と通常の個人向けの無料アカウントとでは、使える機能に少々違いがあります。

どちらも共有や共同編集機能が利用できる点では同じですが、有料のGoogleWorkspaceアカウントの場合さらに追加で「共有ドライブ」という機能が利用できます。

企業・学校向け有料サービス「共有ドライブ」

共有ドライブとは、簡単にいうと企業や団体などの組織単位でクラウドストレージを利用することができる、GoogleWorkspace加入者向けのサービスです。

共有ドライブに登録しているユーザーに対して一括でアイテムの共有などが可能で、公開範囲や権限なども管理者や投稿者など通常のGoogleドライブとは異なります。

この共有ドライブ機能が利用できるのはGoogleWorkspaceのなかでも、「Business Standard」「Business Plus」「Enterprise」のいずれかで契約している場合に限られます。

下の画像のように、上記のプランに加入しているGoogleWorkspaceアカウントのGoogleドライブでは、マイドライブの下に共有アイテムという項目が表示されます。

  

無料で使える個人向けの共有機能

一般的に多くの方が利用しているのは、誰でも無料でアカウントを作成できる個人向けのGoogleアカウントです。

こちらの場合は共有ドライブ機能こそないものの、手軽にアクセス権や共有範囲などを設定した上で他のユーザーとアイテムを共有することができ、リアルタイムで変更が反映される共同編集機能も充実しています。

Googleアカウントを持っていないユーザーにも簡単にアイテムを共有できるので、その利便性は非常に高いといえます。

有料プランに加入せずとも便利な機能を利用できるのもGoogleドライブの魅力といえるでしょう。

それぞれ共有手順とアクセス権の種類が異なる

個人向けのGoogleドライブで利用可能な共有機能と、企業向けの有料アカウントでのみ利用可能な共有ドライブとでは、共有する方法やアクセス権の種類が異なります。

ここではそれぞれの特徴と違いについて詳しく解説します。

「共有設定」と「アクセス権」の意味

共有する方法について説明する際に、よく登場する基本的な用語「共有設定」と「アクセス権」の違いについて解説します。

共有設定とは、アイテムを共有する範囲についての設定です。

特定のユーザーや学校や仕事でのチームメンバーだけに共有するのか、インターネット上に公開するなど不特定多数に対し共有するのかといった範囲を設定することを指します。

アクセス権とは、アイテムを共有した相手がそのアイテムに行える操作の範囲です。

共同編集をおこなうのであればアイテム自体の編集やコメント機能を許可する必要がありますが、不特定多数に資料として配布する場合などは閲覧のみに制限しておくと良いです。

せっかく作成したアイテムに変更を加えられたくないという場合は、このアクセス権で操作範囲を制限することが大切になります。

【共有ドライブ編】共有設定/アクセス権の種類と内容

有料プランでのみ利用可能な共有ドライブにける共有設定とアクセス権についてその種類や内容を詳しくご紹介します。

共有ドライブでは「Google Workspaceの管理者による設定」「各共有ドライブの管理者による設定」「ユーザーレベルのアクセス権の設定」という3段階の設定方法があります。

ユーザーレベルで指定可能なアクセス権の設定

Google Workspaceに所属する各ユーザーが設定できるのは、アイテムを共有する際のアクセス権です。

この設定を変更することで、共有相手がアイテムに加えられる操作の範囲を細かく設定することができます。

これは個人向けのGoogleアカウントにおけるアクセス権と非常に似ていますが、共有ドライブの方が選択できるアクセス権の種類がより細かく分かれています。

コンテンツ管理者

デフォルトの状態では全てのユーザーがこのコンテンツ管理者に設定されています。

コンテンツ管理者は基本的な操作が全て許可されており、編集やコメントの追加など共同編集に必要なあらゆる操作を加えることが可能です。

管理者

管理者はコンテンツ管理者に認められている操作に加えて、共有ドライブにおけるユーザーの削除や追加、共有ドライブ全体の設定の変更などをおこなうことができます。

共有ドライブに含まれていないユーザーに対しゲストとしてアクセス権を付与することができるのも、管理者に限られます。

投稿者

投稿者はファイルのアップロードのみが認められています。

そのためアップロード済みのファイルを移動したり削除したりといった操作をおこなうことができません。

閲覧者(コメント可)

言葉通り、共有ドライブ内にアップロードされたファイルを閲覧し、コメントを加えることができるのが閲覧者(コメント可)です。

ファイルの内容自体は変更できませんが、コメントを残すことができるので添削や校閲に近い操作ができると言えます。

閲覧者

閲覧者もその名の通り、共有ドライブにアップロードされたファイルにアクセスし内容を閲覧することができます。

コメントや編集を加えることはできないので、ファイルを作成時の状態で維持したい会議の資料共有などにおすすめの設定といえます。

Google Workspaceの管理者による設定

GoogleWorkspaceは企業や学校などの団体向けのサービスなので、その代表者に当たる「管理者」と呼ばれるユーザーが存在します。

この管理者は共有ドライブ以外にもGoogle Workspaceに関する機能の統括役ともいえる存在で、所属団体のGoogle Workspaceに含まれる全てのアカウントに対し一括で設定を変更することができます。

共有ドライブにおけるGoogle Workspace管理者がおこなえる設定は、外部へのファイル共有を許可するかどうかについてです。

共有権限を設定することで、所属団体のGoogle Workspaceに含まれるアカウントが、所属団体以外のユーザーにドキュメントや画像などのファイルを共有することに対して制限をかけることができます。

設定可能な共有権限は以下の3種類です。

(1)「オン」ビジターに共有するあらゆるケースを許可する
(2)「ホワイトリスト」あらかじめホワイトリストに登録したGoogleアカウントとの共有のみ許可する
(3)「オフ」ビジターに共有するあらゆるケースを許可しない

ここでいう「ビジター」とは、自分の所属する組織以外のユーザーを指します。

ホワイトリストに登録できるのはGoogleアカウントのみなので、Googleアカウント以外にメールアドレスなどを使って共有したい場合は「オン」に設定しておく必要があります。

この設定を管理者がおこなうことで、所属団体に所属するユーザーが共有できる範囲を一括で制限することができます。

組織の情報漏洩対策などにも有効な設定といえるでしょう。

共有ドライブの管理者権限を持つユーザーによる設定

Google Workspaceでは、管理者以外のユーザーに「管理者権限」と呼ばれる管理者に準ずる権利を持たせることが可能です。

管理者はGoogle Workspace全体に一括で制限を設定することができますが、管理者権限の場合は各共有ドライブにおいて、そのドライブに含まれるユーザーに対する一括設定をおこなうことができます。

この管理者権限は共有ドライブごとにユーザーを設定することができ、以下の3つの設定を操作する権限を付与できます。

(1)ビジターへのアクセス権を付与できるようにする
(2)共有ドライブのメンバー以外の同じ組織に所属するユーザーにファイルへのアクセス権を付与できるようにする
(3)「閲覧者」「閲覧者(コメント可)」のユーザーにファイルのダウンロード、印刷、コピーを許可する

上の3つの設定について管理者権限を持つユーザーはオンとオフを切り替えることが可能です。

ただし、ビジターへのアクセス権についてはGoogle Workspace管理者が「オフ」に設定している場合は強制的にオフになるので注意してください。

【個人向け共有機能編】共有設定/アクセス権の種類と内容

誰でも無料で利用可能な個人向けGoogleアカウントで利用可能な共有機能における共有設定やアクセス権の種類・内容について詳しくご紹介します。

アクセス権の種類

アクセス権とは、共有相手がアイテムに加えることができる操作の範囲であるとお伝えしました。

無料で利用可能なGoogleドライブでは以下の3種類のアクセス権を設定することが可能です。

編集可

アクセス権を「編集可」にした場合は、その名前の通り共有相手もアイテムを編集することが可能です。

共有元のユーザーと同じように内容や名称に変更を加えることができるため、共同編集をしたい場合はこちらのアクセス権を選択してください。

逆にインターネット上での公開や会議の資料を共有する場合など、アイテムを勝手に変更されたくない場合はうっかりこの設定を選ばないよう注意が必要です。

コメント可

コメントとは、共有アイテムに対してコメントを残すことができる機能です。

コメントを加えたい部分がハイライトで色分けされて表示されるので、どこに対しての意見なのか相手に分かりやすく示すことができます。

また、ドキュメント上の文章に注釈や補足説明としてコメントを加えるという使い方も可能です。

リアルタイムで共同編集できない場合でも、このコメント機能を活用することで意思疎通を取りやすくなるといえるでしょう。

なお、このコメント機能は[編集可]のアクセス権でも利用することができます。

閲覧可

[閲覧可]を選択した場合、共有相手はアイテムに対してコメントや編集を加えることはできません。

そのため、不特定多数に向けてアイテムを公開する場合や会議の資料として配布する場合などにこのアクセス権が適しています。

共有範囲とアクセス権を設定して共有する方法

Googleドライブにおける共有設定は、メールアドレスやGoogleアカウントを使って特定のユーザーに共有する方法と、アイテムにアクセスできるURLを作成し、そのURLを他のユーザーに知らせる方法の2つがあります。

共有したいアイテムの上にカーソルを合わせ、右クリックした後[共有]という部分をクリックします。

下の画像で示した部分に共有したいユーザーやグループの名前を入力すると、該当するGoogleアカウントが表示されます。

表示されたアカウントをクリックし、続いて[完了]をクリックすると共有ができます。

またURLを他のユーザーに知らせる場合、そのURLを開くことができるユーザーを更に細かく指定することが可能です。

同様に共有したいアイテムにカーソルを合わせて右クリックし[共有]を選んだら、下の画像で示した部分をクリックします。

次に下の画像のような画面になるので、赤枠の部分をクリックして公開範囲を設定します。

下の画像のように[制限付き][(グループ名)][リンクを知っている全員]という選択肢があるので、公開したい範囲をクリックしてください。

次に下の画像で示した部分をクリックし、共有相手に与えるアクセス権を選択します。

下の画像のように[閲覧者][閲覧者(コメント可)][編集者]という選択肢が表示されるので、用途に合わせたものをクリックします。

最後に[完了]という部分をクリックすると共有が終わります。

共有されたアイテムを開けない時の対処法

他のユーザーからアイテムを共有されているけれど、うまく開くことができないという場合の対処法をご紹介します。

アクセス権をリクエストする

共同編集をするためにアイテムを共有されたものの、[アクセス権がありません]と表示された場合は、相手が正しくアクセス権を設定できていないと考えられます。

その場合は、画面上の指示に従うことでアクセス権をリクエストすることができます。

別のGoogleアカウントでアクセスしてみる

Googleアカウントを複数持っている方の場合、自分が現在ログインしているアカウント以外のアカウントにアクセス権が付与されているケースも考えられます。

そのような場合は一度アカウントからログアウトするか、別のアカウントに切り替え、再度アイテムを開いてみてください。

まとめ

Googleドライブの便利な共有機能をより安心して活用するために不可欠なアクセス権や共有設定についてご紹介しました。

有料プランであるGoogle Workspaceでは、より多くのユーザーにまとめて共有できる共有ドライブ機能が搭載されています。
企業や学校など人数の多い組織でアイテムを共有する際に便利な機能が利用できる点が魅力です。

多くの方が利用されている個人向けの無料アカウントでも、アクセス権や共有範囲の設定など安心の機能が充実しています。

大切なアイテムを気軽に共有できるだけでなく、セキュリティ面でも安心の機能が揃っているGoogleドライブをぜひ活用してみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

この記事がお役に立ちましたら、"いいね!"をお願いします
minwebの最新情報をお届けします

minweb編集部(株)セルリア

”共に考え、共に創るWebの成功戦略”というスローガンのもと、お客様と一からWeb戦略を考え、
企画し実装まで支援する伴走型Webコンサルティング会社です。

こちらの記事をお読みのかたにおすすめ!完全無料のダウンロード資料

Googleサーチコンソール使い倒し活用術  <AOHON>

ダウンロード資料画像

Googleの検索エンジンに関する情報を幅広く確認できるツール「Googleサーチコンソール」の活用方法をまとめました。新サーチコンソールの機能を網羅的に紹介するだけでなく、Webサイトを最適化できる実践的な方法までわかりやすく解説します。

サーチコンソール初心者の方が知りたい導入方法から、上級者向けのコンテンツ改善の方法まで、押さえておきたい要素を1つに集めた、SEOに力を入れたいすべてのWeb担当者におすすめの一冊です。