【PC・スマートフォン】Googleドキュメントのオフライン機能の使い方と注意点について

出先など、インターネット環境がない中でもドキュメント編集をおこないたい方もいらっしゃるのではないでしょうか。

Googleドキュメントの「オフライン機能」を使用すると、インターネットがない場所でも文書作成をすることが可能です。

Googleドキュメントのオフライン機能の使い方と、使用する際の注意点についてご紹介します。

Googleドキュメントのオフライン機能とは

Googleドキュメントのオフライン機能とは、インターネットがない場所でもGoogleドキュメントを使用し、文書作成をすることができるとても便利な機能です。

インターネット環境がないけれど、新しいアイデアが思いつき今すぐドキュメントを編集したいという時にも活用することができます。

Googleドキュメントをオフラインで使用する方法　PC編

ブラウザ版Googleドキュメントのオフライン機能を使用して、オフラインで文書作成をする方法をご紹介します。

Googleドキュメント上でオフライン機能を有効にする

Googleドキュメント上でオフライン機能を有効にする方法は2通りあります。

設定からオフライン機能を有効にする

1.Googleドキュメントのトップ画面を開き、オフラインに設定したいファイルの右下にあるアイコンをクリックする

2.「オフラインで使用できるようにする」をクリックする

クリックすると画像のように青くなります。

ドキュメントファイルにチェックマークが表示されれば、オフライン設定完了です。

ヘルプからオフライン機能を有効にする

1.Googleドキュメント上のメニューバーから「ヘルプ」をクリックする

2.「メニューを検索」をクリックする
この時Alt＋/のショートカットキーで表示させることも可能です。

3.検索欄に「オフライン」と入力をする
すると下に「オフラインで使用可能にする」という文が表示されるので、クリックしてください。

画像のように、画面左下に「ドキュメントをオフラインで使用できるようになりました」と表示がでれば、オフライン設定完了です。

Googleドライブ上でオフライン機能を有効にする

Googleドキュメントを開かずに、Googleドライブ上でオフライン設定をすることも可能です。
Googleドライブ上でドキュメントのオフライン設定をおこなう方法についてご紹介します。

1.Googleドライブを開く

2.オフライン設定したいドキュメントの上で右クリックする

3.メニューから「オフラインで使用可」をクリックする

すると画像のように左下に「1個のファイルをオフラインで使用できるようにしています」という文が表示されます。

また、再度ドキュメントの上で右クリックをし、画像の赤枠のように「オフラインに使用可」のスイッチが青くなっていればオフライン設定完了です。

Googleドキュメントをオフラインで使用する方法　スマートフォン編

PCだけではなく、スマートフォンやタブレットからオフライン設定をすることが可能です。

スマートフォンやタブレットでドキュメントのオフライン設定をする方法を2種類ご紹介します。

Googleドキュメント上でオフライン機能を有効にする

アプリ版Googleドキュメントを使用して、ドキュメントのオフライン設定をする方法についてご紹介します。

1.アプリ版Googleドキュメントをインストールする

2.ホーム画面でオフラインに設定したいドキュメントの右横にある「・・・」をタップする

3.メニューの中から「オフラインで使用可能にする」をタップする

するとドキュメントの横にオフラインマークが、画面下の方に「ファイルをオフラインで使用できます」という文が表示されます。

再度ドキュメント右横の「・・・」をタップし、下画像の赤枠のようにオフラインアイコンが緑になっていれば、オフライン設定完了です。

Googleドライブ上でオフライン機能を有効にする

アプリ版Googleドライブを使用して、ドキュメントのオフライン設定をおこなう方法をご紹介します。

1.アプリ版Googleドライブをインストールする

2.オフラインに設定したいドキュメントの右上にある「・・・」をタップする

3.メニューから「オフラインで使用可能にする」をタップする

すると下の画像のように、画面下部に「ファイルがオフラインで使用可能になります」という文が表示されます。

再度ドキュメントの右上にある「・・・」をタップします。
下の画像のように「オフラインアクセスを削除する」というメニューが表示され、緑のオフラインアイコンが表示されていればオフライン設定完了です。

オフライン機能を無効にする方法　PC編

インターネットが安定した環境では、オフライン機能をオフにしたいですよね。
PCで有効にしたオフライン機能を無効にする方法についてご紹介します。

Googleドキュメント上でオフライン機能を無効にする

Googleドキュメント上でオフライン機能を無効にする方法は2種類あります。

設定からオフライン機能を無効にする

1.Googleドキュメントのトップ画面でオフライン設定したいドキュメントの「・・・」をクリックする

ヘルプからオフライン機能を無効にする

1.メニューバーの「ヘルプ」をクリックする

2.「メニューを検索」の欄に「オフライン」と入力する

3.「オフラインで使用可能にする」をクリックし、チェックマークを外す

すると画像のように「オフラインでの使用ができなくなりました」という文章が表示されます。

これでオフライン機能が無効になりました。

Googleドライブ上でオフライン機能を無効にする

Googleドライブ上でオフライン機能を無効にする方法は以下の通りです。

1.オフライン機能を無効にしたいドキュメントの上で右クリックする

2.「オフラインで使用可」をクリックし、チェックを外す

すると画像のように「オフラインで使用できなくなりました」という文章が表示されます。

再度右クリックし、画像のように「オフラインで使用可」が青くなっていなければ、オフライン機能の無効化完了です。

オフライン機能を無効にする方法　スマートフォン編

スマートフォンでGoogleドキュメントのオフライン機能を無効にする方法をご紹介します。

Googleドキュメント上でオフライン機能を無効にする

アプリ版Googleドキュメントを使用してオフライン機能を無効にする手順は以下の通りです。

1.オフライン機能を無効にしたいドキュメントの「・・・」をタップする

2.「オフラインアクセスを削除する」をタップする

すると「ファイルをオフラインで使用できなくなりました」という文章が表示されます。

再度ドキュメントの横にある「・・・」をタップし、「オフラインで使用可能にする」が表示されれば、オフライン機能の無効化完了です。

Googleドライブ上でオフライン機能を無効にする

アプリ版Googleドライブ上でドキュメントのオフライン機能を無効にする方法は以下の通りです。

1．オフライン機能を無効にしたいドキュメントの「・・・」をタップする

2.「オフラインアクセスを削除する」をタップする

すると画像のように、「オフラインで使用できなくなりました」という文章が表示されます。

再度ドキュメントの「・・・」をタップし、「オフラインで使用可能にする」と表示されていれば、オフライン機能の無効化完了です。

オフライン機能を使用する際の注意点

Googleドキュメントのオフライン機能を使用する際の注意点についてご紹介します。

Chromeブラウザが必要

Googleドキュメントをオフラインで使用する場合は、Chromeブラウザが必要になります。

Googleドキュメントを普段SafariやFirefox、Microsoft Edgeで使用している場合は、オフラインで使用する時だけはChromeを使用するようにしてください。

複数人で共有しているドキュメントは編集しない

Googleドキュメントのオフライン機能を使用している際におこなった編集内容は、オフライン機能を無効にし、インターネットに繋ぐまで同期されません。

そのため、複数人で共有しているドキュメントをオフラインで編集しているうちに、他の人がオンラインで編集すると、それぞれの編集が混同してしまいます。

複数人で共有しているドキュメントをオフラインで編集する場合は、編集することを伝えておく必要があるでしょう。

まとめ

Googleドキュメントのオフライン機能の特徴とオフライン機能を有効にする方法、無効にする方法についてご紹介しました。

オフライン機能を使用することで、インターネット環境が整っていない場所であってもドキュメントの編集をすることが可能になります。

Googleドキュメントだけでなく、GoogleスプレッドシートやGoogleスライドなどでも使用することができる機能なので、注意点に気を付けて活用してみてはいかがでしょうか。

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