Googleドキュメントを共有する方法やメリット、注意点について

Googleアカウントを持っていれば、誰でも無料で使用することができる文書作成ツールGoogleドキュメントには便利な機能が多く搭載されています。

様々な機能の中でも特に「共有機能」はGoogleドキュメントならではの便利な機能です。

今回はGoogleドキュメントで共有する方法と、共有するメリットについて詳しくご紹介します。

Googleアカウントを持っていない相手と共有をする方法についても合わせてご紹介するのでぜひ参考にしてください。

Googleドキュメントの共有とは？

そもそもGoogleドキュメントの「共有」とは、Googleドライブで作成したファイルを指定した第三者と共有することです。

メールに添付できないような大容量のファイルも複数のユーザー間で簡単に共有することができます。

Googleドキュメントを共有するメリット

Googleドキュメントを共有することで、同じファイルを複数人と共同で閲覧することや同時編集、コメントを残すことが可能になります。

特定のユーザーを指定してそのユーザー間のみで安全に共有することが可能なので、複数人で共同して行うプレゼン資料作成などに最適です。

文章の修正や変更に対してコメントを残してフィードバックすることもできるので、修正箇所も分かりやすいという特徴もあります。

最大100人まで共同で編集をすることができる

Googleドキュメントは、自分を入れて最大100人と共有をすることが可能です。

ドキュメントを共有することによって、共有者全員が同時に閲覧、コメント、編集をすることができるので、複数人で情報を共有しながら編集したい時などにとても便利です。

Googleドキュメントを共有する時の注意点

Googleドキュメントを共有する際には、以下のことに注意する必要があります。

共有状況を把握しておく

Googleドキュメントを共有する際には、ドキュメントの共有相手を常に把握しておくようにしましょう。

大きなチームで作業をしていると、特に誰とドキュメントを共有したのかが分からなくなってしまいがちです。

大きなプロジェクトを進める際、人が入れ替わることも多いです。
今はチームの一員ではないという人と共有したまま、ドキュメントで作業を続けてしまうと機密情報を伝えることになってしまいます。

部署の移動により、部署内で共有していたものが他部署に漏れてしまった等のトラブルにもなりかねません。

ドキュメントを共有する際には、誰に共有するのか、いつまでの共有にするのか、などセキュリティに留意し共有設定する必要があります。

Googleドキュメントを他のユーザーと共有する方法

Googleドキュメントを他のユーザーと共有する際の手順についてご紹介します。

共有リンクを取得し相手に送る

1.右上の共有ボタンをクリック

2.「リンクを知っている全員」を選択する

3.右下の「閲覧者」から用途に合わせて権限を決める

4.リンクをコピーし、共有したいユーザーへ送る

また共有したいユーザーのメールアドレスを直接入力して共有を行うことも可能です。

リンクを送った相手がリンクを開くと共有が開始されます。

Googleドキュメントアプリからでも共有可能

Googleドキュメントのスマートフォンアプリからも共有設定は可能です。
その手順をご紹介します。

1.右上の「・・・」をタップする

2.「共有とエクスポート」をタップする

3.「共有」をタップする

「共有」をタップしたら、共有したい方のメールアドレスを入力することで共有を開始することができます。

Googleドキュメントの共有範囲や権限を設定する

Googleドキュメントで作成したドキュメントファイルを共有する際には、共有範囲と権限を設定する必要があります。

共有範囲と権限とは一体どのような機能なのか、概要と設定手順についてご紹介します。

共有範囲は3段階

共有範囲とは、共有して閲覧や編集をすることのできる共有相手のことを指し、3段階に分かれています。

・特定のユーザー
「特定のユーザー」では、共有したい相手のメールアドレスやGoogleアカウントを入力し、ピンポイントでドキュメントを共有開始することができます。

・特定のユーザーグループ
「特定のユーザーグループ」では、プロジェクトの関係者や部署など、ドキュメントを頻繁に共有したいメンバーをあらかじめグループ化して共有を開始することができます。 ドキュメントごとに共有設定をおこなう必要がなく、一括で共有することが可能です。

・リンクを知っている全員
「リンクを知っている全員」では、ドキュメントのリンクにアクセスした全員にファイルを共有することができます。大人数で共有したい時にとても便利です。

共有の権限を使い分ける

権限とは、共有相手が共有されたドキュメントに対してできる動作の範囲の事を指し、3段階に分かれています。

共有権限を使い分けることで、共有相手が共有されたアイテムに対してできる内容を制限することができます。

閲覧者

「閲覧者」を選択すると、名前の通り共有されたドキュメントを閲覧することが可能になります。

コメントが可能な閲覧者

「コメントが可能な閲覧者」を選択すると、閲覧するだけでなくドキュメントにコメントを残すことが可能になります。

編集者

「編集者」を選択すると、ドキュメントのオーナーと同じようにドキュメントの内容を編集することが可能になります。
複数人でプレゼンを作成する時などにおすすめです。

Googleドライブのフォルダを他ユーザーと共有する方法

Googleドライブに保存したGoogleドキュメントファイルは、Googleドライブ内で共有することも可能です。

Googleドライブ内でドキュメントファイルを共有する方法とその手順について解説します。

共有リンクを取得して共有する方法

上記でご紹介した方法の他に、共有リンクを取得して共有をする方法があります。

1.共有したいファイルの上で右クリックし、「リンクを取得」をクリックする

2.リンク取得欄から「リンクを知っている全員」、「リンクをコピー」、「完了」の順で選択する

3.コピーしたリンクを共有したい相手に送る
共有相手がリンクをクリックした時点で、共有が開始されます。

メールアドレスを入力して共有する方法

共有したい相手のメールアドレスを直接入力して、共有を開始する方法をご紹介します。

1.マイドライブから、共有したいファイルを右クリックし、その後共有をクリックする

2.共有したい相手のメールアドレスを入力する

3.共有相手の権限を選択する

権限選択後送信をクリックします。
これでドライブ内のドキュメントファイルの共有は完了です。

Googleドライブアプリからでも共有が可能

スマートフォンのGoogleドライブアプリからでも、ドキュメントファイルを共有することが可能です。

Googleドキュメントアプリと同じく、簡単に共有を開始することができるためとても便利です。

Googleドライブアプリからファイルを共有する方法とその手順についてはこちらの記事でご紹介しています。

共有ドライブの基本的情報から、共有ドライブを使用するメリットについても解説しているので、ぜひ参考にしてください。

▶ 【徹底解説】Googleドライブでアイテムを共有する方法（スマホ/PC）

Googleアカウントを持っていない相手と共有する方法

Googleドキュメントファイルは、Googleアカウントを持っていない相手とも共有をすることができます。

その方法や手順、メリットについてご紹介します。

ビジター共有

「ビジター共有」とは、Googleアカウントを所持していないユーザーをビジターとして招待し、Google形式のファイルを共有することができるという機能です。

＜共有可能なファイル形式＞ ・Googleドキュメント
・Googleスプレッドシート
・Googleスライド
・Googleサイト
・画像
・PDF
・Officeファイル

GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどで作成されたファイルを、Googleアカウントを所持しているユーザーと共有するのと同じように、編集者、閲覧者といった権限を付与し共同編集をすることも可能です。

ビジター共有の手順

ビジター共有の手順についてご紹介します。

1.【オーナー】右上の共有ボタンをクリック

2.【オーナー】共有したい相手のメールアドレスを入力する

3.【オーナー】共有相手の権限を選択する

権限選択後、送信をクリックします。
すると共有相手のメールアドレスに、このようなメールが届きます。

4.【共有相手】メールからドキュメントを開く

5.【オーナー】共有者を確認する
共有した相手のメールアドレスが表示されていれば、共有完了です。

共有後に編集者、閲覧者などの権限を変更することも可能です。

ビジター共有のメリット

ビジター共有には、Googleアカウントを持たない相手とも共同編集が可能になるというメリットに加えて、ファイル変換・メール送信の手間が省けるといったメリットもあります。

Googleアカウントを持っていない方とファイル内の情報を共有するために、GoogleドキュメントをWord形式やPDFに変換してからメールで送信といった手間を省くことができます。

変更がある度にファイル変換をしメールで送信する必要もなく、常に新しい情報を共有することができるので効率よく作業を進めることができます。

ビジター共有で注意する点

ビジター共有にはメリットがある反面、注意するべき点も存在します。

ビジター共有では、Google形式のファイルを日常的に使用しない方とファイルを共有するため、共有相手に慣れてない操作をしてもらうことになります。
ファイルの編集方法や閲覧方法をしっかりと説明する、疑問点を解決するための対応が必要になります。

またそのファイルを共有しておく必要がなくなった場合は、情報漏洩などの予防として速やかに共有を停止することが重要です。

Googleドキュメントの共有を停止する方法

ドキュメントを共有する必要が無くなった場合は、情報が漏洩してしまわないようにすみやかに共有を停止しましょう。

共有を停止する手順についてご紹介します。

Googleドキュメント上で共有を停止する

1.共有を停止したいドキュメントを開き、右上の「共有」をクリックする

2.共有しているユーザーの権限欄をクリックする

3.一番下の「削除」を選択する

4.「保存」をクリックすると共有停止完了

一度削除してしまった後に一度共有したいという場合は、再度共有するユーザーのメールアドレスを入力、またはリンクを送信する必要があるので、注意してください。

マイドライブから共有を停止する

1.共有を停止したいファイルの上で右クリックをし、「共有」をクリックする

2.共有しているユーザーの権限欄をクリックし、「削除」を選択する

3.「保存」をクリックすると共有停止完了

まとめ

Googleドキュメントの共有機能を使用することで、作成したドキュメント上の情報を共有することができるだけでなく、共同編集をすることが可能になります。

共有する範囲や共有相手に与える権限も細かく設定することができるので、セキュリティ面から見ても安心して活用することができます。

スマートフォンのGoogleドキュメントアプリでも共有機能を使用することが可能なので、ぜひ今回の記事を参考にGoogleドキュメントの共有機能を活用してみてください。

その他、同じような話題で以下も取り上げていますので、よろしければご覧ください。

実務に役立つGoogleドキュメントの使い方講座

Googleドキュメントの基本的な使い方から実務に欠かせない機能や使い方まで幅広く解説します。

Googleドキュメントの保存方法とは？ドライブ・PC本体に保存する手順

ドライブやパソコン本体に保存する方法、ドキュメント上の画像を保存する際の手順を詳しくご紹介します。

【画像付きで解説】Googleドキュメントで文字数をカウント・指定する方法

Googleドキュメントに搭載されている文字数カウンターの使い方を解説します。

<a href="https://digitor.jp/textbook/google-document-merit/">Googleドキュメントを共有する方法やメリット、注意点について</a>