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Googleドキュメントを使って音声入力する方法と注意点

ドキュメントの機能の1つに音声入力機能があることをご存じでしょうか。マイクマークを押すだけで音声入力ができる便利な機能です。知っておくと効率よく文章作成ができるGoogleドキュメントの音声入力の方法と注意点をご紹介します。

カテゴリ: Googleドキュメント

Googleが提供しているサービスの1つに「Googleドキュメント」があります。
GoogleドキュメントはGoogleアカウントを持っている人なら、誰でも使うことのできる文章作成ツールです。

Googleドキュメントには複数のユーザーで同時に編集できたり、ファイルを共有できるなど便利な機能が多くあります。

その中でも特に便利なGoogleドキュメントの音声入力機能をご存じでしょうか。
音声を認識して自動で文章を作成してくれるのでとても便利です。

今回はGoogleドキュメントの便利な音声入力機能の特徴や詳しい使い方、注意点をまとめてご紹介します。

Googleドキュメントの音声入力とは

Googleドキュメントの音声入力とは、マイクから入力された音声をGoogleドキュメント上で、リアルタイムで文字に変換してくれる音声入力機能を指します。

音声入力を使うとキーボードで手入力するよりも約1.5倍ものスピードで文章を作成できるといわれており、手入力が面倒な時や時間がない時の文章作成にとても便利です。

Googleドキュメントでの音声入力の特徴

Googleドキュメントの音声入力の特徴についてご紹介します。

認識精度が高い

画面の左上、タイトルバーの下に「ファイル」というタブがあります。ここをクリックすると下にメニュー表のような一覧が出てきます。

また、ゆっくり、はっきり話すことでより正確に音声からテキスト化をおこなってくれます。
アナウンサーの話し方をイメージして話すとよいでしょう。

速度が速い

Googleドキュメントの音声入力機能の大きな特徴として、リアルタイムでテキスト化をしてくれるという点が挙げられます。

音声をすぐにテキスト化することができるので、手でタイピングするよりも早く文章を作成することができ、タイピング技術に不安のある方にとって大きなメリットとなるでしょう。

タイピングが得意な人も音声入力に慣れることができれば、キーボードで入力するよりも早く文章を完成できるようになり、時間の短縮につながるでしょう。

文字起こしの手間が省ける

Googleドキュメントの音声入力機能では、リアルタイムの音声以外にも録音した音声を使うこともできます。

会議などの内容を録音データから文字起こしするには、聞いたり見たりしながら手入力をするため、膨大な時間がかかります。
音声入力機能を使えばマイクに向けて音声を流しておくだけで自動でテキスト化してくれるので、他の仕事をしながら文字起こしすることができ、効率化に繋がります。

Googleドキュメントで音声入力する際の注意点

Googleドキュメントの音声入力機能はとても便利ですが、注意する点もあります。

マイクが遠いと認識されない

音声入力機能の認識能力はとても高いですが、マイクから距離が離れ過ぎていたり、小声でボソボソと話すと正しく認識されません。

音声入力機能をつかう際には、マイクの近くに寄り大きな声ではっきりと話しましょう。
また関係のない音声を拾ってしまわないように、騒音の少ない場所で行うことがポイントです。

自分が思った通りの表現にならない場合もある

発音が同じでも、異なる漢字を使ってテキスト化をされてしまう場合もあります。
その場合は自分の手で手直しすることが必要になります。

会社で使う企画書や議事録などで誤字が多いと、信用を失うことに繋がってしまうこともあるので、同じ発音で漢字が異なるものが多い単語は特にしっかりと確認し手直しをしてください。

入力時に話の順序が変わってしまう場合も

音声を入力中に文字と文字の間をタップするなどしてカーソルを動かしてしまうと、全く違う場所に現在の文章が入力されてしまいます。

順番が変わってしまわないように、音声入力中はカーソルを動かさないように気をつけましょう。

改行・句読点が表示できない

現在Googleドキュメントでは、音声から改行や句読点などを入れる位置を判断し自動で入力してくれる機能はありません。
改行や句読点、感嘆符、疑問符などを入力したい際には、音声に直して認識させる必要があります。

<改行>
「改行」と話す。

<、>
「てん」または「句点」と話す。

<。>
「まる」または「読点」と話す。

<!>
「びっくりマーク」または「びっくり」と話す。

<?>
「はてな」または「クエスチョンマーク」と話す。

また、英語、ドイツ語、スペイン語、フランス語などの音声入力時は英語で発音すると認識してくれます。

  • Period(ピリオド)
  • Comma(カンマ)
  • Exclamation point(!)
  • Question mark(?)
  • New line(改行)
  • New paragraph(改段落)

日本語以外の言語を音声入力する際は、こちらを使用してみてください。

Googleドキュメントで音声入力する方法 PC編

まずPCを使ってGoogleドキュメントで音声入力をおこなう流れをご紹介します。
Googleドキュメントで音声入力を使う場合は、GoogleChromeを利用します。他のブラウザを利用することはできないので、注意してください。

音声入力をするための準備

1.GoogleChromeをインストールすします。
GoogleChromeのインストールが済んでいない方は、こちらの画面からインストールをしてください。

PCのマイク設定をしておく

音声入力を使用する際には、マイク設定をしておく必要があります。

マイク設定 Mac編

1.設定から「音声入力と読み上げ」をクリックします。

2.音声入力を「入」に設定します。

これでマイク設定は完了です。

マイク設定 Windows編

1.設定から鍵マークの「プライバシー」をクリックします。

2.プライバシーメニューから「マイク」をクリックする。

3.①の「このデバイスマイクのアクセス」がをオンにします。
 ②の「アプリがマイクにアクセスできるようにする」をオンにして、Googleドキュメントへのマイクアクセスを有効にします。

これでマイク設定は完了です。

Google ドキュメントを開いて新規作成

1.Googleホームページのアプリ欄から「Googleドキュメント」を選択し、開きます。

右上の四角が9つ並んだマーク、もしくは左上のブックマークバーの「アプリ」部分をクリックすると「ドキュメント」が表示されます。

Windowsの場合はメニュー欄から開きます。
下の画像は右側のマークをクリックした際の画面です。

2.ドキュメントを開いて新規作成をします。

この時目的に合わせ、矢印が指している空白以外のスタイルを選択することも可能です。

音声入力を選択する

1.編集画面上部のメニューバーから「ツール」を選択します。

2.ツールの中から「音声入力」というメニューを選択します。

3.左に表示されるマイクアイコンをクリックします。
マイクマークの上にある言語選択バーから、話す言語を選ぶこともできます。

4.マイクボタンが赤くなったらテキスト化したいことを話します。

5.入力が完了したら、サイドマイクアイコンをクリックすると音声入力を終了することができます。
また、しばらく話さないでいると自動で音声入力は終了されます。

入力後キーボードで編集

音声入力が終わったら、正確に認識されていない文字を修正しましょう。
音声で改行や句読点、感嘆符や疑問符などの記号を入力していない場合は、後から手入力をすることが必要になります。

音声入力中に手入力も可能

音声入力とキーボードを使っての手入力は併用することができます。

後から編集したくないという方は、話している途中で改行や句読点などを入れたい時に、音声ではなくキーボードで入力することも1つの手段です。
その場合、カーソルが句読点を打つべき場所を過ぎる前に入力することができないと、全く違う場所に句読点が入力されてしまうので注意してください。

Googleドキュメントで音声入力をする方法 スマホ編

次にアプリ版のGoogleドキュメントを使って、スマートフォンから音声入力を行う流れについてご紹介します。

PCと同じくスマホにもGoogle Chromeアプリが必要になるので、iPhoneはAPPストアで検索をし、画像のアプリをインストールしてください。

Googleドキュメントアプリをインストール

GoogleChromeと同様に、まず始めにGoogleドキュメントアプリのインストールをする必要があります。

画像のアプリをインストールをしてください。

アプリを開き新規作成をする

1.Googleドキュメントアプリを開き、右下の「+」ボタンをタッチして新規作成します。

2.用途に合わせて空白のドキュメントかテンプレートかを選択します。

音声入力を開始する

1.編集画面でキーボード右下のマイクボタンをタッチします。

2.キーボードからマイク画面に変わったら話し始めます。

マイクボタンがない場合や、音声入力が許可されていない場合は、
・「設定」→「一般」→「キーボード」→「音声入力」
で音声入力をオンにすると、音声入力が有効になります。

iPhoneとAndroidの操作の違い

iPhoneとAndroidで手順や操作に異なる点があるので、ご紹介します。

アプリのインストール

iPhoneの場合Googleドキュメントを使って音声入力をするには、GoogleChrome、GoogleドキュメントのアプリをAPPストアで検索しインストールしなければなりません。

Androidの場合はほとんどの端末にGoogleChrome、Googleドキュメントのアプリが初めからインストールされています。
そのためアプリを開いて、すぐに音声入力を始めることができます。

マイク設定

Androidで音声入力を行う場合は、マイク設定が必要になります。

スマホの設定画面を開いて、【システム】→【言語と入力】→【ソフトウェアキーボード】をタップして設定をしましょう。

キーボードの変更

ソフトウェアキーボードから【Gboard】を選択して、普段使っているキーボードから【Gboard】に切り替えましょう。

Google keepアプリを使う

Googleドキュメントの他にも、Googleが提供しているメモアプリの「Google keep」でも音声入力をすることが可能です。

アプリを開き、画面下部に出てくるマイクマークをタップすると音声入力が開始されます。

Googleドキュメントとドライブで共有することもできるので、思いついたワードを音声入力でメモしておきたいという方には、Google keepもおすすめです。

Googleドキュメントの音声入力を便利に使うコツ

Googleドキュメントで音声入力をする際のコツをご紹介します。
工夫することで時間短縮になり、効率よく文章作成ができるでしょう。

スマホとPCの同時使用

GoogleドキュメントではスマホとPCなど複数の端末で同時に同じドキュメントを開くことができます。
そのためスマホで音声入力を行い、細かい編集などはPCでおこなうことができます。

スマホとPCであらかじめ同じアカウントでログインし、同じドキュメントを開いておけば、スマホで音声入力したテキストがほぼ同時にPCにも反映され、スムーズに文書を作成することができます。

この方法なら、マイクが搭載されていないPCやマイクが不調の場合でも、音声入力と同じスピードで文書を作成することができます。

便利なショートカットキーでマイクを立ち上げる

上記でデスクトップのGoogleドキュメントで音声入力をするには、「ツール」→「音声入力」を選択すると説明しました。

その方法以外に、ショートカットキーを使って音声入力を開始する方法もあるのでご紹介します。
マイクにあらかじめ繋げておけば、下記のショートカットキーを押すことで、マイクアイコンがすぐに表示されます。

・Macの場合
「command」+「shift」+「S」

・Windowsの場合
「ctrl」+「shift」+「S」

音声入力が使えるシーン

音声入力機能を使うと便利になるシーンについてご紹介します。
参考にすることで様々な場面での作業効率を上げることができます。

下書きの作成

Googleドキュメントの音声入力は議事録や企画書を作るために使う以外にも、ブログやエッセイの下書き作成にも活用することができます。

作業継続性が高いく、変更点を常にクラウドに保存することができ、同期がとても早く入力デバイスをPCからスマートフォンなど頻繁に変えても、すぐに最新版を開くことができます。

様々なデバイスから入力や編集をすることができるため、隙間時間に見出しや思いついたことをスマートフォンで入力し、時間ができたらPCで本文を肉付けしていくといった使い方もできます。

動画の文字起こし

音声入力機能では、リアルタイムで話している音声を文字起こしするだけ出なく、元々録音されている音声も文字起こしすることが可能です。

動画の音声をマイクに近づけて流すだけで、文字起こしすることも可能なので、動画に字幕を付けたい時など様々な場面で活用することができます。

Googleドキュメントで音声入力ができない時

Googleドキュメントで音声入力ができない時の対処法を紹介ご紹介します。

再起動・設定を変更する

音声入力がうまく反応しないという時は、まずPCやスマートフォンを再起動してみましょう。

再起動をしてもうまく反応しない場合、アップデートやOSのバージョンアップを試してみましょう。

またマイクの権限を許可していない場合もあるので、設定からマイクの使用許可を選択しましょう。
スマートフォンの場合は、キーボードアプリから設定することもできます。

マイクを交換する

PCで何回やっても音声認識がうまくいかない場合、PC付属のパソコンマイクが故障してしまっている可能性があります。

PCマイクが壊れてしまっている場合、Googleドキュメントでの音声入力ができないだけでなく様々な場面で支障をきたす恐れがあるため早く交換する必要があります。

新しいPCへ本体ごと交換することが難しいという方も多いと思います。
そんな方はマイクだけ交換することを検討してみてはいかがでしょうか。

便利なマイクをご紹介

PCの調子が悪くPCマイクでの音声認識がうまくいかないという方におすすめの便利なマイクを2つご紹介します。

・USBマイクロホン
USB端子で簡単に接続することができるマイクです。
ノイズの影響を受けにくく、自分の好きな位置に移動することができます。

・マイクスピーカー
マイクとスピーカーが一体になっているもので、会議をする中心に設置することで参加者の音声を鮮明に拾うことが可能です。

マイクを交換するだけで、音声入力はもちろんテレワークへワンランクアップした音質で参加することができます。

スマホとPCの同時使い

一定時間音声が聞き取れない場合、音声入力は自動で止まってしまうことがあります。
また音声入力中にブラウザを切り替えたり、最小化をすることで止まってしまうケースもあります。

スマートフォンと併用することで、ストレスなく音声入力をすることができます。

同じドキュメントを開いておくことで、マイクが正常に音声を聞き取らない場合でも、スマホからスムーズに音声入力をすることができるでしょう。

Googleドキュメントで音声入力をしよう

今回はGoogleドキュメントの音声入力機能の特徴や使い方、注意点についてご紹介しました。

Googleドキュメントの音声入力を使うと、議事録の作成やメール、企画書、レポートの下書きなどを音声を使って簡単に作成することができてとても便利です。

手入力と合わせてGoogleドキュメントの音声入力機能を使うことで、効率よく文章作成をすることができます。

PCとスマホとで同時に作業ができたりドキュメントを共有することもできるので、今回紹介したことを参考にして、Googleドキュメントの音声入力を活用してみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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