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Googleカレンダーを共有する方法|上手な使い方や注意点を徹底解説

近年、活用の場の増えているGoogleカレンダーですが、いざ使おうとしても始め方がわからないという方もいるのではないでしょうか。この記事では、Googleカレンダーのログインの仕方についてPCでログインする場合と、スマホでログインする場合に分けて解説します。

カテゴリ: Googleカレンダー

「Googleカレンダー」は利便性の高さからプライベートな場面だけでなく、ビジネスや教育の現場でも活用されることが増えています。
すでに職場や学校で使われてる方もいるのではないでしょうか。

Googleカレンダーには、他のカレンダーサービスにはない多くの特徴がありますが、今回はその中でも特に便利な「共有機能」について、共有方法や注意点などを徹底解説します。

共有機能の知識をしっかりと身につけてGoogleカレンダーの機能を最大限に活用しましょう。

Googleカレンダーを共有するとできること

Googleカレンダーではカレンダーを複数人と共有して管理でき、条件にもよりますが最大で750人まで共有を行うことができます。
Googleカレンダーはデバイスごとの互換性が高いため、スマホやPCなど関係なく閲覧をすることが可能です。

また、Googleカレンダーの共有機能は「容易に共有できる」「共有する相手を指定できる」「位置情報などの追加情報を添付できる」といった点も特徴的です。

Googleカレンダーを共有する方法 〜PC編〜

ここではPCを用いてGoogleカレンダーを共有する方法を解説します。

①自分のアカウントでGoogleカレンダーへログインする

自分のGoogleアカウントでログインしていることを確認してから、Googleカレンダーを起動します。

②「マイカレンダー」から共有するカレンダーを指定する

共有するカレンダーの横に現れる点が縦に3つ並んだ箇所をクリックします。

③共有する相手を指定する

「特定のユーザとの共有」をクリックして「ユーザを追加」をクリックします。

ユーザを指定せずに公開共有する場合には「アクセス権限」から「一般公開して誰でも利用できるようにする」をクリックします。

④共有権限を付与する

「権限」から共有する相手に可能な動作を選択します。

可能な権限は「予定の表示」「予定の変更」「変更および共有の管理制限」の選択が可能です。

Googleカレンダーを共有する方法 〜スマホ・タブレット編〜

現在、スマホ・タブレットのGoogleカレンダーアプリからGoogleカレンダーを共有することはできません。

(2021年7月29日時点)

ただし、Webサーバーに接続する、ブラウザを使えばPC環境上でできるGoogleカレンダーの操作を行うことができます。

ブラウザでGoogleカレンダーを使う

スマホ・タブレットのGoogleカレンダーアプリからGoogleカレンダーを共有することはできませんが、Googleカレンダーをブラウザ上で操作すればGoogleカレンダーを共有することができます。

スマホ・タブレットのブラウザ上からGoogleカレンダーの共有PCで行う場合と同じように操作しましょう。

また、スマホでGoogleカレンダーを操作する場合は、PCで操作する時と同様にサポート対象内のブラウザで行うようにしましょう。
サポート対象外のブラウザで操作を行うと、「カレンダーの更新ができない」「予定が正しく表示されない」といった不具合だけでなく、セキュリティ上の脆弱性が増す危険性もあります。

情報漏洩してしまうと自分だけでなく周りの方にも迷惑をかけてしまう場合もあるため、Googleにサポートされたブラウザを使うようにしましょう。

Googleカレンダーを共有をやめるには

一度、Googleカレンダーの共有を行った人を共有から外すこともできます。

①アクセス権限を開く

「設定と共有」内の「アクセス権限」を開きます。

②ユーザーの権限を解除する

権限を解除したいユーザーのチェックを外します。

Googleカレンダーを共有するときの注意点

便利なGoogleカレンダーの共有機能ですが、気を付けなければならない点があります。

ここではGoogleカレンダーを使う時の注意点を4つご紹介します。 Googleカレンダーの特徴をしっかりと把握して、正しく扱いましょう。

情報漏洩に気をつける

公開リンク制限が無効になっている場合は、URLさえ知っていれば閲覧が可能であるという点に注意が必要です。

大事なデータは扱わないようにするか、限られた人しか使えないような工夫を行いましょう。

Googleカレンダーはパスワードなどによる認証機能がないため、情報を覗き見られてしまう可能性は少なからず存在しています。
会社にとって重要なデータや個人情報を含むデータを共有したい場合にはWebに接続できないシステムや、限られた人しか使うことのできないような代替システムを利用しましょう。

元データ消失の可能性に留意する

「アップロードの失敗」「共有相手が誤って削除してしまう」などの要因によってカレンダーに入力したデータが消失する可能性があります。

元データを共有する前に自分のPCやスマホに保管すると良いでしょう。

タイムゾーン・サマータイム表示に対応していないことがある

Googleカレンダーはタイムゾーン制やサマータイム制の時間表示に対応していない場合もあります。

タイムゾーン制とは、国土の大きな国において地域ごとに異なる時間で生活を行う制度のことです。
また、緯度の高い地域では冬と夏の日照時間の差が大きいため、サマータイムなどと呼ばれる季節によって異なる標準時が設けられている場合もあります。

カレンダーを共有する相手が海外在住の場合には、タイムゾーンやサマータイムの影響を受けていないかを確認した上で共有を行うようにしましょう。
タイムゾーンやサマータイムに対応していない場合は時間などの情報を補足して伝えると良いでしょう。

システムダウン時は代替手段が必要になる

GoogleWorkspaceサービスやGoogleカレンダーサービスに通信障害が生じた場合の代替手段も用意するようにしましょう。

特に、職場や学校でGoogleカレンダーを使用している場合には注意が必要です。
Googleカレンダーをシフト管理や予定表の管理に用いている場合には業務に支障が生じる可能性があります。
実際に過去に起こったGoogleサービスの大規模障害では、Googleカレンダーで予定管理を行なっていた医療機関や企業で業務に混乱が生じたそうです。

ひとつのシステムに依存するのではなく、臨機応変な対応が可能な運用を心がけましょう。

まとめ

Googleカレンダーの共有をうまく活用すると便利に活用をすることができます。

ただし、会社や学校で使う際は個人情報の漏洩対策やシステムダウン時の対策を講じておく必要があります。
Googleカレンダーの特徴をしっかりと把握して賢く使えるようにしましょう。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
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minweb編集部(株)セルリア

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