Gmailの自動振り分け機能を使ったメールを分かりやすく分類する2つの方法

受信トイレ内にメールが煩雑溜まっていると、大切なメールがどこにあるか分からなくなったり、重要な情報を見落としてしまったりするため、「メールを分かりやすく自動で振り分けて管理しやすくしたい」と考えている方は多いかと思います。

メールを分かりやすく分類する際、Gmail以外のメールサービスだと、メールを種類ごとに格納できる「フォルダ」を作成して、管理することが多いですが、Gmailにはフォルダ機能がなく、フォルダを使ってメールを分類することはできません。

ただ、受信したメールにラベルを付ける機能やマークをつける機能、設定した条件に従ってメールにラベルやマークを付ける自動振り分け機能を活用すれば、種類ごとに分かりやすくメールを振り分けることが可能です。

今回は、Gmailで受信したメールを分かりやすく振り分ける方法を解説します。

Gmailで受信したメールを振り分けるには？

冒頭でお伝えしたように、Gmailにはメールを種類ごとに分類して格納するフォルダという機能がないため、フォルダを使って分かりやすくメールを振り分けることはできません。

ただ、受信したメールにラベルを付ける機能やマークをつける機能、設定した条件に従ってメールにラベルやマークを付ける自動振り分け機能を併用することで、メールを種類ごとに分けたり、必要なメールを目立たせたりすることは可能です。

ラベル機能と自動振り分け機能を使ってメールを振り分ける方法

ラベル機能と自動振り分け機能を使うことで、受信したメールを種類ごとにまとめることができるので、メールの整理がしやすくなります。

①どんなラベルが必要か洗い出す

まず、メールを振り分けるにあたってどんなラベルが必要なのか洗い出します。
ラベルを付けることでメールを分類しやすくなるのは確かですが、ラベルの数が多すぎると返って分かりにくくなってしまう場合があります。

ラベルを作成する際はやみくもに作成するのではなく、メールをどのように分類したいのか考えて、必要なラベルを書き出してみるのがおすすめです。

また、ラベルには階層を設けることも可能です。
例えば「クライアント」という親階層のラベルを設定し、子階層のラベルとして「A会社」「B会社」というラベルを作成すれば、よりメールを種類ごとに細く分類できます。

まずはどのようなラベルを作成するか考えてみましょう。

②ラベルを作成する

作成するラベルが決まったら、実際にラベルを作成します。
ラベルはサイドバーの「もっとみる」→「新しいラベルを作成」をクリック。

ラベルの編集画面が表示されるので、「新しいラベル名を入力してください:」に追加したいラベルの名前を入力して「作成」をクリックします。

作成するラベルが子階層のラベルの場合は、「次のラベルの下位にネスト:」にチェックを入れてプルダウンリストから、親階層に指定するラベルを選択してから「完了」をクリックします。

③ラベルをつけたいメールを選択してフィルタを作成する

ラベルを作成したら、ラベルをつけたいメールを選択して自動振り分けを設定します。
今後ラベルを付与したいメールを開いたら、「・・・」→「メールの自動振り分け設定」をクリック。

「フィルタを作成」をクリック。
「From」の部分に記載されているアドレスから送られてきたメール全てに自動振り分け設定をおこないます。

ラベルを付ける場合は「ラベルを付ける」にチェックを入れて、ラベルを選択します。
ラベルを選択したら「フィルタを作成」をクリック。
この時、メニューの最も一番下にある「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にもチェックを入れると、すでに受信しているメールにもラベルを付けることができます。

【応用】ラベルの色は独自に設定できる

デフォルト設定の場合、ラベルの背景色が灰色、文字色が黒色ですが、ラベルの背景色・文字色は変更することができます。ラベルの色を変更する際は、サイドバーのラベルにカーソルを合わせて「・・・」→「ラベルの色」にカーソルを合わせます。

既存の背景色＆文字色の組み合わせも利用できますが、「カスタム色を追加」で好きな組み合わせにすることも可能です。

【応用】Gmailアプリでもラベル機能と動振り分け機能は使える

GmailではWeb版だけでなく、アプリ版でもラベル機能と動振り分け機能が使えます。
ただし、子階層を設定したり、ラベルの色を変更するなどの設定はできないので、細かく設定したい場合はWebブラウザ版を利用する必要があります。

アプリ版ではまず、検索バーの横のアイコンから、「新規作成」をタップ。

ラベルの編集画面が表示されます。
設定したいラベルの名前を追加して、右上の「完了」をタップします。

検索バーの横のアイコンから「設定」をタップして、ラベルの編集をしたいメールアドレスをタップします。
設定画面が表示されたらスクロールして「ラベルの設定」をタップ
作成したラベルの一覧が表示されるので、編集したいラベルを選択します。

ラベルを選択すると、「今後自動的にこのラベルを付けるメール」という部分があるので「追加」をタップして、ラベルをつけたいメールアドレスを「From」に設定して保存をタップすると、自動でラベルを振り分ける設定が完了です。

ただし、Gmailアプリの場合、すでに受信しているメールにはラベルが付与されないため、受信済みのメールにもラベルをつけたい時は各メールごとに設定する必要があります。

スター機能・重要マーク機能と自動振り分け機能を使って受信したメールにマークを付ける方法

スター機能・重要マーク機能と自動振り分け機能を併用すれば、受信したメールの中でも特に重要なものを目立たせることができるため、重要なメールの見落としが防ぐことが可能です。

なお、スター機能・重要マーク機能と自動振り分け機能を併用する方法は、Gmailアプリでは設定できないので、利用する場合はWeb版のGmailでの設定が必要です。

①スターマークや重要マークを付けたいメールを選択

スターマークや重要マークを自動でつけたい場合は、まず付けたいメールを選択して、「・・・」→「メールの自動振り分け設定」をクリック。

※この時「重要マークを付ける」「スターを付ける」をクリックすると、そのメールのみに重要マークやスターが付けられます。

②フィルタを作成する

Fromにメールアドレスが入力されている画面が表示されたら、そのまま下部の「フィルタを作成」をクリック。
フィルタの詳細画面が表示されます。

指定したアドレスから受信したメール全てに重要マークをつけたい場合は「常に重要マークを付ける」にチェックを入れて「フィルタを作成」をクリックします。

指定したアドレスから受信したメール全てにスターをつける場合は「スターを付ける」にチェックを入れて「フィルタを作成」をクリックすれば完了です。

なお、ラベルのフィルタを設定した時と同様、メニューの最も一番下にある「●件の一致するスレッドにもフィルタを適用する。」にもチェックを入れると、すでに受信しているメールにもマークが適用されます。

【応用】スターの色は黄色以外にも設定できる

デフォルト設定の場合、スターは黄色しかありませんが複数の色のスターマークを使えるよう設定することもできます。

複数の色のスターマークを使えるよう設定する場合は、右上の「歯車」マーク→「全ての設定を表示」をクリック。

「全般」タブの「スター:」までスクロール。

「使用中」にあるのが現在使用できるスターの色です。
別の色のスターを使えるようにするには、「未使用」にあるスターをクリックしたまま、「使用中」に移動させます。
スターの色は最大５色設定することが可能で、スター以外に「！」や「？」のアイコンを設定することもできます。

色やアイコンの設定が完了したら、一番したまでスクロールして「変更を保存」をクリックで完了です。

メールに付けたスターの色を変更するには、星マークをクリックします。
複数色のスターを設定した場合、スターマークをクリックするごとに色が変わるので、付けたい色になるまでクリックしましょう。

受信トレイを「優先トレイ」にすると管理しやすい

メールを分かりやすく分類したい場合は、受信トレイの設定を「優先トレイ」に変更するのもおすすめです。
デフォルトの受信トレイの場合は、受信したメールがただ一覧で表示されるだけですが、「優先トレイ」の場合は、受信したメールが「重要な未読メール」「スター付き」「その他のメール」と分けて表示されます。

受信トレイの設定を変更する場合は、右上の「歯車」マークをクリックして、クイック設定をスクロールし、「優先トレイ」にチェックを入れます。

設定した振り分け条件を解除する方法

設定した自動振り分け条件は後から解除することも可能です。
解除する場合は、右上の「歯車」マーク→「全ての設定を表示」をクリック。

「フィルタとブロック中のアドレス」タブをクリックすると、全ての自動振り分け設定が表示されるので、解除したいものを選んで「削除」をクリックします。

まとめ

Gmailには、メールにラベルをつける機能やマークをつける機能、受信したメールに条件を設定してラベルやマークをつける自動振り分け機能があるので、フォルダ機能がなくてもメールを振り分けることが可能です。
ぜひ、メールを振り分けたいときは今回紹介した方法を実践してみてください。

その他、同じような話題で以下も取り上げていますので、よろしければご覧ください。

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Gmailの自動振り分け機能を使ったメールを分かりやすく分類する2つの方法

Gmailで受信したメールを振り分けるには？

ラベル機能と自動振り分け機能を使ってメールを振り分ける方法

①どんなラベルが必要か洗い出す

②ラベルを作成する

③ラベルをつけたいメールを選択してフィルタを作成する

【応用】ラベルの色は独自に設定できる

【応用】Gmailアプリでもラベル機能と動振り分け機能は使える

スター機能・重要マーク機能と自動振り分け機能を使って受信したメールにマークを付ける方法

①スターマークや重要マークを付けたいメールを選択

②フィルタを作成する

【応用】スターの色は黄色以外にも設定できる

受信トレイを「優先トレイ」にすると管理しやすい

設定した振り分け条件を解除する方法

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