Gmailのメール送信機能の使い方(予約送信/送信取り消しなど)

Gmailでメールを送信する方法は非常に簡単です。 Gmailはその仕様上非常に直感的なデザインになっているので、一度やり方さえ覚えてしまえばスムーズにメールを作成して送ることができます。

ここではGmailでメールを送信する基本的な方法と、実務に役立つメール作成術や送信に関する機能を解説します。

Gmailでメールを送信する基本的な方法

Gmailでメールを送信するためには、左にあるサイドバーの一番上にある「＋作成」をクリック。

右下に「新規メッセージ」というメール作成作成画面が表示されます。 (画面が小さいと感じる場合は全画面表示にすると作成しやすくなります。)

宛先を設定する

Gmailに連絡先を設定してい場合は「宛先」をクリックすると連絡先が表示されますが、連絡先を設定していなかったり登録していない宛先に送る場合は、宛先に直接メールアドレスを入力します。

宛先では送り先のメールアドレスをただ単に設定できるだけでなく、CcやBccといった機能も使うことができます。

Ccとはカーボンコピー(Carbon Copy)の略で、「あくまでメインでやりとりするのは宛先に設定した相手だけど、そのやりとりを第三者(上司・同僚など)と共有しておきたい」という場合に活用されます。

Ccに設定したアドレスはメールを受信した人も見ることができるので、「〇〇さんからのメールの内容は、〇〇さんと〇〇さんにも共有されているんだな」ということがわかります。

一方、Bccはブラインドカーボンコピー（Blind Carbon Copy）の略で、一見すると似たようなものに思えますが、その機能性や用途は全く異なります。まず、BccではCcのようにメールの受信者が他の送り先を共有することができませんので、Ccのように誰と共有されているのかは全くわかりません。

そのため、受信者が誰と情報を共有しているかはわかりません。 複数の会社の人へ一斉にメールを送る場合などに適しています。

件名を設定する

件名にはメールのタイトルを設定します。設定しなくても一応メールは送れますが、送信相手に一目で内容を伝えるためにも設定しておくのがおすすめです。設定されていないと迷惑メールとして読まずに削除されてしまうこともありえます。

特にビジネスでメールのやり取りをする場合は件名の設定は不可欠です。

件名を付ける時は15~20文字前後で具体的に内容を表しましょう。ただし、長すぎるとスパムメールと疑われてしまうので、簡潔にすることも心がけましょう。例えば、以下のような件名が最もシンプルで望ましいです。

自分のメールをわかりやすくしたい場合や初めてメールをやり取りをする場合は【】などの記号を活用すると、よりわかりやすくなります。

本文を作成する

宛先・件名を設定したら本文を作成します。あらかじめ署名を設定している場合はすでに署名が入った状態になっています。 (設定してない場合は本文部分は空白になっています。)

何行か改行して本文を作成します。 メモ帳や文章作成ファイルであらかじめ文章を作っておくと、作成途中での誤送を防げます。

プライベートでメールを送信する場合はいきなり本題に入って問題ありませんが、ビジネスでメールを送る場合は文頭に、 ●送る相手の名前 ●最初の挨拶 を入れましょう。

送信する

メールが作成できたら一番下にある「送信」をクリックします。

送信したメールはサイドバーの「送信済み」から確認することができます。

すぐに送信せず日時を設定して送信したい場合は「送信」の横にある「▼」→「日時を設定」をクリック。 いくつか候補が表示されますが、「日付と時刻を選択」から好きな日時に予約送信することができます。

予約送信するとサイドバーに「予定」というメールボックスが追加されます。

送信を取り消す場合は、チェックボックスにチェックを入れ「送信をキャンセル」で取り消すことができます。

取り消したメールは、下書きボックスに移動します。

新規メッセージ欄のアイコン説明

右上の「＋作成」をクリックすると、新規メッセージを作成できるタブが開きます。このタブは右上の矢印マークで拡大化することが可能です。

新規メッセージ作成タブを全画面化すると、WordやGoogleドキュメントのようにアイコンが表示されます。
ここでは、以下のアイコンについて詳しく解説します。

①元に戻す・やり直す
左側の矢印は「元に戻す」アイコンで、クリックすると本文を1工程前の状態に戻すことができます。一方、右側の矢印は「やり直す」アイコンで、元に戻した後で再び最新の状態に戻すことができます。

②フォント
「▼」をクリックすると、本文のフォントを変更することができます。画像では「Sans Serif」が選択されていますが、明朝体やゴシック体に設定することも可能です。

③サイズ
文字のサイズを小・標準・大・最大の４サイズから設定することができます。

④太字
本文を太文字で入力できます。

⑤斜体
本文を斜体で入力できます。

⑥下線
入力した本文に下線をつけることができます。

⑦テキストの色
「▼」をクリックするとカラーパレットが表示されて、文字色と背景色を変更できます。

⑧配置
本文の配置を変更できます。「▼」をクリックすると、上から左揃え・中央揃え・右揃えになります。

⑨番号付きリスト・箇条書き
箇条書きの本文を追加できます。右側が番号が付いているリスト、左側が「●」の箇条書きになります。

⑩インデント減・インデント増
本文のインデント(字下げ)を調節できます。

⑪引用
引用している部分をわかりやすく表示することができます。

⑫取り消し線
本文に取り消し線をつけることができます。

⑬書式をクリア
設定した書式を削除して初期設定にすることができます。

また、新規メッセージを作成できるタブにはツールバーの下にもいくつかアイコンがあります。

①送信
作成したメッセージを送信するアイコンです。「▼」をクリックすると、予約送信が可能です。

②書式設定オプション
クリックすると書式設定のツールバーを表示させることができます。

③ファイルを添付
クリックするとデバイス内のファイルをメッセージに添付できます。

④リンクを挿入
クリックすると、表示するテキストとリンク先を設定できます。リンク先にはウェブサイトだけでなく、メールアドレスを設定することが可能です。

⑤絵文字を挿入
絵文字をメッセージに挿入することができます。

⑥ドライブを使用してファイルを挿入
Googleドライブ内にあるファイルを挿入できます。

⑦写真を挿入
デバイス内の写真を挿入できます。

⑧情報保護モードを切り替え
情報保護モードとは、機密情報を不正なアクセスから保護できる機能です。情報保護モードで新規メッセージを送ると、一定期間、受信者は転送・コピー・印刷・ダウンロードができません。「情報保護モードを切り替え」をクリックすると、有効期限やSMSパスコードを設定できます。

⑨署名を挿入
クリックすると設定した署名を挿入できます。挿入する署名は選択することが可能です。

送信を取り消す方法

Gmailではメールを送信した後、一定時間内であれば送信を取り消すことができます。左下の「メッセージを送信しました」の隣にある「元に戻す」をクリックすると、送信が取り消されて、相手にメッセージは届きません。

「元に戻す」という表示は一定時間がすぎると消えて、送信を取り消すことができなくなります。送信取り消しが可能な時間は右上の歯車マークから設定できます。

「設定」→「全般」→「送信取り消し」から取り消し時間が設定できます。取り消し可能時間は5秒・10秒・20秒・30秒から選べます。

まとめ

Gmailではただメッセージを作成して送るだけでなく、メッセージを予約送信したり、送信を取り消したりすることもできます。
ぜひ、機能を活用してビジネスに役立てて見てください。

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Gmailのメール送信機能の使い方(予約送信/送信取り消しなど)

Gmailでメールを送信する基本的な方法

宛先を設定する

件名を設定する

本文を作成する

送信する

新規メッセージ欄のアイコン説明

送信を取り消す方法

まとめ

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