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これさえ押さえればバッチリ!Gmailの使い方

Gmailには様々な機能が備わっており、上手に活用することで簡単にメールを作成・送信できます。また、メールの管理についても機能が充実しているので重要なメールの見落としも防げます。今回は効果的なGmailの使い方について解説します。

カテゴリ: Gmail

Googleが提供しているメールサービスであるGmailには様々な機能があるため、「これから初めてGmailを使用する」という場合、まず何を設定しておくと良いのか、どのように使っていければ良いのか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。

Gmailには色々な機能がありますが、初めてGmailを使用する際は、全ての機能をいきなり使いこなそうとするのではなく、まずはメールの送受信になれることが大切。
また、同時にGmailの利点などを押さえておけば、有効に使うことにも繋がります。

今回は、Gmailを初めて使う方に向けて、Gmailの使い方や使うメリットを解説します。

Gmailを使う主な5つのメリットとは?

Googleが提供しているメールサービスであるGmailには主に5つのメリットがあります。

機能性に優れている

まず、Gmailのメリットにあげられるのが機能性です。
Gmailの他にも様々なメールサービスがありますが、Gmailは特に機能性に優れています。

例えば、Gmailはメールの管理機能に優れています。
重要なメールがメールが一目で分かるよう設定できるので重要なメールの見落としを防いだり、ラベルを付けてメールを分かりやすく仕分けたりすることができます。
メールの管理がとてもしやすいので、プライベートはもちろん、ビジネスにも活用することが可能です。

また、Gmaillでは@gmail.comではない@yahoo.co.jpや@iCloud.coといった他のドメインのメールアドレスに届いたメールをGmail上で管理することができるようになっています。
メールアカウントをGmailに追加すれば管理が可能になるため、いくつものメールサービスを併用せずに済みます。

他にも、Gmailには便利な機能がたくさんあるため、個人・法人問わず様々な場所で幅広く使用されています。

アカウントさえあれば無料で使うことができる

Gmailには色々な機能が用意されていますが、基本的には無料で全て使用できます。

もちろん、独自ドメインのメールアドレスを使用する、容量を増やすという場合には、Googleが提供しているグループウェア「Google Workspace」へ登録したり、追加で費用を支払ったりする必要がありますが、Gmailにあるほぼ全ての機能は無料で使うことが可能です。

ただ、Gmailそのものを使用するにはGoogleアカウント(無料)を作成する必要があるので、まずはGoogleアカウントの作成から始めると良いです。

パソコン・スマートフォンの両方からアクセスできる

Gmailはパソコンだけでなく、スマートフォンからアクセスすることができます。
パソコン・スマートフォンの両方でメールを確認することが可能なので、出先で手元にパソコンがないという状態でもサッと返信を送ったり、メールをチェックしたりすることができます。

また、Gmailアプリをインストールしておけば、わざわざブラウザでGmailをたちあげなくても、すぐにGmailにアクセスすることが可能です。

データがクラウド上に保存されるので端末の容量を圧迫しない

Gmailはクラウド型のメールサービスです。
パソコンやスマートフォンといったデバイスにソフトウェアをインストールして利用するオンプレミス型のメールサービスとは違って、メールデータは全てGoogleのクラウドで保管されます。

デバイス上ではなくクラウドでメールデータを管理するため、どれだけメールをやりとりしても端末の容量に影響はありません。

機種変更時や故障時でも使用できる

GmailはGoogleアカウントとログインパスワードさえあれば、デバイスが変わっても使用することができので、機種変や故障によってデバイスが変わってしまっても問題なく使用することが可能です。

スマートフォンを2台持っている、パソコンとスマートフォンの両方を使っている場合でも、Googleアカウントとログインパスワードさえわかっていれば、複数の端末からアクセスできます。

【初心者向け】Gmailの基本的な使い方

「Gmailの使い方を知りたい」という方のほとんどがGmailをまだ使ったことがない方だと思います。
Gmailの使い方の中でも、まずは超基本的な部分から解説します。

アカウントを作成する

Gmailを使用するには、Googleアカウントを作成しなければなりません。
Googleアカウントとは、Googleの様々なサービスを利用するためのアカウントで、Googleアカウントを作るとGmailが利用できるだけでなく、
●YouTubeで動画の評価をしたりプレイリストを作成できる
●Googleドライブで文書や画像をクラウド上で保存できる
●Googleカレンダーで予定を管理・共有できる
●GooglePlayからアプリをインストールできる
など、様々なことが可能になります。Googleアカウント1つ持っておけばとても便利です。

Googleアカウントを作成するには、下記のページにアクセスします。
▷Googleアカウントの作成-Google

なお、今回はパソコンからGoogleアカウントを作成する方法を解説しますが、スマートフォンからGoogleアカウントを作成する場合も基本的な流れは同じです。

アクセスすると下記のような画面が表示されます。

このページでは、名前・アドレス・パスワードを入力します。

①名前
名前は自由に設定することができますが、Gmailを使うためにGoogleアカウントを作成しているのであれば、本名や会社名など分かりやすい名前が望ましいです。
ニックネームやあだ名などにしてしまうと、メールを送った相手に設定したニックネームやあだ名が表示されてしまいます。

②アドレス
他者のGoogleアカウントで使用されているものでなければ、自由にアドレスを設定することができます。
ただ、あまり短すぎると迷惑メールが届きやすくなるので、アドレスは一定の文字数があるのが望ましいです。

また、設定したアドレスは後から変更することはできませんので、ビジネスで使うことを想定している場合は、どのようなアドレスにするか事前にしっかり決めておこくと良いでしょう。

③パスワード
パスワードはGmailにログインするときに必要です。
設定したら、アドレスと合わせて保管しておきましょう。

名前・アドレス・パスワードを入力したら「次へ」をクリック。

次の画面では電話番号・再設定用のメールアドレス・生年月日・性別を設定します。

①電話番号
必ず設定しなければいけない項目ではありませんが、セキュリティの保護に使用されるため設定しておくと良いです。

②再設定用のメールアドレス
メールアドレスはパスワードを忘れてしまってログインができなくなってしまった場合に使用されるため、「再設定用のメールアドレス」には既にすでに使用しているメールアドレスを設定しておくのが望ましいです。
なお、「再設定用のメールアドレス」はどのドメインのメールアドレスでも問題ありません。メールが受け取れる状態であればOKです。

③生年月日
生年月日はGmailを利用するのに直接関係するわけではありません。YouTubeなど年齢要件のあるコンテンツを使用する際に活用されます。
なお、公開設定をしなければ、他のユーザーに生年月日が公開されることはありません。

④性別
性別も生年月日と同様、Gmailを利用するのに直接関係するわけではありません。
こちらも公開設定をしなければ、他のユーザーに公開されません。

電話番号・再設定用のメールアドレス・生年月日・性別を設定したら、「次へ」をクリック。

次の画面ではプライバシーポリシーと利用規約が表示されます。
簡単に目を通して「同意する」をクリックすればGoogleアカウントの作成が完了です。

Googleアカウントの作成方法については以下の記事でも詳しく解説しています。
ぜひ、こちらも合わせてチェックして見てください。

▷【画像付きで解説】Gmailを利用するためのアカウントの作り方

Gmailにログインする

Googleアカウントが作成できたら、早速Gmailにログインします。

まず、下記のURLをクリックします。 ▷Gmail

右上の「ログイン」をクリック。

まず「メールアドレスまたは電話番号」の部分に先ほど作成したメールアドレスを入力して「次へ」をクリックします。
「次へ」をクリックすると今度は「パスワードを入力」という表示が出るので、パスワードを入力して、再び「次へ」をクリックします。

メールアドレスとパスワードの入力が完了すると、Gmailへのログインが完了です。

なお、メールアドレスやパスワードを忘れてしまった場合は、再設定の必要があります。
ログインできなくなってしまった際の対処方法は下記の記事にまとめていますので、ログインできない場合はチェックして見てください。

▷Gmailにログインができない時は? -【2021年最新】Gmailにログインする方法・ログアウトする方法

受信トレイの見方

ログインすると「受信トレイ」が表示されて受信したメールが一覧で表示されます。

特に設定を変更していない場合は受信した時間の順にメールが表示されており、未読のものは太文字の白背景、既読のものは細文字の灰色で表示されています。

メールの内容を確認したい場合は、該当するメールをクリックすると内容を確認できます。

スターマークと重要マークについて

受信トレイでメールを確認すると、差出人の隣に星マークと矢印マークがついています。

これはそれぞれ「スターマーク」「重要マーク」というもので、メールを管理するのにとても便利な機能です。

スターマークを付けておけば他のメールと差別化することができますし、重要マークをつければその差出人からのメールが重要であることを目立たせることができます。

状況に応じてスターマークと重要マークを活用すると良いでしょう。

添付ファイルについて

受け取ったメールに添付ファイルがついていた場合、メールの件名の下に添付ファイルへのアイコンが付いています。
アイコンをクリックすると添付ファイルの内容を確認することが可能です。

添付ファイルには画像や動画の他、WordファイルやExcelファイル、PDF、Googleドキュメント、Googleスプレッドシート、Googleスライドなどがあります。

受け取ったメールを削除する

メールを削除する場合は、該当するメールにカーソルを合わせて左側に表示されるゴミ箱マークをクリックすると削除できます。

また、受信トレイからだけでなく、メールを開いた際に上部に表示されるゴミ箱マークからも削除が可能です。

ゴミ箱に入れられたメールは、v30日経つと自動的に削除されます。
なお、サイドバーの「ゴミ箱」をクリックすると削除したメールを確認することが可能です。

Gmailでメールを送信する

Gmailでメールを送信する場合、次の方法があります。

●規作成からメッセージを作成して送信する
●受信したメッセージに返信する
●転送する

いずれの場合も方法が異なるので、それぞれ解説します。

新規作成からメッセージを作成して送信する

新しくメッセージを作成して送信する場合は、サイドバーの上にある「+作成」をクリック。

右下に新規メッセージの作成画面が表示されます。
全画面表示にしたい場合は、全画面表示アイコン(矢印アイコン)をクリック。

全画面表示にするとメッセージを作成しやすくなります。

基本的には宛先に送信したい相手のアドレス、件名の部分にメールのタイトル、その下に本文を追加して、最後に「送信」をクリックすればOKです。

ただ、新規メッセージにも機能が色々あるので、ここではよく使うものをご紹介します。

①Cc・Bcc
宛先を設定する欄には、Cc・Bccというものがあります。
どちらも宛先に指定した相手以外にもメッセージを送信する機能(複数人に一斉に送信するかのような機能)ですが、その性質が異なります。

Ccにアドレスを設定した場合、メールを受け取った全員は誰がCcに設定されているのかを確認できます。
一方、Bccににアドレスを設定した場合、メールを受け取った人はBccに誰が設定されているのか確認することができません。

このようにCcとBccには大きな違いがあります。
使い方としては、やりとりを第三者(上司・同僚など)と共有しておきたい場合はCcを使って、アドレス情報を漏らしたくない場合(社外の人も含めてやり取りする場合)はBccを使うと良いです。

②本文のツールバー
本文を入力する部分の下部にはツールバーがあり、入力するテキストの設定を変更できます。 例えばフォントです。
「Sans Serif」をクリックするとフォントを変更できます。

また、文字の色や文字の背景色を変更することも可能です。
文字の色を変えることで、重要な文章を目立たせることができます。

他にも、「B」アイコンで文字を太字にする、「I」アイコンで斜体にするということも可能です。
ぜひ、メッセージを作成する際に活用してみてください。

③ファイルの添付
作成したメッセージには添付ファイルをつけることが可能です。
添付ファイルをつける場合は、クリップアイコンをクリックします。

添付したいファイルを選択して「開く」をクリックすると、メッセージにファイルを添付することができます。

④予約送信
作成したメッセージはすぐ送信できるだけでなく、日時を設定して予約送信することもできます。
予約送信したい場合は、送信ボタンの「▼」アイコンをクリックして「送信日時を設定」を選択。

「日付と時間を選択」をクリックすると、日付を設定できるカレンダーと時間の入力画面が表示されます。
送信したい日時を設定したら、最後に「送信日時を設定」をクリックして完了です。

受信したメールに返信する

受信したメールに返信したい場合は、まず返信したいメールを開きます。
メールを下までスクロールすると、「返信」「全員に返信」「転送」というボタンがあるので、、「返信」「全員に返信」をクリックします。

「返信」あるいは「全員に返信」をクリックするとメッセージの新規作成画面が表示されるので、新規作成からメッセージを作成して送信するときと同様にメールを作成します。

なお、「返信」は送信元のみに返信する場合に使用し、「全員に返信」ボタンは受け取ったメールに設定されているCcやBccにも返信します。受け取ったメールにCcやBccが設定されていない場合、「全員に返信」ボタンは表示されません。

転送する

メールを転送する場合は、返信したいメールを開いてメールを下までスクロールし、「転送」をクリックします。
転送する内容が書かれた状態のメッセージ作成画面が表示されるので、宛先を指定して送信します。

受信したメールを検索する

受信したメールを探すには、上部にある検索バーを使用します。
検索バーにキーワードや、送信先のアドレスを入力すると、該当するメールが表示されます。

さらに詳細な検索をしたい場合は、サイドバー横のアイコンをクリック。

送信元のほか、件名・キーワード・検索する期間・添付ファイルの有無などより詳細に検索することができます。

もっと効果的にGmailを使うための方法

ここまでご紹介した使い方だけでもGmailを活用することができますが、他にもGmailを便利に使う方法がいくつかあります。

今回はその中でも
●使えるアカウントを追加する方法
●署名機能の使い方
●ラベル機能と自動振り分け設定の使い方
を解説します。

使えるアカウントを追加する方法

Gmailでは、@gmail.com以外のメールアドレスを追加することでGmail上で管理することも可能です。
他のメールアカウントを追加するには、まず右上の歯車マーク→「全ての設定を表示」をクリック。

上部の「アカウントとインポート」タブを選択し、「他のアカウントのメールを確認:」の「メール アカウントを追加する」をクリックします。

画面が遷移するのでメールアドレスを入力して「次へ」をクリック。

次の画面では、入力したメールアドレスを紐づけてGmailのメールと同じように管理できる機能「Gmailify」を利用するかどうかを設定します。

「Gmailify」を利用する場合は「Gmailifyでアカウントをリンクする」、利用しない場合は「他のアカウントからメールを読み込む(POP3)」を選択して「次へ」をクリック。

最後にユーザー名やパスワードを設定します。

「アカウントを追加」をクリックして完了です。

使えるアカウントを追加する方法は以下の記事でも詳しく解説しています。
こちらもぜひ参考にして見てください。
Gmailを便利に使う5つの設定とは?

署名機能の使い方

署名とはメールにおける名刺の役割を果たしているもので、よくメールの末尾に挿入されます。
内容としては、会社名・所属・名前・住所・電話番号・Webサイトアドレスなどがメインで、中には自社のロゴを設定している場合もあります。

メールに署名を挿入することはビジネスマナーの1つとなっており、ビジネスにGmailを活用する場合は署名の挿入が必須です。
ただ、毎回イチから署名を作成するのは大変なので、自動で作成したメールに挿入できるよう、署名の設定を行う必要があります。

署名の設定をするには右上の歯車マーク→「全ての設定を表示」をクリック。

「全般」タブを選択してスクロールすると、「署名:」という部分があるので、「+新規作成」をクリック。

署名の名前を設定したら、署名を入力できるタブが表示されるので入力します。

最後に一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックすれば完了です。

なお、署名の設定については以下の記事で詳しく解説していますので、こちらも合わせてご参考ください。

▷【テンプレ雛形あり】Gmailで署名を作成する方法(基礎から応用まで)

ラベル機能と自動振り分け設定の使い方

Gmailを使い始めたばかりの頃はそこまでメールも多くありませんが、たくさんの人とGmailでやり取りするうちに、受信トレイがたまってしまい、どれがどのメールなのかわからなくなってしまうことがあります。
こんな時、「フォルダごとに分けてわかりやすく分類しよう」と考える方も多いですが、Gmailにはフォルダにメールを格納するという機能はありません。

その代わり、「メールにラベル(付箋のようなもの)を自動で付けて分類する」という方法でわかりやすく管理することが可能です。

この方法で使用されるのがラベル機能と自動振り分け設定の1つです。
それぞれの使い方を解説します。

ラベル機能の使い方

ラベルとは付箋のようなもので、Gmailではラベルごとにメールを分類することができます。
まずはいくつかラベルを作ってみましょう。

ラベルはサイドバーの「もっと見る」をクリックして表示される「+新しいラベルを作成」から作成します。

ラベル名を設定する画面が表示されるので、任意の名前を設定して「作成」をクリックすればラベルが完成します。
「仕事用」「クライアント」「プライベート」「メルマガ」など、どのように分類したいのかでラベルを作りましょう。

自動振り分け設定の使い方

ラベルが作成できたら自動振り分け設定を使って、受信するメールに自動的にラベルを振り分けていきます。
まず、上部にある検索バーの右側にあるアイコンをクリック。

ラベルをつけたいメールアドレスを「From」に入力して、「フィルタを作成」をクリック。

チェックボックスが表示されるので、「ラベルを付ける:」にチェックを入れ、プルダウンリストからラベルを選択します。
最後に「フィルタを作成」をクリックすれば自動振り分け設定は完了です。

指定したアドレスから受信したメールには以降、自動的にラベルがつけられます。

なお、今回は「ラベルを付ける:」にチェックを入れましたが、「スターをつける」にチェックを入れれば、スターマークが自動でつけられるのでよりメールを目立たせることができますし、「常に重要マークを付ける」にチェックを入れれば重要なメールかどうか一目で判断することができます。

まとめ

Gmailには様々な機能があり、色々な使い方をすることができます。
今回はGmailを使用する上で欠かせないGmailの基本的な使い方と、より便利に使うための応用的な使い方を解説しました。
ぜひ今回の記事を参考にGmailをより効果的に使って見てください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

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