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Gmailにはフォルダがない!?メールを分かりやすく管理するには?

受信したメールをフォルダごとに分けて管理できるととても便利ですが、Gmailにはフォルダ機能がないため、ラベル機能とフィルタ機能でメールを分類します。今回はGmailでメールを分類する方法を解説します。

カテゴリ: Gmail

1つのGmailアドレスで色々なメールを受け取っていると、大切なメールがどこにあるかわからなくなってしまったり、プライベートと仕事用のメールが混ざってしまったりすることがあったりするため、「フォルダを作ってメールを分けることができればとても便利なのに」と思っている方は少なくないかと思います。

PC内に保存している文書ファイルのように、Gmailでも受け取ったメールをフォルダに分けて管理できれば良いですが、Gmailにはフォルダという機能はありません。
ただ、ラベル機能やフィルタ機能を活用することで、受信したメール自動で分かりやすく振り分けることができます。

今回は、メールをフォルダごとに分けるようにできる機能の使い方を解説します。

Gmailではフォルダではなくラベルでメールを振り分ける

Gmailには、メールを種類ごとに分けるような「フォルダ」という機能がありません。
ただ、メールを分類して種類ごとに保管するフォルダ機能がなくても、Gmailではメールに目印(ラベル)をつけるラベル機能と、受信したメールに自動的にラベルを付けるフィルタ機能を活用することで、フォルダのようにメールをわかりやすく分類することができます。

フォルダとラベルの違い

どちらもメールを分類するためのものですが、少し考え方が異なります。
フォルダの場合はメールを1通づつ箱に分類していくイメージなので、1つのメールを複数のフォルダに分類することはできないことが多いです。
一方、ラベルはメールに付箋を貼っていくイメージなので、1つのメールに対して複数のラベルを付けることができます。

メールを分類することに変わりはありませんが、フォルダの場合は箱にメールを入れる、ラベルの場合はメールに付箋を貼る(複数可)という違いがあります。

受信したメールをフォルダに分けるように分類する方法

受信したメールをフォルダに分けるように分類するには、まず受け取ったメールにつけるラベルを作成する必要があります。
Gmailを開いたら、サイドバーの「もっと見る」をクリックして、「+新しいラベルを作成」をクリック。

新しいラベル名を入力して「作成」をクリックすればラベルを追加することができます。 このとき、「次のラベルの下位にネスト:」にチェックを入れると指定したラベルが親階層、新しく作成するラベルが子階層として指定されます。

ラベルが作成できたら、受信したメールに自動的にラベルを付ける設定をします。 検索バーの右側にあるアイコンをクリック。

下記のような画面が表示されるので、ラベルをつけたいメールアドレスを入力して、「フィルタを作成」をクリック。

「ラベルを付ける:」にチェックを入れ、プルダウンリストからラベルを選択して「フィルタを作成」をクリックしすれば以降自動的に指定したアドレスから受信したメールにラベルがつけられます。

ちなみに、ラベルをプルダウンリストから選択する際に「新しいラベル」を選択すると、新しくラベルを作成することもできます。

また、ラベルを指定して「フィルタを作成」をクリックする前に、一番下にあるチェックボックス「●通の一致するメールにもフィルタを適用する。」にチェックを入れると、すでに受信しているメールにもラベルを適用することが可能です。

ラベルをさらにわかりやすくする

Gmailでは作成したラベルを編集することができます。
ラベルはサイドバーに表示されるので、編集したいラベルにカーソルを合わせて「・・・」をクリック。

まず、「ラベルの色」でラベルに色をつけることができます。
ラベルの色には背景色とテキストの色があり、それぞれカスタムして設定することもできます。
色をカスタムしたい場合は「カスタム色を追加」をクリックします。

「ラベルを編集」ではラベル名を変更したり、親階層に当たるラベルを設定したりすることも可能です。
また、「サブラベルを追加」では子階層に当たるラベルを設定できます。

まとめ

Gmailにはメールをフォルダにわけて分類する機能がありませんが、メールに付箋をつけるようにして種類ごとに分類するラベル機能と、指定した条件に従って受信したメールに自動的にラベルを付けるフィルタ機能があるので、メールを分かりやすく分類することは可能です。

ぜひ、ラベル機能とフィルタ機能を使ってメールをわかりやすく分類してみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
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