閉じる

Gmailを便利に使う5つの設定とは?

Gmailには様々な機能が備わっていますが、その中でも署名設定や自動振り分け設定などやっておくと良い設定がいくつかあります。ここでは、Gmailを使う際にやっておくと良い設定をいくつか解説します。

カテゴリ: Gmail

「より便利にGmailを使いたい」
「使いやすいGmailの設定はないか」

とGmailをより便利に使うための設定について気になっている方もいらしゃるかと思います。

Gmailでは様々な設定をおこなうことができますが、その中でもやっておくと良い設定がいくつかあります。

今回はGmailを便利に使うための設定5つを解説します。
また、Gmailをパソコンだけでなくスマートフォンで使いたいという方向けに、スマートフォンでGmailを設定する方法についても解説します。

Gmailをより便利に使うために設定しておくと良いこと

Googleが提供するメールサービスGmailは、Googleアカウントさえあれば誰でも使用することができる上、機能が充実していることから、プライベート・ビジネス問わず色々な場面で活用されています。
数あるフリーメールサービスの中でも、Gmailは機能性が高い方なので、特に何かを設定しなくても問題なく使用することができますが、いくつか設定を変えたり、追加することでより便利に活用することができます。

Gmailの機能はいくつかありますが、特に設定しておくと良いのが次の5つです。
①署名
②他のメールアカウント
③自動振り分け設定
④送信に関する設定
⑤通知設定

Gmailの設定画面について

各設定について解説する前に、Gmailの設定画面がどこにあるのか確認しておきましょう。
Gmailを開いたら、右上にある歯車マークをクリック。

まず、「クイック設定」が表示されます。
クイック設定では解像度・テーマ・受信トレイの種類・閲覧ウィンドウ・メールのスレッド表示といった、簡易的な設定ができます。
さらに詳細な設定を行いたい場合は、「すべての設定を表示」をクリックします。

設定画面には9つのタブ(全般/ラベル/受信トレイ/アカウントとインポート/フィルタとブロック中のアドレス/メール転送とPOP IMAP/アドオン/チャットとMeet/詳細)に分かれており、タブを切り替えて該当する設定を変更するようになっています。

Gmailに署名を設定する方法

署名とは、メールにおける「名刺」の役割を果たしているものです。
署名の形は色々なものがありますが、主に以下のように会社名・所属・氏名・電話番号・FAX番号・メールアドレス・会社のURLが記載されていることが多いです。

==================================
株式会社〇〇 
△△部 課長 山田 花子
〒111-1111 〇〇県△△市□□町1−1
Tel : 00-0000-0000 /Fax : 00-0000-0000
Mail : xxxxxxx@xxxxxxx.jp
URL : https://xxxxx.xxxx
==================================

誰からのメールか明らかにする目的もあり、ビジネスメールでは署名を記載するのがマナーとなっているため、Gmailをビジネスで利用する場合は自動的に署名を挿入するために、署名の設定をしておく必要があります。

署名の設定は、設定画面の「全般」タブから設定することが可能です。
スクロールすると、「署名:」という部分があるので、「+新規作成」をクリックします。

署名に名前をつける画面が表示されるので、名前を決めて「作成」をクリック。
1つのメールアドレスに対し、署名はいくつか設定できるのでわかりやすく名前をつけておくと良いです。

署名を入力できるタブが表示されるので、署名を入力します。

署名の入力部分の下には、ツールバーがあり、フォントや文字の大きさ、文字色などを変更することが可能です。
また、リンクを挿入して署名のURLを有効にすることもできますし、画像を挿入から会社のロゴマークを設定することも可能です。

署名が作り終わったら、「デフォルトの署名」の設定をします。
新規のメールを作った時、受信したメールの返信/転送時、それぞれどの署名を使用するかプルダウンリストで設定できるので、使用する署名を選択しましょう。

最後に一番下までスクロールして「変更を保存」をクリックすれば完了です。

署名については以下の記事でも詳しく解説しています。
こちらも合わせてご参考ください。

▷【テンプレ雛形あり】Gmailで署名を作成する方法(基礎から応用まで)

他のメールアカウントを追加する方法

Gmailでは、YahooやiCloudなど他のメールサービスのアカウントを追加して、Gmail上で管理することが可能です。
複数のメールアドレスをまとめて管理できるためメールのチェックが楽になりますし、Gmailの高い機能を他のドメインのメールアドレスでも活用できます。

他のメールアカウントを追加するには、「アカウントとインポート」タブを選択し、「他のアカウントのメールを確認:」の「メール アカウントを追加する」をクリック。

メールアカウントのを追加する画面が表示されるので、追加したいメールアドレスを入力、「次へ」をクリックします。

次の画面では、入力したメールアドレス宛てのメールをGmailの受信トレイに読み込む設定にするか、「Gmailify」を利用してアカウントをリンクさせるかを設定できます。

「Gmailify」とは、Gmailアカウントに入力したメールアドレスを紐づけることで、Gmailのメールと同じように管理できるようになって、既読やラベルが同期されます。なお、使用しているドメインによっては「Gmailify」が利用できない場合もあります。

「Gmailify」を利用する場合は「Gmailifyでアカウントをリンクする」、利用しない場合は「他のアカウントからメールを読み込む(POP3)」を選択して「次へ」をクリック。

次の画面では、ユーザー名やパスワードを設定します。

ユーザー名には自分の名前を入れると良いです。
特に設定しない場合、アドレスからドメイン(@yahoo.co.jpや@iCloud.comなど固定の部分)を取り除いたものになります。
パスワードには、紐づけるメールアドレスのパスワードを入力します。

POPサーバーやポートはメールサービスが指定しているものを設定します。
メールサービスによって異なるので、指定しているサーバーなどは確認しておきましょう。

POPサーバーとポートの下にはチェックボックスが4つあります。
「メールの取得にセキュリティで保護された接続(SSL)を使用する。」以外は任意の設定なので、必要に応じてチェックを入れましょう。
ここで、「受信したメッセージにラベルを付ける」にチェックを入れておくとメールを管理しやすくなります。

最後に「アカウントを追加」をクリックして完了です。

Gmailで自動振り分け設定をする方法

Gmailには、受信したメールを自動で振り分ける設定があり、自動振り分け設定を活用することでメールを分かりやすく分類することが可能です。
また、メールを分かりやすく振り分ける以外にも、受信後すぐに自動で既読にしたり特定のメールアドレスに転送したりなどの設定ができます。

自動振り分け設定を利用する際は、設定したいメールを開いて「・・・」をクリック。

「メールの自動振り分け設定」をクリック。

自動振り分け設定を適用させるメールの条件を指定します。
下記の画像の場合、Fromに記載されているメールアドレスから送られてきたメール全てに自動振り分け設定が適用されます。
さらに細かい条件を追加したい場合は、件名を指定したり、特定のキーワードを含む・含まないを指定したりしましょう。
条件が指定できたら「フィルタを作成」をクリック。

次の画面では、指定した条件に該当するメールにどのようなアクションを行うかを設定できます。
該当するものにチェックを入れて「フィルタを作成」でメールの自動振り分け設定は完了です。

ここではよく使うアクションをピックアップして解説します。

受信トレイをスキップする(アーカイブする)

「受信トレイをスキップする(アーカイブする)」にチェックを入れると、受信したメールが受信トレイには表示されず「アーカイブ」に分類されます。
アーカイブとは、受信トレイとは別にメールを保管しておく場所のことで、アーカイブに分類されたメールは受信トレイには表示されません。
アーカイブしたメールは「すべてのメール」から閲覧するようになります。

スターを付ける

「スターを付ける」にチェックを入れると、指定した条件に当てはまるメールを受信した際、そのメールにスターマークを付けて目立たせることが可能です。
スターマークを付けることで他のメールと差別化できるので、重要なメールの見落としを防ぐことができます。

ラベルを付ける

ラベルとは、Gmail独自のメールを分類するための機能です。
付箋のようにメールにラベルをつけることで、同じラベルのメールを一覧で管理することができます。

「ラベルを付ける」にチェックを入れてプルダウンリストをクリックすると、指定した条件に当てはまるメールに付けるラベルを選択できます。

ラベルがまだ作成されていない場合は「新しいラベル…」から作成できます。
「新しいラベル名を入力してください:」にラベル名を入力しましょう。

また、ラベルには階層を設けることができます。
「次のラベルの下位にネスト:」にチェックを入れて親ラベルを選択すると、新しく作成するラベルが選択したラベルの子階層として作成されます。

転送する

「転送する」では、指定した条件に当てはまるメールを設定したメールアドレスへ自動的に転送することが可能です。
転送先のアドレスを登録していない場合は「転送:」の「転送先アドレスを追加」をクリック。

転送先のアドレスを指定して「次へ」をクリックしたら「続行」→「OK」をクリック。
転送先に指定したアドレスに確認コードが届くので、届いた確認コードを入力して「確認」をクリックして完了です。

転送先のアドレスを設定すると、プルダウンリストで転送先のメールアドレスを選べるようになります。

迷惑メールにしない

Gmailの迷惑メール防止機能はとても優れていますが、稀に通常のメールが迷惑メールに振り分けられてしまうことがあります。
「迷惑メールにしない」にチェックを入れれば、迷惑メールに分類されるのを防ぐことができます。

常に重要マークを付ける/重要マークを付けない

重要マークとは、矢印のようなマークのことで、特に重要なメールに付けることでメールの見落としを防ぐことができます。

「常に重要マークを付ける」にチェックを入れると、指定した条件に当てはまるメールに重要マークがつけられます。

ただ、意図しないメールにも重要マークが振り分けられることがあります。
その場合は「重要マークを付けない」にチェックを入れると、指定した条件に当てはまるメールに重要マークを付けないよう設定できます。

送信に関する設定

Gmailでは、全般タブから「送信取り消し」や「返信時のデフォルトの動作」に関する設定もできます。

「送信取り消し」では送信を取り消せる時間を設定することが可能です。
デフォルトだと取り消せる時間が5秒ですが、10秒・20秒・30秒に変更することが可能です。

「返信時のデフォルトの動作」では、受信したメールに返信する際の返信相手のデフォルトを設定できます。
「返信」を選択した場合は送信元のアドレスのみの返信がデフォルトになるので、CcやBccにも返信したい場合は返信メールを作成する際にCcやBccを指定する必要があります。

「全員に返信」を選択した場合は送信元のアドレスだけでなく、CcやBccに設定されているアドレスも含めた全員への返信がデフォルトになります。
CcやBccの相手にも返信したいとき、指定する必要がないのでとても便利です。

Gmailの通知設定

メールを受信した際に通知を受け取れるよう設定しておくと、メールの受信にすぐ気がつくことができます。
通知設定は、「全般」タブの「デスクトップ通知」から設定します。

まず「Gmail のデスクトップ通知を有効にするには、ここをクリックしてください。」をクリックすると、通知を許可して良いか確認するポップアップが表示されるので、「許可」をクリック。
その後、メール通知をONにします。

この場合、新規メールを受信した際に毎回通知を受け取れる「メール通知(新規メール) ON」と、重要なメールを際のみに通知を受け取れる「メール通知(重要メール) ON」があるので、適した方を選択してスクロールし、「変更を保存」をクリックしします。

スマートフォンでGmailを設定する方法

Gmailはパソコンだけでなくスマートフォンでも利用することができますが、スマートフォンの場合はGmailのアプリを使用します。

iPhoneでGmailアプリを利用する場合はAppStoreで「Gmail」と検索して、下記のアプリをインストールします。

Androidの場合は、Playストアから下記のアプリをインストールします。

Gmailアプリをインストールしたら、ログインをクリックしてアカウントを追加します。
Googleアカウントのメールアドレスの場合は「Google」、それ以外のアカウントの場合は「iCloud」や「Outlook」を選択して、メールアドレスを追加します。(@yahoo.co.jpの場合はその他を選択します。)

Gmailアプリにアカウントを追加する方法は以下でも詳しく解説しています。
こちらも参考にしてみてください。

▷【完全版】Gmailのアプリをインストールから送受信まで徹底解説

まとめ

今回紹介した5つの設定を行うことで、より便利にGmailを利用することができます。
ぜひ、今回の記事を参考に設定してみてください。

最後までお読みいただきましてありがとうございます。ご意見・ご要望などございましたら、
以下のフォームよりお問い合わせを受けつけておりますので、よろしければご利用ください。

この記事がお役に立ちましたら、"いいね!"をお願いします
minwebの最新情報をお届けします

minweb編集部(株)セルリア

”共に考え、共に創るWebの成功戦略”というスローガンのもと、お客様と一からWeb戦略を考え、
企画し実装まで支援する伴走型Webコンサルティング会社です。

こちらの記事をお読みのかたにおすすめ!完全無料のダウンロード資料

Googleサーチコンソール使い倒し活用術  <AOHON>

ダウンロード資料画像

Googleの検索エンジンに関する情報を幅広く確認できるツール「Googleサーチコンソール」の活用方法をまとめました。新サーチコンソールの機能を網羅的に紹介するだけでなく、Webサイトを最適化できる実践的な方法までわかりやすく解説します。

サーチコンソール初心者の方が知りたい導入方法から、上級者向けのコンテンツ改善の方法まで、押さえておきたい要素を1つに集めた、SEOに力を入れたいすべてのWeb担当者におすすめの一冊です。