G Suiteとは？

G Suiteとは、Googleドキュメントやスプレッドシート、スライドなどを共有できるGoogleのサービス。Microsoftが提供しているWordやExcel、PowerPointといったソフトと異なり、オンライン上で共有ができ、同時に編集できるのが魅力です。

Googleドキュメントやスプレッドシート、スライド以外にも、Googleドライブに保存されているファイルも共有することが可能です。

G Suiteの不便な点

G Suiteは、多くの企業で使用されている便利なサービスです。
しかし一方で、Googleアカウントを持っていない人とは共有ができないという弊害がありました。

例えば、社外のクライアントや取引先がGoogleのビジネスサービスを利用していなかった場合、Googleドキュメントやスプレッドシートなどのデータを共有することができず、いちいち別ファイルとしてダウンロードしてから送付する、編集が同時にできないのでデータ作成に時間がかかるなど、業務に様々な支障が生じてしまっていました。

「Visitor sharing」機能の使い方

今回、G Suiteに新機能として追加されたのは、「Visitor sharing」機能。
使い方は共有したい相手のメールアドレスを指定するだけです。
メールアドレスを指定すると、データのURLとその相手に共有用のコードが送信されます。
相手方は、認証用のコードを入力するだけで、Googleアカウントを持っている人と同じようにデータを編集することができます。

「Visitor sharing」機能を使う時の注意点

「Visitor sharing」機能は、使い方がとても簡単な上、これまでGoogleアカウントを持っていない人とのデータの共有ができないことから生じていた様々な問題を解消しています。

しかし、G Suiteの「Visitor sharing」機能を使えるのは、G Suite BusinessやG Suite Enterprise、G Suite for Educationを利用しているユーザーのみとなります。
また、G Suiteのデフォルト設定では「Visitor sharing」機能はオフとなっているので、使用前に設定変更をする必要があるのでご注意ください。