DXやIT化を進める動きが高まりつつある中、「自社でもワークフローシステムを組んで業務をスムーズにおこなえるようにしたい」と考えている企業は多いのではないでしょうか。

そんな企業におすすめなのが、MicrosoftのサブスクリプションサービスであるMicrosoft365です。

Microsoft365は、ワークフローを構築するのにとても便利なサービスで、主に2種類のワークフローを作成することができます。

今回の記事では、Microsoft365を使ってワークフローを作成する方法を解説します。

ワークフローとはビジネス用語の1つで、企業内や人と人の間でおこなわれる業務の一連の流れを指します。
例えば、何か社内で備品を購入する際、申請書を記入して上司や管理部門の上長に提出します。上司や管理部門の許可が降りる（=申請書に判子をもらう）と、総務部で購入手続きをしてもらえます。
また、バックオフィスの業務だけでなく、ほかの業務にもワークフローは存在します。
例えば、新しいクライアントと契約する際、どのように契約するか報告するフォーマットや誰に報告するかは必ず決まっていますよね。

このように、企業の多くでは業務を円滑に効率よく進めるためにワークフローというものが定義されています。

Microsoftが提供しているサブスクリプションサービスであるMicrosoft365では、
●常に最新版のOffice製品を利用できる
●ライセンスの管理が楽になる
など色々とできることがありますが、他にも「ワークフローが作成できること」が挙げられます。

Microsoft365で作成できるワークフローは2種類で、それぞれPower Automate・SharePointというアプリケーションを使用して作成します。

Power Automateは、ノーコードでアプリケーションを開発できるサービスである「Power Platform」の１種で、業務プロセスを自動化できるツールです。簡単にまとめると、業務プロセスをPower Automateにインプットすることで、自動で処理してくれるようになります。

特に複雑なワークフローを作成するのに特化したアプリケーションで、アイデア次第で色々なワークフローを作成することができます。

SharePointは、ファイルの共有や管理をするためのアプリケーションです。似たようなMicrosoftのサービスにOnedriveがありますが、Onedriveは個人向けなのに対しSharePointは組織向けとなっています。
単に、ファイルを共有・管理するだけでなくワークフローを設定することもできるようになっています。

簡易的なワークフローを作成するのにぴったりなアプリケーションで、主にドキュメントに関するワークフローを作成することができます。

Power Automateでは「マイフロー」からワークフローを作成します。
「マイフロー」をクリックすると、色々な種類のワークフローが作れるようになっていますが、基本的にはコネクタとアクションを設定して作成します。

例えば、コネクタには
●Teamsでコンタクトが届く
●Outlookでメールを受け取る
●SharePointでファイルが追加/削除される
●カレンダーから何かしらの通知がくる
といったことが想定されます。

一方、アクションではその後のアクションの条件を設定します。
例えば、Teamsでコンタクトが届いたあと承認・非承認するか、その場合それぞれどういったアクションになるかなどを設定します。

Power Automateを使えば、有給申請をデジタル上で済ませられるワークフローや、書類の共有・承認をクラウド上で完了させられるワークフローなどを作成できるので、とても便利です。

ただし、Power Automateはノーコードの開発アプリといっても使いこなすにはそれなりの知識が必要です。
また、登場して間もないサービスであることから、インターネット上に情報が少ないことも難点として挙げられます。

SharePointでもPower Automateと同じようにいくつかのワークフローが作成できます。
最も基本的なのが、ドキュメントを特定のユーザーに回覧してもらうための承認ワークフローです。承認者や期限を設定することができます。

承認ワークフローをベースとしたワークフローが、複数のユーザーにフィードバックをしてもらう際のフィードバック収集ワークフローです。

他にも、回覧したユーザーのデジタル署名を集めるためのワークフローやタスクの状態を３段階(アクティブ・レビューの準備・完了)で設定するワークフローなどを作成することができます。

SharePointも基本的に、トリガーとなることを設定してどのようなアクションを起こすのかを決めていきます。
非常に簡易的なワークフローを作成するのに有効なツールなので、複雑なワークフローを作成するにはPower Automateを使用する必要があります。

Microsoft３６５でワークフローを作成したい場合は、Power AutomateやSharePointが含まれているプランを契約している必要があります。
よって中小企業の場合はPower AutomateとSharePointの両方を兼ね備えているMicrosoft 365 Business Standardか、SharePointが利用できるMicrosoft 365 Business Basic・Microsoft 365 Business Premiumを契約しなければなりません。

大企業の場合はPower AutomateとSharePointの両方を兼ね備えているMicrosoft 365 F3・Microsoft 365 E3・Microsoft 365 E5のいずれかのプランを契約する必要があります。

Microsoft365の一部のプランに含まれているPower AutomateやSharePointはワークフローを作成するのにとても役立つアプリケーションです。

「従業員がおこなう業務を効率化したい」
「今まで対面・紙媒体でおこなっていたワークフローをデジタル化したい」
といった場合はMicrosoft365を利用してみてはいかがでしょうか。