テレワークやリモートワークするようになってMicrosoft365を導入したという企業も多いのではないでしょうか。
Microsoft365はWordやExcelといったお馴染みのOfficeのソフトウェアが利用できるだけでなく、TeamでWebミーティングを実施したり、ライセンスを管理画面で一元管理したりと色々なことができてとても便利です。
一方で気をつけないといけないのがデータのバックアップです。
Microsoftは規約にて「データの損失には責任を負わない」ことを明記し、利用者側でバックアップ等を取っておくことを推奨しています。
そのため、Microsoft365を利用している場合は定期的にバックアップを取っておくことがおすすめです。
今回はMicrosoft365を利用している方向けにバックアップについて解説します。
この記事の目次
Microsoft365ではなぜバックアップを取った方が良いのか
Microsoft365を利用する上でバックアップを取っておくことはとても重要です。
先述したようにMicrosoftは規約にてデータ損失の責任を負わないことを明記しています。
ご自身でデータを削除してしまった場合はもちろん、以下の場合でもMicrosoftでは責任を負わないとされています。
●災害等でデータが損失してしてしまった場合
●マルウェアやウイルスによってデータが消えてしまった場合
●サービスやインターネットで障害が発生してしまった場合
つまり、定期的にバックアップを取っておくことはMicrosoft365を利用する上で欠かせないといえます。
また、Microsoft365では退職者のアカウントを削除すると30日後にはデータも削除されます。ごみ箱データだと、Exchange Onlineの場合は30日(ゴミ箱から削除されたものについては14日)、SharePoint OnlineとOne Driveの場合は93日となっており、その間に必要なものはバックアップを取っておかなければなりません。
Microsoft365でバックアップを取る範囲
ここで問題となるのが、何のバックアップを取るかだと思います。
Microsoft365にはWordをはじめ、ExcelやPowerPointといったソフトウェアや、メールソフトウェアであるOutlook、チャットツールであるTeam、OneDriveやSharePointなど色々なサービスが含まれており、どのバックアップを重点的にとれば良いか分からないですよね。
バックアップを取っておいた方が良いものとしては次の4つが挙げられます。
●法人向けクラウド型のメールサービス「Exchange Online」
●ファイルの共有・管理ができる「SharePoint Online」
●クラウドストレージである「OneDrive for Business」
●チャットツールである「Teams」
以上のバックアップを取っておけば、もしもの時にも対応することができるでしょう。
Microsoft365でバックアップを取る方法
Microsoft365では、主にExchange Onlin・SharePoint Onlin・OneDrive for Business・Teamsのバックアップを取っておくと良いですが、サービスによってバックアップの取り方が異なります。
ここではそれぞれのバックアップ方法を解説します。
Exchange Onlineのバックアップ方法
Exchange Onlineは法人向けクラウド型のメールサービスなので、データはMicrosoftが運用しているデータセンターに保存されます。データセンターは複数あるので、万が一システムが起こってしまってもメールの内容が失われてしまうことはそうそうありません。
しかし、削除したメールの場合は保存期間が決まっているため、バックアップを取っておかないと失われてしまう恐れがあります。
また、アカウントを削除した場合は全てのメールのデータが失われてしまうので、バックアップを取っておくことが大切です。
通常のメールのバックアップを取りたい場合は、「インポート」から「ファイルエクスポート」を選択することで可能です。
ただし、完全に削除してしまったデータについてはサードパーティー製のツールを使用する必要があります。
SharePoint Onlineのバックアップ方法
SharePoint Onlineでは、「バージョン履歴」という部分からバックアップを取ります。
なお、自分でバックアップを取る場合はサイトを丸ごと複製することになるため、特定のデータのみを複製することはできません。
特定のデータのみのバックアップを取りたい場合は、外部ツールを利用する必要があります。
OneDrive for Businessのバックアップ方法
OneDrive for Businessの場合はローカル環境とWeb環境の両方でバックアップが取れるようになっています。
ローカル環境の場合は新しくフォルダを生成して、そこに残しておきたいファイルを保存しておきます。
Web環境の場合は、Microsoft365ポータルを開いてOneDriveを立ち上げ、バックアップを取りたいファイルをMicrosoft365ポータルにドラックアンドドロップで移動させれば完了です。
OneDrive for Businessでは1つのファイルだけバックアップを取ることも可能ですし、全てのファイルのバックアップを取ることも可能です。
Teamsのバックアップ方法
Teamsはチャットでやりとりした内容だけでなく、チャット上で送信したファイルのバックアップも取ることができます。
Teamsのバックアップは管理画面からエクスポートするのが良いです。
管理画面のエクスポートページにアクセスするとチャットをエクスポートするかメディア(チャット上で送信したファイル)をエクスポートするか選択できるようになっています。
バックアップを取りたい方を選んでチェックを入れ、「Submit request」をクリックすると、圧縮ファイルでデータのバックアップを取ることができます。
バックアップサービスを利用するのも良い
Microsoft365には様々なサービスがあるため、定期的にバックアップを取るのも大変と感じる方もいるかと思います。
その場合は、バックアップサービスを利用するのもおすすめです。
バックアップサービスを利用すればいちいち自分でバックアップを取らなくても良いので、作業の手間を省くことができます。
忙しくて時間がない方や従業員数が多い企業は利用してみてはいかがでしょうか。
ただし、バックアップサービスにはいろいろな種類があり、サービスによってバックアップできるものが異なります。
どのバックアップを取ってもらえるのかあらかじめ確認しておかないと、「肝心なもののバックアップが取れなかった」といったトラブルに見舞われてしまう恐れがあるので、バックアップサービスを利用する際は、きちんと内容を確認してから利用するようにしましょう。
Microsoft365ではバックアップが重要
Microsoftは規約にてデータ損失の責任を負わないことを明記しています。
よって、データの管理はユーザー自身で行わなくてはならず、もしもの時のためにバックアップを取っておくことは非常に重要です。
今回はバックアップを取っておくと良いものについて解説していますので、Microsoft365を利用している方はぜひ参考にしてみてください。