Googleが「G suite」という名称でグループウェアを提供していた頃は、各アカウントに付与されているストレージ容量がとても多く、GoogleドライブやGmailなどで大量のファイルやメールを保存することができていました。

しかし、名称がGoogle Workspaceに変更となった後は、使用できる容量に制限が生じており、容量も「ユーザー1アカウントにつき〇〇GB」ではなく「1グループにつき〇〇GB」となったため、より慎重に管理する必要があります。

そこで今回は、Google Workspace各プランの容量と容量がいっぱいになってしまった際の対処方法を解説します。

GmsilやGoogleドライブといったGoogleが提供しているサービスでは、メールや作成・共有されたファイルのデータは利用者のデバイスではなく、Googleのクラウド上に保存されます。

そのため、無料版のGoogleやGoogle Workspaceを使用する際には、自由に利用できるストレージが付与され、その範囲内でメールやファイルのデータを管理します。

Google WorkspaceがG suiteという名称で提供されていた際は、3つのプランが用意されており、それぞれのストレージ容量は以下のようになっていました。

●G suite Basic・・・30GB
●G suite Business・・・無制限のストレージ
●G suite Enterprise・・・無制限のストレージ

G suite Basicでは制限があったものの、G suite BusinessとG suite Enterpriseではストレージの容量制限がなく、GmailやGoogleドライブなどで大量のメールやファイルを保管することができました。

しかし、日本時間の2020年10月6日にGoogleがG suiteを「Google Workspace」とリブランディングした際に料金プランを変更したのに伴って、制限が生じています。

●Google Workspace Individual
個人事業主やフリーランス向けのプランで、容量は15GBです。
容量自体はGoogleの個人アカウント(無料で作成・利用できるアカウント)と同じですが、Gmailやカレンダー等に独自の機能があります。

●Businessエディション
中小企業向けのBusinessエディションには3つのプランがあって、それぞれの容量は、
・Business Starterだと１ユーザーあたり30GB
・Business Standardだと1ユーザーにあたり2TBで組織内でストレージは共有
・Business Plusだと1ユーザーにあたり5TBで組織内でストレージは共有
となっています。

●Enterpriseエディション
大企業向けのEnterpriseエディションにも3つのプランがあって、それぞれの容量は、
・Enterprise Essentialsだと1ユーザーにあたり1TBで組織内でストレージは共有
・Enterprise StandardとEnterprise Plusだと必要応じて拡張が可能となっています。

●Essentialsエディション
コラボレーション業務に最適なEssentialsエディションには次の3つのプランがあります。容量はそれぞれ、
・Essentialsだと1ユーザーにあたり100GBで組織内でストレージは共有で上限は2TB
・Essentials Starterだと1ユーザーにあたり15GB

Google Workspaceを長く利用していると、容量が足りなくなってしまうこともあります。ここでは容量が足りなくなってしまった際の対処方法について解説します。

Google Workspaceを長く利用していると不要なメールやファイルが溜まってしまっていることも多いので、まずはドライブ内やメールボックスをチェックして不要なメールやファイルを削除しましょう。

ただ、組織内でストレージを共有している場合、自分の不要なメールやファイルを削除しただけではストレージ容量に空きができないこともあります。
その際はストレージを多く使っているユーザーにデータを整理してもらう必要があります。

管理者アカウントでGoogle管理コンソールにログインすると、ストレージをチェックできる項目があります。
ストレージを管理できるページではユーザーごとにどのくらいストレージを利用しているのかチェックできます。
容量を多く使用しているユーザーがいる場合はストレージを整理してもらうよう依頼しましょう。

また、共有ドライブに保存されているファイルを整理したい際には各ファイルのオーナーに連絡すると良いです。

どうしても容量を減らすことができない場合は、利用プランをアップグレードするのも良いです。
月々の料金は増えてしまうものの、現存のメールやファイルのデータを保持したまま容量を増やすことができます。

Google Workspaceでは多くのエディションで追加のストレージを購入することができます。利用プランをアップグレードするよりもコストが抑えられることもあるので、検討してみると良いでしょう。

Googleのグループウェアが「Google Workspace」にリブランディングされたことで、使用できる容量に変更が生じています。

どのプランにも上限が設定されているので、ストレージ容量を気にせず使い続けていると容量がいっぱいになってしまう恐れがあるため、不要なファイルやメールはこまめに削除するのがおすすめです。

今回の記事では、容量が足りなくなってしまった際の対処方法の他にも各プランの容量について解説しているので、容量が気になる方はチェックしてみてください。