【Gmail/カレンダーなど】ビジネスに役立つGoogle Workspaceの使い方

DISITOR編集部

Google Workspaceはうまく活用することができれば、リモートワークやテレワークの手助けになるだけでなく、業務の効率化やセキュリティの向上に役立つなど大きなメリットがあります。

様々なメリットがあることから、Google Workspaceを導入したいと感じている企業も多いかと思いますが、中には、
「Google Workspaceをどう使ったらいいかわからない」
「自社にも取り入れてみたいがどのように活用できるのか気になる」
と感じている企業の担当者もいるのではないでしょうか。

本記事では、Google Workspaceの使い方を解説します。

そもそもGoogle Workspaceとは?

Google Workspaceは、GmailやGoogle ドライブ、Google カレンダーなどのアプリケーションが1つのパッケージとして提供されている、Googleのグループウェアです。

企業の規模や業務の内容によってプラン(エディション)が選べるようになっており、2021年9月現在、次の4つのプランが用意されています。

●月額680円で利用できる最も低価格な「Business Starter」
●最も人気がある月額1360円の「Business Standard」
●月額2040円の「Business Plus」
●規模が大きい企業におすすめの「Enterprise」

無料版に比べてストレージ量が多い

無料版(@gmail.comを作成してGmail等を利用する場合)のストレージ量は1ユーザーあたり15GBですが、Google Workspaceでは1ユーザーあたり、
●Business Starterで30GB
●Business Standardで2TB
●Business Plusで5TB
と十分なストレージが確保されています。
(Enterpriseでは必要に応じてストレージを拡張することが可能です。)

無料版の場合だとストレージ量が足りずメールや文書をその都度削除しなければならないこともありますが、Google Workspaceでは十分なストレージが確保できるので、重要なメールや文書を保管しておくことができます。

独自ドメインのメールアドレスを利用できる

無料版Gmailでメールアドレスを作成する場合、メールドメインは「@gmail.com」になりますが、Google WorkspaceのGmailでは「@〇〇〇〇.jp」のような社名の入った独自ドメインが設定できます。

また、Google Workspaceの管理コンソールからユーザーを追加すれば、独自ドメインを持つ社員を増やすことができるので、社内や組織内でメールアドレスのドメインを統一することができます。

退職者が出てもデータが引き続き管理できる

社員がGmailやGoogle ドライブを無料版で利用していた場合、退職者が出るとメールアドレスやドライブの権限を引き継ぐことができず、閲覧できなくなってしまいます。

しかし、社員のアカウントを一括で管理できるGoogle Workspaceであれば、退職者が出た際に、権限を管理者に移せるので、共有していない資料やメールのデータなどを引き続き管理できます。

Google Workspaceの実践的な使い方

Google Workspaceには様々なアプリケーションがあるため、それぞれ使い方は異なります。
ここでは、ビジネスでよく使われるものに厳選して便利な使い方を簡単に解説します。

ビジネスに便利なGmailの使い方

基本的に、Google WorkspaceのGmailと無料版のGmailの使い方に大きな違いはありません。

ただ、ビジネスメールを送る場合、署名を設定する必要がある、CcやBccを使うときがあるなど、プライベートのメールとは少し異なる部分があります。

また、メールでのやり取りが多くなるので、重要なメールとそうでないメールを分類してわかりやすくしておくことも欠かせません。

ここではビジネスに役立つGmailの知識をいくつか解説します。

署名の設定方法

署名とはメールの文末に記されている自分の名前・部署・会社の連絡先等を記している部分です。
ビジネスメールでは署名を入れるのがマナーとなっていますが毎回設定するのは大変ですので、テンプレートを設定して毎回自動で挿入できるよう設定します。

画面右上にある歯車アイコン(設定)→全ての設定を表示をクリック。 「全般」タブをスクロールして「署名:」から設定します。

署名のテンプレートはいくつかあり、中には会社内でで決められているケースもありますが、基本的には、会社名・氏名・メールアドレス・企業のHPのURL・電話番号・住所が記載されているのが一般的です。

署名は複数作成することができるので、相手によって使う署名を分けることも可能です。

重要なメールを見逃さないための受信フォルダ設定

受信フォルダはデフォルトの場合、受信した順にメールが一覧で表示される設定になっているので、優先すべきメールとそうでないメールが一目でわかりにくいです。

「クライアントからのメールに気がつかなかった」
「重要なメールが埋もれていた」
なんてことにならないために、受信トレイの設定を変えておくと便利です。

受信トレイの設定は歯車マークをクリック→「受信トレイの種類」から行います。
受信トレイの設定によって、スター付きを分かりやすくしたり未読メール全てを先頭にしたりできますが、一番おすすめなのが「優先トレイ」設定です。

優先トレイ設定にすると、「重要な未読メール」「スター付き」「その他のメール」に自動で分類してくれます。
重要なメールかどうかは自分で設定することもできますが、Gmailがこれまでのメールのやり取りを予測して自動で振り分けるので、ほぼ見落としなくメールをチェックできます。

CcとBccの使いわけ

メールでは必ずToの部分に送りたい相手を設定しますが、ビジネスメールではメールの宛先欄でToだけでなく、CcとBccを活用する場面が多くなります。

CcもBccも同じメールを複数の相手に使うときの機能ですが、使い方が少し異なります。

まず、Ccを使った場合、メールの受け取り手が同じメールを他に誰に送っているのか知ることができます。
そのため、例えば担当者とは別にサブ的な立ち位置の人がいる場合や、自社内の別の社員にもメールを送りたい時はCcを使います。

一方、Bccを使った場合、メールの受け取り手が同じメールを他に誰に送っているのか知ることはできません。
そのため、Bccは直接プロジェクトに関わっていないマネージャー格の人などにもメールを共有したい場合などに使用されます。

業務のスケジュール管理に便利なGoogleカレンダーの使い方

Google Workspaceのカレンダーでは、自分の予定だけでなく他のメンバーの予定をチェックしたり、他のメンバーとの共有予定を設定したりすることができます。

他のメンバーの予定を共有する

無料版のGoogleカレンダーでは、相手のカレンダーを共有するのにアクセス権限が必要ですが、Google Workspaceのカレンダーでは、同じ組織内であればアクセス権限なく予定を共有できます。

他のメンバーの予定をカレンダーに追加するには、「他のカレンダー」→「カレンダーに登録」をクリック。
「カレンダーを追加」にメールアドレスを入力します。

組織外のメンバーの際はアクセス権限が承認された後、共有されます。

他のメンバーとの共有予定を設定する

カレンダーに予定を入れる際は該当する時間帯をクリックしながら選択して「タイトル」を設定し完了です。

ただこの際に、「ゲストを追加」で共有したい相手のメールアドレスを入力すると、そのメンバーのカレンダーにも予定を作成することができます。
予定が共有されてた相手にはその予定がカレンダーで表示されるだけでなく、メールにて参加の有無の通知が送られます。

複数人が参加する打ち合わせの日程を組む場合に便利なうえ、伝達ミス等なども防ぐことができます。

リモートワーク・テレワークに最適なビデオ会議ツールGoogle Meetの使い方

Google MeetはGoogle Workspaceに含まれているビデオ会議用のアプリケーションです。
Google Workspaceでのアカウントにログインした後、「新しい会議を作成」から簡単に会議用のビデオルームが作れます。
参加者には、作成したビデオルームのコードを共有するだけでなので、デバイスにツールをダウンロードする必要もありません。

ドキュメントやスプレッドシートの便利な使い方

他の社員やメンバーに資料を共有して共同編集する

Googleが提供している文書作成アプリケーションGoogle ドキュメントやデータ資料に役立つGoogle スプレッドシートでは他のユーザーと共同で編集ができます。

ドキュメントやスプレッドシートの「共有」をクリックし、「リンクを取得」の「変更」をクリックします。
URLが表示されている下に「権限」を選択できるタブが表示されます。
権限を「編集者」に変更し、URLを共有することで共同で編集が可能です。

権限には他にも、「閲覧者」や「閲覧者(コメント可)」がありますが、「閲覧者」の場合は資料を閲覧しかできません。「閲覧者(コメント可)」の場合は作成したドキュメントなどにコメントを残すことができます。

作成した文章に「提案」する

Google ドキュメントでは他の社員やメンバーが作成した文章に「提案」という形で文章を編集することができます。

通常、ドキュメントを作成すると右上の鉛筆マークの部分が「編集モード」になっています。この場合Wordのように文章を作成することができます。 鉛筆マークの部分が「提案モード」に変更すると、元の文章を残したまま文章を編集することができます。 社内の文章を編集しフィードバックを返す際におすすめの機能です。

まとめ

他にもGoogle Workspaceには、アプリケーションが多数存在します。
無料版でも利用できるものがありますが、Google Workspaceのアプリケーションはビジネスに特化したものとなっているので、無料版にはない機能が備わっているものも多いです。

ぜひGoogle Workspaceを使ってみてください。