Google Workspaceとは?G suiteとの違いや利用するメリット

DISITOR編集部

Googleには、GmailやGoogleドキュメントといった無料で提供しているサービスだけでなく、有料のサービス「Google Workspace」があります。

Google Workspaceとは、企業や学校といった組織内でのコミュニケーションや業務を円滑に図るためのグループウェアサービスで、様々なアプリケーションが1つにまとまっています。
導入することで従業員同士でツールを統一できるため、情報のやり取りや共有、データの流入をスムーズに済ませられるメリットがあります。

今回は、Google Workspaceが具体的にどういったものなのか、
●含まれているアプリケーションの種類
●導入するメリット
などを詳しく解説します。

Googleのグループウェアサービス「Google workspace」

Google Workspaceは、Googleが提供しているグループウェアサービスです。

グループウェアとは、業務を効率よく進めるために便利なアプリケーションを1つにまとめたソフトウェアあるいはパッケージのこと。
導入することで協業体制を整えて、円滑に業務を進められるなど大きなメリットがあります。

例えば、自分以外の人と協力して業務に取り組む際、使っているツールが全員バラバラだと、情報共有やコミュニケーションに齟齬が生じてしまい、業務に大きな影響をきたしてしまいます。

しかし、グループウェアを導入すれば、組織内や関わっているメンバー同士でツールを統一できるため、業務をスムーズかつ効率良く行えるようになります。

IT化が進む今、様々なグループウェアサービスが展開されており、その代表的なものとしてGoogle workspaceが多くの企業に取り入れられています。

Google workspaceで使えるアプリケーション

経理系のグループウェアもあれば総務系のグループウェアもあったりと、グループウェアといっても色々な種類がありますが、Google workspaceはどんな業務・業界にも活用できる汎用的なアプリケーションが用意されています。

①Gmail
その名前の通り、メールをするためのアプリケーションです。
Google workspaceのGmailには、通常のメール機能に加えよりビジネスに活用できるような機能が搭載されています。

その1つがメールデータを一元管理できる機能です。
Google workspaceを利用しないGmailを社内で利用していた場合、退社した社員のメールデータが閲覧できなくなってしまい、引き継ぎやその業務に支障が出てしまいますが、Google workspaceに契約してGmailを利用すればメールデータを一元管理できます。

他にも、「@gmail.com」ではなく会社独自のドメインを設定できるなど、様々な機能が追加されています。

②Google Meet
Google MeetはGoogle独自の音声会議・ビデオ会議ツールです。
手軽に利用できるビデオ会議ツールとなっており、リンクを送るだけでビデオ会議ができます。アカウントやプラグインなどは必要ありません。

Google WorkspaceのGoogle Meetでは料金プランによって、最大参加者数や連続利用可能時間が異なります。

③Google Chat
Google ChatはGoogleが提供しているコミュニケーションアプリケーションで、チャットワークやslackのようにメンバーや外部の人と連携できます。
個人対個人のやり取りだけでなく、グループを作って複数人とやり取りすることも可能です。
Gmailと連携しているため、Gmailのアプリケーション内で使用することも可能です。

④カレンダー
GmailやGoogle Meetなどのコミュニケーションツール、Googleドライブなどのツールと連動しているカレンダーアプリケーションです。
自分の予定はもちろん、メンバーを予定に招待したり、他のメンバーに予定を共有してチェックすることも可能です。

⑤ドライブ
ドライブでは、作成したドキュメント(文書ファイル)やスプレッドシート(表計算シート)などのファイルを保管したり、共有したりすることができます。
Google Workspaceでは通常のドライブに比べて容量が十分に用意されているので、ファイルが多くなっても安心です。

⑥ドキュメント
Googleが提供している文章処理ファイルです。Wordのような作りになっていて、文章を作成途中でも他のメンバーとファイルを共有できるのが特徴です。
1つのファイルを共同で編集することもできます。

⑦スプレッドシート
Googleの表計算ファイルで、Excelのような外部ファイルとの互換性があります。ドキュメント同様、他のメンバーとファイルを共有できるだけでなく、共同で作業をすることも可能です。

⑧スライド
プレゼンテーション用の資料が作成できるツールで、ソフトウェアがなくても資料が共有できるため非常に便利です。
テンプレートがあるので簡単に資料を作成することもできます。

⑨フォーム
アンケートフォームが作成できるアプリケーションで、スプレッドシートと連動させれば、回答をまとめて管理することも可能です。
また、サイト制作が可能なGoogle サイトと組み合わせれば、簡易的なWebサイト制作が可能です。

⑩サイト
プログラミングの知識がなくてもウェブサイト制作ができるアプリケーションです。
直感的な操作でWeb制作ができる上、Webサイト内でドキュメントを共有したり、カレンダーにアクセスしたりできるため、メンバー同士での情報共有にも活用できます。

⑪Currents
CurrentsはGoogleが提供している企業向けのSNSです。
個人向けのアカウントでは使用することが出来ない特殊なアプリケーションとなっています。

組織内で活用することを前提としており、コミュニティを作ったり意見を交換したりすることができます。

⑫Keep
Keepはいわゆるメモ帳やTo Doリストのような機能を備えたアプリケーションです。
ただ、一般的なメモ帳やTo Doリストと異なり、文章だけでなく写真、音声、イラストなどを記録できるうえ、メンバーと共有することも可能です。

⑬Apps Script
Apps ScriptはGoogleが提供しているプログラミング言語です。
Gmailやドライブ、カレンダーなど他のアプリケーションと連動して、より使いやすくすることが出来ます。

⑭Cloud Search
Cloud Searchは、企業内で使えるGoogle検索のようなアプリケーションです。
必要なメールやファイルなど複数のアプリケーションに含まれている情報をまとめて検索することができます。

⑮Jamboard
JamboardはGoogleが提供しているオンライン版のホワイトボードのようなアプリケーションです。
メンバー同士でやりとりしながら自由に書き込むことができるので、Google Meetなどのコミュニケーションツールと併用できます。

Google Workspaceでは様々なアプリケーションを利用することができますが、料金プランによっては利用できないアプリケーションもあります。

Gsuiteとの違い

G suiteとは日本時間の2020年10月6日までGoogleが提供していたグループウェアサービスのことで、リブランディングする前のGoogle Workspaceを指します。
いわば、Google Workspaceの前身とも言えるものですので、サービスの概要は基本的には変わりません。

ただ、リブランディングに際して細かい部分でいくつか変わったことがあります。

まず、料金プランの名前が変更されています。
G suiteではBasic・Business・Enterpriseの3つの料金プランが用意されていましたが、Google WorkspaceではBusiness Starter・Business Standard・Business Plus・Enterpriseの4つに変更されています。

また、最大利用人数の変更もされています。
G suiteではどの料金プランでも利用できる人数の制限はありませんでしたが、Google Workspaceでは利用できる人数がプランによって制限されています。

さらに、ストレージ容量も変更されており、プランによって組織単位で利用できるストレージ容量が異なります。

G suiteに変わったことで大きくサービスが変更になったわけではありませんでしたが、料金プランや制限などが一部変更になっていることが分かります。

Google workspaceを利用するメリット

オンライン上だからネット環境があればどこでも使うことが可能

グループウェアには、パソコンにソフトウェアをダウンロードして活用するタイプとデータをクラウドで管理するものの2種類があります。

Google Workspaceはクラウドで管理するタイプのグループウェアなので、ネット環境さえあればどこにいても、デバイスが違っていても使うことが可能です。

特に、リモートワークやテレワークなどで働き方が変わりつつある今、Google Workspaceを活用する企業は多くなっています。

セキュリティ設定を自由に行えるので、メンバーに合わせて管理できる

Google Workspaceには、管理者向けの機能・Adminコンソールというものがあり、Adminコンソールではセキュリティ設定を詳細に設定できます。
そのため、メンバーに合わせてどの程度ファイルを公開するか、編集を可能にするか設定することができます。

Google workspaceの料金プラン

Google workspaceには4つの料金プランがあり、使える人数やクラウドの容量がそれぞれ異なります。

Business Starter

Google Workspaceの中でも最も安いプランで、月額680円で利用できます。
プランの特徴としては、
●Meet音声会議とビデオ会議の制限は100人まで
●クラウドの容量はユーザーあたり30GB
●Cloud Searchは利用できない
などがあります。

Business Standard

4つのプランの中で最も人気のプランで、月額1360円で利用できます。
●Meet音声会議とビデオ会議の制限は150人まで
●クラウドの容量はユーザーあたり2TB
●自社データのみCloud Searchで検索できる
などの特徴があります。

Business Plus

月額2040円で利用できるプランです。
●Meet音声会議とビデオ会議の制限は250人まで
●クラウドの容量はユーザーあたり5TB
●自社データのみCloud Searchで検索できる
などの特徴があります。

Enterprise

料金についてはGoogleに要問い合わせです。
●Meet音声会議とビデオ会議の制限は250人まで
●必要に応じて拡張可能
●自社とサードパーティのデータをCloud Searchで検索できる
などの特徴があります。

まとめ

Google WorkspaceはG suiteがリブランディングされたGoogleのグループウェアサービスです。
GmailやGoogleドライブなどお馴染みのアプリケーションをビジネス用に機能拡張し、Google Workspaceならではのアプリケーションを追加することで、より効率よくビジネスを進めるための後押しをしています。

ぜひ、Google Workspaceを活用して見てください。