Googleアカウントを作成する際、無料版では「@gmail.com」のメールアドレスを発行すればアカウント作成ができますが、Google Workspaceでアカウントを追加するには、無料版と同じ方法ではアカウントを作成できません。

Google Workspaceでアカウントを作成するには管理コンソールからアカウントを追加します。

今回は社員が増えたり退職者が出た際に欠かせない、Google Workspaceの管理コンソールでアカウントを追加・削除する方法を解説します。

「@gmail.com」のメールアドレスを使って利用するGoogleの無料版と、Google Workspaceでは新しくアカウントを作成する方法が異なります。

無料版の場合は、Google アカウントの作成ページから誰でも作成することができます。
しかし、Google アカウントの作成ページからアカウントを作成してしまうと、「@gmail.com」のメールアドレスになってしまうので、Google Workspaceで作成した独自のドメインが利用できません。

そのため、Google Workspaceでアカウントを追加する場合は別の方法で作成する必要があります。

社員やメンバーが増えたことで新しくアカウントを作成する場合は、Google Workspaceの管理コンソールからアカウントを作成します。
ただし、管理コンソールでアカウントを作成できるのは、権限を持ったユーザーのみなので、まずはアカウントが追加できるユーザーのメールアドレスで管理コンソールにログインをします。

ログインできたら「ディレクトリ」→「ユーザー」を選択。
「ユーザー」の画面にはGoogle Workspaceに登録しているユーザーの氏名とメールアドレスが一覧で表示されています。

権限がない場合ユーザーの一覧を確認することしかできませんが、ユーザーの追加権限がある場合、組織部門を選択して「新しいユーザーの追加」をクリックできます。

追加したいユーザーの姓名とそのユーザーのアドレスを設定して完了です。
なお、ビジネスメールの場合「yamada.taro@selrea.jp」のようにドットの前に苗字・後に名前というように指名をローマ字にしたメールアドレスを使うのが一般的です。

メールアドレスが設定できれば、ユーザー追加が完了です。

Google Workspaceではアカウントを削除する際も管理コンソールから行います。
削除したいユーザーにカーソルを合わせて「ユーザーを削除」をクリック。

「ユーザーを削除」をクリックすると、権限の譲渡先を選ぶ画面が表示されます。
Google Workspaceでは削除するユーザーが作成したドキュメントやスプレッドシート、アップロードしたファイルなどのオーナー権限を譲渡できるため、ユーザーを削除した後もコンテンツを管理することが可能です。
削除する前にどのユーザーにオーナー権限を譲渡するのかしっかり決めておきましょう。

最後に、オーナー権限を譲渡するユーザーを選択したら、「ユーザーを削除」をクリックします。

Google Workspaceの管理コンソールでは、ドメインや使用するデバイスなど、Google Workspaceに関するあらゆることを管理できます。

その中でも重要なものの1つがアカウントの管理です。
業務をスムーズに行うためにもアカウント管理の際に便利な機能を解説します。

Google Workspaceでは、組織や部門を設定してユーザーを振り分けることができます。 例えば、「経理」や「総務」、「営業」というように部署ごとにユーザーを振り分けることもできますし、「役員」「社員」「インターン」のように働き方などでユーザーを振り分けることも可能です。

「組織部門」を設定してユーザーを振り分けることで、権限を一括で設定したり、デバイスの設定をしたりとまとめて管理できるので、いちいち個別に設定する必要がなくなります。

Google Workspaceではメーリングリストや配信リストなどいくつかグループを作成することができます。
一斉にメールを送信できるだけでなく、会議に招待できる、コンテンツなどを管理できるなどグループを活用することで、よりチーム内での業務を円滑に進めることができます。

新しくアカウントを作成する場合、Google Workspaceでは管理コンソールからユーザーを登録します。
ただし、管理コンソールでアカウント登録ができるのは権限を持つユーザーだけです。 アカウントを追加する場合は権限があるユーザーのアカウントで管理コンソールにログインして追加しましょう。