「電話営業の内容を営業ツールに反映するのが面倒」
「電話をかけても不在が多く成果に繋がらない」
など、電話営業のフローや成果に課題を抱えている場合に最適なのが「CTIシステム」です。

CTIシステムとは電話・FAXとパソコンを統合できるシステムのことで、CTIシステムを活用すればCRMシステムやSFAとの連携できたり、導入するシステムによっては効率よく電話営業ができたりします。

そこで今回はCTIシステムの特徴や利用するメリットなどを分かりやすく解説します。
また、記事の後半では実際にCTIシステムを導入したい方向けに、コールセンター運営会社の声から生まれた多機能CTIシステム「Ever Call」についても紹介しているので、ぜひ最後までチェックしてみてください。

CTIシステムとは、電話・FAXとパソコンを統合し、発着信情報や音声でのやりとりをパソコン上のアプリケーションでデータとして管理できるシステムを指します。

CTIシステムは中でもアウトバウンド業務に特化しており、システムによってはワンクリックで電話をかけられたり、不在の際には自動でリストの次の番号に架電できるものもあります。

CTIシステムには次の4つのようなメリットがあります。

CTIシステムが導入されていない場合、営業先のリストを独自に作成して1件1件番号を入力して電話をかけ、その内容をリストに反映するという流れでおこなわれることが多いです。
しかし、CTIシステムを導入すればリストを元にワンクリックで電話をかけたりそのまま内容をリストに反映したりすることができます。

また、システムによっては、不在だった際に自動で次の番号に架電できるものもあるので、業務を効率化してより多くの企業に営業をかけることができます。

CTIシステムの中には、顧客リストにある番号から電話がかかってきた場合に自動で顧客の情報を表示してくれるシステムもあります。

電話を取る前に顧客情報をチェックできることからスムーズな対応が可能となります。

CTIシステムでは、アウトバウンドコール業務の内容をデータ化することができます。
成果につながった内容を分析して次に活かすことが可能です。

CTIシステムでは担当者がどのくらい電話営業をしたのか、コール数で可視化することができます。
そのため、システム上で1人1人のコール数をチェックできますし、コールセンターが遠い場所にあっても業務を管理できます

CTIシステムは様々な企業から提供されていますが、より便利で使いやすいCTIシステムを導入したいのであれば、Foonz株式会社が提供している「Ever Call」がおすすめです。

以下では「Ever Call」の特徴を詳しく解説します。

▶︎多機能CTIシステム「Ever Call」のサービスサイトはこちら

「Ever Call」はコールセンターを運営している企業の声を活かして開発されたCTIシステムです。
そのため、後ほど紹介する在宅を事前に確認できる機能など電話営業をかける際に役立つ機能がたくさん搭載されており、実用性の高さがうかがえます。

「Ever Call」にはアウトバウンドコール業務を効率化する機能が豊富に搭載されています。

例えばその1つが管理者用の機能であるリスト事前在宅確認機能です。
リスト事前在宅確認機能は事前に相手が在宅しているか判別できる機能で、在宅の判別ができている相手に架電することで接続数を向上させることができます。
また、仮に不在であっても「Ever Call」にはオペレーター側の機能として、一定時間を超えると自動的に次の顧客へ電話がかけられるオートコール機能があり、効率よく業務が進められます。

実際に導入した企業の中には、アウトバウンドコール業務の効率化が実現できたことで1日のコール件数を２倍にできたという企業も存在します。

もちろん、CTIシステムの基本となる機能であるワンクリックで画面上に表示している顧客に架電ができるクイックコール機能や保留・転送機能、全通話自動録音機能、通話をモニタリングする機能、ささやき機能なども搭載されているので安心です。

「Ever Call」の管理者側では、リストの登録・作成・追加・検索・削除が可能となっており、リストは「Ever Call」上で各オペレーターに共有することが可能です。
わざわざ紙で印刷する必要がなく、業務の内容はリアルタイムでリストに反映されるため、情報を一元管理することが可能です。

「Ever Call」の見込み管理機能はとても高度な機能で、オペレーターごとに見込み客が管理できるだけでなく、全体の見込み客として最大で5件まで共有することも可能です。
オペレーター同士で重要な見込み客を共有できることから、取りこぼしを防ぐ効果もあります。

また、見込み客に関わる他の機能としては再コール予約機能というものがあり、次いつ架電するかを設定してアラートを出す機能も搭載されています。

「Ever Call」では複数の電話番号を扱うことができます。 複数の電話番号でアウトバウンドコール業務を実施したい企業や、コールセンターが複数箇所にある企業でも利用しやすい魅力があります。

「Ever Call」は申し込みから最短3営業日で導入でき、導入後は使い方や搭載されている機能などを細かくレクチャーしてもらうことが可能です。
また、レクチャー後もKIPの確認やブラッシュアップを目的とした打ち合わせができ、充実したサポート体制のもと、安心して運用することができます。

「Ever Call」には紹介してきた機能以外にも様々な機能が搭載されており、CTIシステムの中でもかなり高機能です。
ここまで高機能だと費用が気になるところですが、「Ever Call」は業界の中でも低コストで運用できるCTIシステムで、初期費用はなんと無料です。
そのため、ランニングコストをできるだけ抑えたいと考えている企業にぴったりです。

管理者側の機能としてコール数や獲得率をオペレーターごとに確認できる機能が搭載されているので、オペレーターの管理も「Ever Call」でおこなうことができます。

コールセンター運営企業の声を活かして開発された「Ever Call」は、効率よく電話営業ができるだけでなく、営業の内容をデータ化して蓄積して次に活かすことができます。
ぜひ、電話営業の成果を上げたい、効率よく電話営業をしたいのであれば、「Ever Call」を検討してみてはいかがでしょうか。

▶︎多機能CTIシステム「Ever Call」のサービスサイトはこちら