経費精算に関して
「経費の申請から承認まで毎回時間がかかる」
「忙しくて使った経費を入力するのが毎月ギリギリになる」
など課題がある企業におすすめなのが経費精算システムです。

経費精算システムとは経費精算のあらゆるフローを効率化するシステムのことで、経費を使った従業員はもちろん、経理担当者や経営者などの業務負担を楽にできるため、経費精算業務をスムーズにしたい企業におすすめです。

ただ、経費精算システムの内容は製品によって異なり、目的に合わせて適したシステムを選ぶ必要があります。

そこでここでは、経費精算システムの選び方や使いやすくておすすめの経費精算システムについて解説します。

経費精算システムとは、業務を進める上で発生した経費や出勤にかかった交通費などの精算をスムーズにおこなうためのシステムです。

経費等の申請やそれに対する承認、経費の計上などを全て1つのシステム上でおこなうことができ、経理や総務の業務を効率化できる魅力があります。

また、システムによっては出勤時に使用しているICカードと連携ができたり、領収書を読み取って自動で反映したりする機能が搭載されているものもあり、企業全体で効率化を図れる場合もあります。

経費精算システムを導入することで具体的にどのようなメリットがあるのか、詳しく解説します。

従業員が業務に必要なお金を立て替えた場合、経費申請書に立て替えた金額や項目を記載して経理部や総務部に提出する必要があります。
その際、いちいち書類を印刷して項目を記入し部署に持っていかなければならないので忙しいとつい後回しになってしまい、申請がギリギリになってしまうケースはとても多いです。

しかし、経費精算システムを導入すれば、システムを立ち上げて必要な項目を記入して申請するだけなので、手間をかけずに申請書類を作成することができ、空いた時間にサクッと申請業務を済ませられます。
スマートフォンからアクセスして申請できるシステムを選べば、移動時間や空いた時間に申請することも可能です。

打ち合わせや商談等で移動があった際、金額はもちろんですが、どのようなルートを使用したのか細かく記載しなければなりません。
その際にICカードとの連携が可能な経費精算システムを導入すればシステムにICカードを読み込ませるだけで記入を済ませられるので、経費精算の申請にかかる時間を短縮することが可能です。

経費精算システムでは経費申請書類の提出はもちろん、承認についてもシステム上で完結することができます。
申請がある場合は承認者の元に通知がくる上にボタン1つで承認することができるため、申請から承認までの流れがとてもスムーズになります。

また、スマートフォンからシステムにアクセスできるタイプの経費精算システムを導入すれば出先でも承認作業が可能です。

経費精算システムを導入すると経費申請書は全てシステム上でやりとりされます。
その際、どれが承認済みでどれが未承認かステータスを一覧でチェックすることができるようになるので管理がしやすく、承認漏れを防ぐことができます。

経理部や総務部では提出された経費申請書をもとに立て替えたお金を従業員に渡さなければなりませんが、手計算や手入力だと金額を間違えてしまう恐れがあります。
しかし、経費精算システムを導入すれば自動で計算をしてくれるので、入力のミスや計算間違いを防ぐことができます。

経費精算システムの中には会計ソフトと連携しているものや会計ソフトと一体になっているものがあります。
そういったシステムを導入すれば、申請や承認に応じて仕訳作業を自動でおこなうことができるので、経理部員の入力や確認の手間を省くことができます。

では実際に経費精算システムを導入する際には、どのようにシステムを選ぶのがよいのでしょうか。

ここでは経費精算システムを検討する際に押さえておくとよいポイントを解説します。

経費精算システムによって搭載されている機能は異なります。
例えば、単に経費の入力のみができるシステムもあれば、申請書の作成や承認もおこなえるシステムも存在しています。
よって、経費精算システムを選ぶときは、どの部分を自動化したいか明確にしてから導入するシステムを吟味しましょう。

企業の中には、経費申請の際にどのように記入するかルールを定めている企業もあるかと思います。
決まったルールがある場合、そのルールに従って申請書を作成できるようなシステムを導入しないと導入しても運用できない可能性があります。
選定の際には既存のルールに従って活用できるかもチェックしておきましょう。

通常の経費精算業務だけでなく会計の仕訳作業も効率化したいのであれば会計ソフトと連携できる経費精算システムを選ばなくてはなりません。
ただ、会計ソフトとの連携が可能と記載されている経費精算システムでも、自社で導入しているソフトと必ず連携できるわけではありません。

会計ソフトとの連携を視野に入れているのであれば、自社で導入している会計ソフトと連携が可能な経費精算システムを導入しましょう。

経費精算システムは多くの企業で提供されているため、導入するシステムの候補を選ぶのも大変と感じる担当者も少なくないかと思います。
ここでは、導入しやすいおすすめの経費精算システムを紹介しているので、ぜひ経費精算システム選びの参考にしてみてください。

▶︎ジョブカン経費精算-公式サイト

ジョブカン経費精算は株式会社DONUTSが提供している、多くの企業に導入されている実績確かな経費精算システムです。

シンプルで使いやすいうえに、経費申請の手間をさまざまな機能で軽減しているのが特徴です。例えば、ICカードを読み取って交通費の明細に反映することはもちろん、ジョルダン乗換案内と連携して金額を自動で算出することも可能となっています。

また、ジョブカン経費精算では申請する金額や内容によって承認フローを独自に設定することができるようになっています。
そのため、申請の際に間違えて申請してしまうことを防げます。

さらに、申請された経費のデータはCSVの仕訳データとして変換して会計ソフトにアップロードできるため、会計業務の手間を省くことにも役立てられます。

▶︎クラウド経費精算 freee-公式サイト

クラウド経費精算freeeはfreee株式会社が提供している経費申請システムです。

クラウド経費精算freeeの特徴として挙げられるのが、経費申請の手軽さです。
経費を申請する際には、お金を立て替えた時の領収書を撮影するだけでよいため、わざわざフォーマットに金額等を記入する必要がありません。
とにかく手軽に経費精算を済ませたいと考えている企業におすすめです。

また、承認フローの設定についてもかなり充実しており、承認経路は最大で15段階設定することができるので、フローが煩雑になっている企業でも十分利用することができるでしょう。

さらに、freee株式会社が同じく提供しているfreee会計との互換性があるので、経費精算だけでなく会計業務まで効率化できる魅力もあります。

▶︎TOKIUM経費精算-公式サイト

TOKIUM経費精算は株式会社TOKIUMが提供している経費精算システムで、これまで1000社以上に導入されてきた実績があります。
TOKIUM経費精算はこれまで複雑だった経費精算業務を簡略化することができるシステムとなっており、導入すると①日付と金額の入力②承認③勘定科目の確認④会計処理だけで経費精算業務を済ませることができます。
企業全体にわたって経費精算業務の効率化ができるので、経費精算についてさまざまな部門で課題がある企業におすすめです。

またTOKIUM経費精算にはスマートフォン向けのアプリもあるので、パソコンからだけでなくスマートフォンでも経費の申請と承認が可能となっています。
オフィスにいなくとも空き時間に経費精算業務ができるので、期限ギリギリの申請を少なくすることにも役立つでしょう。

▶︎経費BankII-公式サイト

経費BankIIはSBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供している経費精算システムです。とてもわかりやすい設計のシステムなので、ITツールに慣れていない企業でも導入しやすく、すぐに運用することが可能です。

また、クラウド型のシステムである上にマルチデバイスに対応しているため、スマートフォンでの業務が多い従業員がいる企業やリモートワークやテレワークを導入している企業でも利用しやすい魅力があります。

さらに、経費BankIIは日本語だけでなく英語にも対応しており、海外に支社を持つような企業にはおすすめです。

▶︎HRMOS経費-公式サイト

HRMOS経費はイージーソフト株式会社が提供している経費精算システムです。
経費精算システムとしてはかなり機能が充実しており、経費申請の際に必要な入力作業はほとんど自動化できますし、承認業務についてもシステム上で完結することが可能です。

また、HRMOS経費は60種以上の会計ソフトとの連携もできるようになっているため、経理業務でも導入しやすいという特徴があります。

▶︎J’sNAVI NEO-公式サイト

J’sNAVI NEOは株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供している経費精算システムです。

J’sNAVI NEOはとても柔軟性に富んだ経費精算システムで、企業の経費の規定に合わせて機能がカスタマイズできます。必要な機能だけ搭載されている経費精算システムが欲しいという企業におすすめです。

また、J’sNAVI NEOは株式会社JTBビジネストラベルソリューションズが提供しているため、出張の際にはJ’sNAVI NEOを介してチケットを手配することができます。そのため、従業員がチケット代を立て替えずに済むため従業員が申請する手間を省くことが可能です。

▶︎ジンジャー経費-公式サイト

ジンジャー経費はjinjer株式会社が提供している経費精算システムで、大手企業をはじめとした多くの企業に導入されています。

ジンジャー経費の特徴としてはパソコンだけでなくスマートフォンから申請画面や承認画面にアクセスできる点が挙げられます。
外出先でも経費の申請・承認ができるので、経費申請・承認業務が滞ってしまいがちな企業におすすめです。

また、ジンジャー経費では基本的な経費精算システムの機能だけでなく、従業員のデータベースを管理できる機能を無料で利用することができるので、データ管理にも興味がある企業は導入してみるとよいかと思います。

▶︎Zoho Expense-公式サイト

Zoho Expenseはゾーホージャパン株式会社が提供している経費精算システムです。シンプルで使いやすい設計になっているので、どのような企業でも導入しやすい魅力があります。

Zoho Expenseには、レシートを自動でスキャンして計上する機能やクレジットカードでの取引を自動で取り込む機能などが搭載されているため、経費の申請や入力にかかる手間をかなり軽減することができます。
また、申請された経費はリアルタイムで承認することができるようになっているので、従業員への払い戻しもスムーズにできます。
申請の手間の多さや払い戻しまでの期間が長いことに課題を感じている企業におすすめです。

その他にも、会計ソフトと連携できる機能も搭載されているので、企業全体の経費精算業務を効率化することが可能です。

▶︎MAJOR FLOW Z KEIHI-公式サイト

MAJOR FLOW Z KEIHIはパナソニックネットソリューションズ株式会社が提供している経費精算システムです。

MAJOR FLOW Z KEIHIの特徴としては、オンラインのサーバで提供されているクラウド型と、自社のパソコンにソフトをダウンロードするパッケージ型の2種類が用意されていることが挙げられます。
自社の出勤形態に合わせて導入することができるので、オフィスへの出勤が義務付けられている企業だけでなく、リモートワークやテレワークを導入している企業でも利用が可能です。

搭載されている機能については、経費の申請はもちろん、ICカード・クレジットカードとの連携できる機能や会計ソフトと連携できる機能、支払依頼書を作成できる機能などがあり、経費精算システムとしてはかなり充実しています。

▶︎rakumoケイヒ-公式サイト

rakumoケイヒはrakumo株式会社が提供している経費精算システムです。
クラウド型の経費精算システムであるrakumoケイヒは、GoogleWorkspaceと連携して利用するシステムとなっているので、利用するにはまずGoogleWorkspaceの契約が必要です。
すでにGoogleWorkspaceを契約している企業であれば利用しやすいでしょう。

rakumoケイヒの特徴としては他に、rakumo株式会社のスケジューラーであるrakumoカレンダーと連携できる点が挙げられます。
そのため、rakumoカレンダーに出張の予定を入れると同時に経費の申請もできるようになります。

経費精算業務にはさまざまな課題がありますが、経費精算システムを導入すれば経費を申請する従業員が抱えている負担はもちろん、申請された経費を承認する担当者の負担や経理部員の負担も軽減することができます。

経費の申請等に何か困ったことがある企業はぜひこの機会に経費精算システムを導入してみてはいかがでしょうか。