POINTWeb会議 / ウェブ会議とは

Web会議とは、パソコンやモバイル端末などの端末を通じて、映像や音声のやり取りや資料共有などをしながらインターネット上でおこなう会議のことをいいます。また、会議自体だけでなく、その会議をおこなうためのビジネスツールやシステムのこともWeb会議と呼びます。Web会議はインターネット上で行われるため、インターネットに接続できる環境であれば時間や場所を問わず参加できるという特徴があります。
また、Web会議のシステムは、会議だけでなくテレワーカーとの打ち合わせ、オンライン研修など、近年様々な場面で利用されています。

Web会議のメリット

Web会議をおこなうメリットは、場所を問わないこと、コミュニケーションが取りやすいこと、データを共有しやすいことの大きく3つが挙げられます。

①場所を問わない
出張を伴う会議では出張費を削減でき、自宅や外勤先から会議に参加することで移動時間が短縮できます。

②コミュニケーションの取りやすさ
Web会議では、相手の表情を映像として伝えることができるため、メールや電話よりも細かなニュアンスを伝えることができます。

③データを共有しやすい
Web会議ではオンラインでデータとして資料を送り、リアルタイムで資料の表示や書き込みをすることができます。

Web会議のデメリット

Web会議をおこなうデメリットは、通信が不安定になるかもしれないこと、大人数の会議が難しいことの大きく2つが挙げられます。

①通信が不安定になる場合がある
使用するWeb会議用のシステムや回線によっては接続が不安定になり、会議の進行を妨げてしまう場合があります。

②同時に大人数が利用するのが難しい場合がある
カメラやマイクの接続数の限界によって、同時に大人数がWeb会議を利用するのが難しい場合もあります。大人数でWeb会議を行いたい場合、大人数用のWeb会議ツールを使うなどの対策が必要です。

テレビ会議との違い

テレビ会議とWeb会議の主な違いとして、デバイス、音声画像品質、データ共有の3点が挙げられます。
デバイスについて、Web会議はパソコンやモバイル端末など様々なデバイスが用いられますが、テレビ会議ではテレビ会議専用の高価で高性能な専門機器が用いられます。その分、テレビ会議は通信が安定し、Web会議よりも、より高品質な音声や映像のやり取りが可能です。しかし、Web会議は、テレビ会議ではできない会議資料やデータの表示・書き込みをオンラインでおこなうことができます。

Web会議システムの活用シーン

近年、Web会議のシステムは会議はもちろん、会議だけでない様々な場面で利用されています。

①テレワーカーとの打ち合わせや会議
テレワーカーとのコミュニケーションにWeb会議のシステムを用いることで、テレワーカーの移動にかかる時間やストレスを減らしながら、メールなどよりも密なコミュニケーションをとることができます。

②オンライン研修
Web会議システムを用いたオンライン研修では、研修の受講者は自分のいる場所から研修を受けることができるようになります。受講者の移動にかかる時間や手間を減らすことができます。

③現場と本社の情報共有
Web会議のシステムを用いることで、電話やメールよりもより細かな情報を現場と共有することができます。海外の現場と情報共有することもできます。

Web会議 / ウェブ会議に関係した気になる話題

Web会議に必要なもの

オンラインストレージが浸透した主な要因は2つあります。

1Web会議には、Web会議用のソフトウェアをインストールしたパソコンまたはモバイル端末、マイク、スピーカー、Webカメラ、インターネット接続環境が必要です。個人利用であれば、一般的なパソコンと、それに搭載されているマイクやスピーカー、カメラで十分です。高品質な通信を求める場合は、Web会議専用のデバイスを利用しても良いでしょう。Web会議用のソフトウェアについては有償のものと無償のものがあり、基本的に有償のソフトウェアの方がセキュリティが高いです。

Web会議のサービス例

Web会議のサービス例として、ZoomとSkypeを挙げます。

Zoomは、あらゆるデバイスで利用可能なWeb会議ツールです。会議する相手がアカウントを持っていなくても専用のURLを用いて会議をおこなうことができます。安定した接続で、セキュリティにも優れたサービスです。有料版だけでなく無料版もあります。
Skypeは、無料のインターネットを用いた電話サービスです。SkypeにはWeb会議システムも搭載されており、最大25名で会議をすることができます。少人数でのWeb会議に適したサービスです。